Jeden z najviac prestížne profesie a zároveň, čo sa väčšine zdá celkom jednoduché – osobná sekretárka alebo asistentka. Čo sa týka prestíže, všetko je pravda. Čo sa týka ľahkosti, je to klamlivý dojem. Je ľahké byť len... zlým pomocníkom. Ako sa stať hviezdou na profesionálnom obzore?
Odpoveď
Pozícia osobného asistenta konateľa má v spoločnosti vysoké postavenie. Osobný asistent je v epicentre kancelárskeho života organizácie, jeho osobe sa venuje veľká pozornosť. Komunikácia s vrcholnými predstaviteľmi firiem a zodpovednosť, ktorú osobný asistent nesie, si vyžaduje značné znalosti a zručnosti. Je ťažké preceňovať, aké veľké a dôležité množstvo administratívnej, reprezentatívnej a sprostredkovateľskej práce asistent vykonáva.
Bez ohľadu na veľkosť organizácie je rozsah riešenej problematiky osobného asistenta niekedy rozšírený natoľko, že vykonáva nielen štandardnú administratívnu, ale často aj množstvo tvorivej práce. Asistent vo svojej práci dokáže úspešne realizovať finančné, manažérske, novinárske, PR, prekladateľské funkcie, najmä ak má na to srdce a má talent, vedomosti a zručnosti. Všetko závisí od spôsobu vyjadrovania sa na pracovisku, od rozsahu činnosti priameho nadriadeného, ako aj od porozumenia, či skôr ľudského a profesionálneho prijatia a rešpektu, ktorý medzi asistentom a jeho priamym nadriadeným vzniká.
Dôležité informácie o informačnú podporu pre manažéra nájdete v materiáli tu.
Pozícia osobného asistenta výkonného pracovníka obsahuje okrem veľkej zodpovednosti aj veľké možnosti: nadväzovanie zaujímavých kontaktov, komunikácia s ľuďmi rôzneho postavenia, často dosť vysokého, neustále byť, ako sa hovorí, „na očiach verejnosti“, rozvíjať organizáciu a vodcovské schopnosti, možnosť vyrásť na akúkoľvek pozíciu v akejkoľvek oblasti, v ktorej môžete preukázať svoje schopnosti a aktivitu. Pri práci na recepcii manažéra sa môžete „bližšie pozrieť“ na rôzne profesionálne oblasti činnosti v rámci spoločnosti, určiť svoje silné stránky a záujmy a začať úspešný podnikateľský štart do svojej kariéry. Talentovaný a oddaný zamestnanec má garantovaný kariérny rast a zvýšenú finančnú odmenu za všetko svoje úsilie.
Aké osobné vlastnosti zamestnanca na tejto pozícii zohrávajú kľúčovú úlohu?
Na začiatok stojí za zmienku, že najčastejšie dievčatá pracujú ako osobné asistentky. Prirodzené vlastnosti samica a to: orientácia na medziľudské vzťahy, komunikácia, schopnosť zabezpečiť veľa maličkostí, postarať sa o ľudí, vypočítať vývoj situácie o pár krokov dopredu, nadhľad, intuícia - môže dobre slúžiť ženám v ich profesionálnych činnostiach.
Za zváženie tiež stojí, že hneď ako sa žena vydá na budovanie úspešnej profesionálnej kariéry, musí venovať pozornosť faktorom, na ktoré sa muži tradične zameriavajú, keď dosahujú úspech v určitej oblasti podnikania, a to - na kompetenciu, schopnosť správne sa prezentovať, schopnosť orientácie na výsledok.
Ako môžete uspieť ako osobný asistent a vytvoriť skvelý základ pre svoju úspešnú kariéru?
Maximálny program
Nezabudnite, že neexistujú žiadne neproduktívne oblasti činnosti, existujú neopatrní zamestnanci. Tak ako neexistuje nudný život, existujú aj nudní ľudia. Príroda obdarila ženu mnohými cennými schopnosťami.
Čo je dnes dôležité pre obchodný úspech ženy?
Nemali by ste sa spoliehať iba na externé údaje, aj keď atraktívny a úhľadný vzhľad a schopnosť prezentovať sa vám určite dobre poslúžia.
Úspešný človek si vždy uvedomuje tri veci:
- svoje schopnosti a talent,
- vaše ambície a ciele,
- svoje zdroje nových vedomostí a zručností, teda príležitosti na rast.
Je tiež potrebné jasne pochopiť, čo máte na mysli pod pojmom „úspech“ pre seba. Je to pokojná rutinná práca alebo potreba neustále riešiť nové problémy, prejavovať vynaliezavosť a iniciatívu a zostať v centre diania. Mimochodom, ak to druhé nie je podľa vášho vkusu, potom pozícia osobného asistenta nie je pre vás.
Porozumenie a konanie sú dva motory úspechu. Úspešný človek aktívne koná TU a TERAZ. Nemusí čakať na príležitosť dokázať sa. Sám si tieto príležitosti vytvára, vypočítava ich z reality okolo seba, pretože ohnisko jeho vízie je dostatočne široké a je otvorený všímať si veľa vecí okolo seba a využívať situácie.
Robte viac, než len to, čo sa od vás v práci očakáva. Takýto pasívny prístup k podnikaniu nie je pre človeka usilujúceho sa o nejaké profesionálne výšky. Opýtajte sa sami seba: čo očakávate od práce? Odpoveďou môže byť: slušné odmeňovanie, spokojnosť s úrovňou komunikácie, sociálne a iné benefity, ktoré práca poskytuje, uznanie vlastných zásluh od manažmentu a okolia. Koniec koncov, osobný úspech nezávisí ani tak od pozície, ktorú zastávate, ale od sám človek.
Premýšľajte o tom, ako môžete byť sami sebou, ako môžete zlepšiť svoj pracovný postup, akú atmosféru môžete vytvoriť na recepcii, t. j. aké kroky môžete podniknúť efektívne riešenie pracovné úlohy. Tu sú body na vytváranie situácií a príležitostí pre váš úspech.
Keď človek koná nielen v rámci toho, čo sa od neho v práci vyžaduje, ale dáva do popredia svoje očakávania od práce, svoje túžby po raste a sebarealizácii, potom dokáže ukázať, čoho je schopný, vyhrať. dôveru a uznanie spoločnosti pre vás ako špecialistu, ambiciózneho zamestnanca.
Väčšina hlavná lekcia osobný rast: chcete sa učiť - učiť sa, pristupovať, pýtať sa, objasňovať, žiadať o majstrovský kurz, snažiť sa robiť niečo nové, viac, ale nikto vám neponúkne mentorstvo, školenie ani odborné rady ako prvé. Iniciatíva, otázky, ponuky „otestovať pero“ alebo pomôcť už etablovanému odborníkovi dosiahnuť majstrovstvo musia pochádzať od „študenta“, pretože je to študent, kto hľadá učiteľa, a nie naopak!
Recept na úspech v profesii je teda mimoriadne jednoduchý – uvedomiť si, že hlavnú úlohu v situáciách a okolnostiach svojej existencie zohrávate vy sami. Vaše pochopenie toho, ktoré prostredie najlepšie vyhovuje vašim ašpiráciám a cieľom, pochopenie vašich silných stránok, citlivosť na okolitú realitu - všetky tieto zohrávajú dôležitú úlohu pri vytváraní priaznivých príležitostí na pokrok na ceste k úspechu. V tomto prípade si tak trochu modelujete svoj životný scenár, napĺňate ho myšlienkami, ktoré sú pre vás cenné. Všetky tieto myšlienky sú stelesnené v tých veciach, podmienkach, ľuďoch, ktorí vás začínajú obklopovať v súlade s priebehom udalostí, ktoré organizujete pre seba alebo máte jasnú predstavu o ich organizácii. Človek si predsa volí svoj vlastný spôsob života.
Je jasné, že dobre môžete robiť len to, čo sa vám páči. A potom - viac. Keď začnete prichádzať na chuť podnikaniu a budete sa tešiť z pozitívnych výsledkov svojho úsilia, objavíte svoje osobné tajomstvá úspechu. Koniec koncov, všetko je veľmi individuálne. Túto individualitu v sebe budete radi objavovať a rozvíjať krok za krokom.
Osobný asistent: dve čarovné paličky
Pre výkonného asistenta sú dôležité najmä dve zručnosti: práca s informáciami a práca s ľuďmi. Obe tieto zručnosti sa stávajú rovnocennými s čarovnými prútikmi talentovaného asistenta.
Práca s informáciami: Dôležité nie je ani tak mať toho maximálne množstvo a veľa si zapamätať a mať na pamäti, ale vedieť, kde to v správnom čase môžete nájsť. Skutočnosť, že žijeme v ére webu, nám výrazne uľahčuje život. Koniec koncov, informácie alebo náznaky o jeho cenných zdrojoch možno nájsť pomocou zdrojov World Wide Web, takže schopnosti vyhľadávania sú dnes na prvom mieste. Tieto zručnosti musia byť zvládnuté do dokonalosti. Nájdite potrebné informácie, zvýraznite hlavnú vec vo veľkom tok informácií - Toto sú dôležité zručnosti pre moderného asistenta. Ako dosiahnuť zvládnutie takýchto zručností? Čím viac praxe - tým lepšie urobíš. A ešte jedna vec. Buďte zvedaví!
Je dôležité, aby ste nikdy vopred nepodliehali panike, keď sa stretnete s novým problémom. Nájdite informácie, premýšľajte, zistite. Dôležitý je tu optimistický a výchovný prístup. Najmä vtedy, keď často musíte riešiť nové problémy. Ale ak to nemôžete urobiť a nepáči sa vám to, potom ste si vybrali nesprávnu prácu. Práca osobného asistenta si predsa vyžaduje iniciatívu, kreativitu a pozitívne myslenie. Toto je práca pre tých, ktorí radi premýšľajú a riešia rôzne problémy. Toto je práca pre brilantných organizátorov, tvorcov, ktorí vedia efektívne zvládať stres, vyhladiť ťažkosti a nič iné.
Druhý čarovný prútik - schopnosť komunikovať s ľuďmi - je to ešte zložitejší a zaujímavejší nástroj.
Pre osobného asistenta je to dôležité nájsť spoločnú reč s ostatnými. Ak chcete efektívne komunikovať, musíte mať takú pozoruhodnú charakterovú črtu ako komunikačné schopnosti teda schopnosť ľahko nadväzovať kontakty. Pre uzavretého, nekomunikujúceho človeka je ťažké pracovať ako asistent, vzhľadom na potrebu komunikovať veľké množstvoľudia úplne iných postavení. Medzi cenné osobné vlastnosti asistenta patria: zdvorilosť, zdvorilosť, dobrá vôľa, zdvorilosť, pozornosť k partnerovi. Objavujú sa vždy nielen pri osobných kontaktoch, ale aj pri telefonických rozhovoroch. Práve tieto vlastnosti vytvárajú priaznivú atmosféru na recepcii manažéra, v kancelárii a pomáhajú pri získavaní podpory, efektívnej interakcii s ľuďmi a napĺňaní sprostredkovateľského poslania medzi manažérom a ľuďmi okolo neho.
Stojí za zmienku, že ženy od prírody dobrí psychológovia a „špecialisti na ľudské vzťahy“. Podvedome zvyčajne chápu, aký druh človeka je pred nimi, a podľa toho si vyberajú líniu správania. Či už sa to týka manažéra alebo zamestnancov, je lepšie dodržiavať čo najsprávnejší štýl správania.
Ďalší dôležitý bod - schopnosť postarať sa o ľudí, schopnosť byť diplomatom, ukázať takt, nájsť správny tón, pochopiť náladu ľudí okolo seba a stav vecí. Prečo sa starať o ľudí? Naozaj potrebuje asistent manažéra ukázať zázraky trpezlivosti a starostlivosti opatrovateľky? Čiastočne áno. Pracujte pre vás pomáhanie. Toto je vaša hlavná funkcia. Keď niečo organizujete, musíte zvážiť všetky nuansy, ako keby ste to všetko robili pre seba. Nemôžete vynechať žiadne otázky alebo detaily a myslieť si, že tam, na mieste, ľudia prídu na to sami. Musíme sa snažiť zabezpečiť všetko na maximum, do najmenších detailov. Táto práca je veľmi dôležitá. Nie každý má predsa schopnosť postarať sa o ľudí. Pre výkonného asistenta je to veľmi náročná úloha.
Povaha ženy obsahuje takú vlastnosť, ako je schopnosť a túžba všetko zlepšiť. Verí, že ak niečo existuje alebo funguje v tej či onej forme, potom sa to dá zlepšiť. Spravidla sa to snaží dosiahnuť sama a je pripravená povzbudiť ostatných, aby tak urobili. Táto úžasná vlastnosť ženy jej poskytuje skvelé príležitosti na rozvoj svojich vodcovských schopností a napredovanie v kariére.
Chcel by som poznamenať, že pre profesionálny úspech v takmer akomkoľvek podnikaní musíte dobre rozumieť ženskej a mužskej psychológii. To je dôležité, po prvé, jasne pochopiť svoje vlastné silné stránky a silné stránky, ktoré sú prirodzené, a po druhé, efektívne komunikovať s ľuďmi, berúc do úvahy charakteristiky mužského a ženského štýlu myslenia a správania. Tieto cenné poznatky vám pomôžu správne nájsť spoločnú reč, vzájomné porozumenie a podporu nielen v práci, ale aj v osobnom živote, ktorý je pre každú ženu veľmi dôležitý.
Práca pre kreatívnych ľudí
Pre ženu je to veľmi dôležitý moment. tvorivosť. Vzácna žena, vzhľadom na vlastnosti svojej ženskej povahy, ktoré jej dala príroda, bude súhlasiť s nudnou rutinnou prácou. čo to je tvorba a prečo sa najčastejšie snažíme nájsť kreatívnu prácu? Čo rozumieme pod týmto pojmom? Niekedy sa ukáže, že pod týmto pojmom myslíme slobodu. Slobodu tvoriť, objavovať a realizovať sa.
Často totiž potrebujeme nielen vykonávať nejaké bežné funkcie, ktoré sa deň čo deň opakujú, ale aj vytvárať, vytvárať a hlavne vidieť konečný výsledok, „produkt“ našej činnosti, dostávať spätnú väzbu od „spotrebiteľ“ tejto „produktovej“ komunikácie, vysoké ocenenie vynaloženého úsilia. Pre niektorých ľudí je navyše dôležité robiť niečo „zvnútra aj zvonku“ a nebyť len kolieskom vo veľkom stroji a malým dielom prispieť k spoločnej veci. V procese svojho profesionálneho sebaurčenia musíte určite nájsť odpoveď na otázku - Čo je pre vás osobne pri vašej práci dôležité?
Takže o kreativite. Našťastie práca asistenta manažéra si vyžaduje schopnosť samostatne myslieť a rozhodovať sa a netreba sa sťažovať na nedostatok kreatívneho poľa pôsobnosti.
Nájdite východisko zo situácie, niekedy neštandardnej, v prípade potreby navrhnite nápad - presvedčiť o jeho hodnote a primeranosti, nájsť príležitosť na jeho realizáciu, naplánovať a „orchestrovať“ jeho realizáciu - Tu sú hlavné časti úspešného plánu osobného asistenta, ktoré ocenia. A ak si myslíte, že zlepšenie bežného priebehu vecí - Toto je nevďačná úloha, potom vás možno prekvapí, že ste (ak sa pre to predsa len rozhodnete) konečne dokázali niečo, k čomu sa už dlho nikto nedostal a nezostalo to nepovšimnuté. Neprinášalo by to potešenie z činnosti? Nevytvorí predpoklady na ďalší odborný rast? Odpoveď na všetky otázky je mimoriadne lakonická - áno! Musíme sa snažiť a odvážiť sa.
Aby ste mohli tvoriť, musíte vidieť, počuť, pochopiť ľudí a okolnosti okolo seba, všímať si kľúčové problémy vo svojej práci a hľadať riešenia, zlepšovať procesy. Vo väčšine prípadov nemá zmysel argumentovať, že iniciatíva je trestná. Nečinnosť a ľahostajnosť sú spravidla trestuhodné, pretože skôr či neskôr môžete naraziť na tie isté prekážky, pred ktorými sa vám v minulosti, ako sa zdá, podarilo tak úspešne prižmúriť oči. Ak je problém systémový, potom je lepšie ho vyriešiť a v nabudúce v podobnej situácii už nebudete musieť strácať čas obchádzaním tej istej diery.
Práca asistenta predstavuje neustále výzvy a ak ste aktívny a kreatívny človek, potom tieto úlohy posilnia a vybudujú vaše „profesionálne svaly“, ako aj objavia a rozvinú vaše schopnosti a talent. Práve tieto úlohy robia prácu osobného asistenta manažéra zaujímavou (spravidla nie rutinnou). Ich riešením rastieme a rozvíjame sa ako jednotlivci aj ako zamestnanci, prináša nám to spokojnosť a slušné ohodnotenie. A o to sa snažíme, však?
Existuje názor, že asistentom môže byť osoba vo veku 25 až 30 rokov. Mnohí odborníci sú veľmi skeptickí voči stanovovaniu takýchto hraníc. Práca, ktorá si vyžaduje vysoký stres a veľkú koncentráciu, kladie osobitné nároky na profesionalitu, psychickú stabilitu a komunikačné schopnosti, ktoré sa získavajú výlučne vedomosťami, skúsenosťami a reputáciou. Preto v v poslednej dobe Pozícia osobného asistenta výrazne „dozrela“. So zameraním na súbor objektívnych a subjektívnych parametrov a vlastností možno považovať za spoľahlivého asistenta človeka, ktorý dosiahol úplnú osobnostnú a profesionálnu zrelosť. Z tohto pohľadu nie je dovŕšenie tridsiatky koniec kariéry asistenta, ale skôr začiatok. Osobnými asistentkami sa donedávna stávali prevažne zástupkyne. Dnes už mužský asistent nie je vzácnosťou - vyznačuje sa cieľavedomosťou, odhodlaním a emocionálnou zdržanlivosťou, má inteligenciu, schopnosť strategické myslenie. Asistentky sú zasa odolnejšie voči stresu, lepšie sa prispôsobujú, vnímajú nuansy vzťahov vďaka svojej flexibilite jemnejšie a rýchlo nájdu východisko. ťažká situácia, sú pozorní k detailom a majú schopnosť počúvať a sú trpezlivejší pri vykonávaní rutinnej práce. Preto by výber asistenta nemal byť založený na jeho pohlaví, ale na profesionalite a súbore zručností.
Vzdelávacie požiadavky na kandidáta na pozíciu osobného asistenta nie sú príliš prísne: môže byť špecialistom s vysokoškolské vzdelanie v akejkoľvek oblasti je hlavnou vecou prítomnosť ďalších komponentov potrebných na implementáciu funkčnosti pre danú pozíciu. V úlohe asistentov sa najčastejšie presadzujú humanitní špecialisti - špecialisti v oblasti podnikania v cestovnom ruchu, public relations a dokumentačnej podpory manažmentu, historici, prekladatelia, novinári, filológovia. Asistent môže mať technické, ekonomické alebo právnické vzdelanie – takíto špecialisti majú často analytické myslenie, preukazujú svoje schopnosti pri príprave posudkov, správ alebo dohliadaní na projekty a vykonávajú úlohy zvýšená zložitosť. A samozrejme vždy je vítané vzdelanie zodpovedajúce profilu spoločnosti.
Zároveň sú požiadavky na pracovné skúsenosti a odborné zručnosti asistenta veľmi vysoké. Tí, ktorí si myslia, že osobnému asistentovi stačí mať sekretárske schopnosti – ovládať cudzí jazyk, ovládať počítač, mať skúsenosti s tvorbou dokumentov – sa mýlia. obchodné listy a poskytovanie obchodných ciest, rezervovanie lístkov a organizovanie obchodných stretnutí. Okrem vyššie uvedeného musí asistent:
Mať analytickú myseľ a schopnosť systematického logického myslenia;
Mať dobrú pamäť, mať rýchle reakcie;
Byť pracovitý, odolný, odolný voči stresu;
Mať široký rozhľad, kompetentný prejav;
Byť schopný prevziať zodpovednosť;
Dobrú chuť;
Buďte lojálni k podnikovým záujmom a osobným záujmom svojho lídra.
Je potrebné poznamenať takú nuanciu života osobného asistenta manažéra ako jeho osobný život. Svoje o tom vie E.V. Mayorová, personálna riaditeľka PRIME DEVELOPMENT
Asistent manažéra, ako každá osoba, má právo na súkromie. No len málokomu sa darí udržiavať rovnováhu medzi pracovným a osobným životom. Riešenie úloh zadaných manažérom si vyžaduje obrovské množstvo úsilia a času a medzitým sa okruh vlastných známych vďaka neustálemu zamestnaniu výrazne zmenšuje. Prihrávky veľké množstvočas a od rána do rána musíte riešiť cudzie problémy. Hranica medzi pracovným a osobným životom sa stáva neviditeľnou a životný cyklus prijateľný pre väčšinu ľudí – 8 hodín spánku, 8 hodín práce a 8 hodín zábavy a odpočinku – nie je implementovaný v žiadny deň v týždni. Vo väčšine prípadov to končí neobchodným vzťahom. Ponuky zamestnávateľov na voľné pracovné miesto dobre platenej sekretárky-asistentky a výkonnej asistentky sa často nachádzajú na webových stránkach a v špecializovaných pracovných médiách, no ľudí ochotných prijať túto pozíciu je pomerne dosť. O tom, že sa to dá, nás presviedčajú rôzne príbehy ženských románov o dievčatách, ktoré premýšľajú a snažia sa zariadiť si svoj osobný život v práci. Za akých podmienok môže byť zápletka zo ženského románu realizovaná v reálnom živote, si možno predstaviť zo životných postrehov kolegov, priateľov pracujúcich na týchto pozíciách a prehliadania webových stránok personálnych agentúr na hľadanie zamestnania. Napríklad, keď manažér cielene hľadá referenta s určitým súborom kvalít, od ktorého by plnil nielen štandardné povinnosti popis práce, ale aj na iné funkcie, často nepodnikateľského charakteru. Táto tradícia, ktorá prišla do našej krajiny zo Západu, sa v Rusku rozšírila od čias perestrojky. v súčasnosti dosahuje svoj najvyšší vrchol popularity.
Je tiež bežné, že asistent po prvom mesiaci práce čelí nárokom riaditeľa, ktoré sa nezhodujú s jeho životné hodnoty a zásady. Samozrejme, stáva sa, že životné princípy asistenta sa môžu zmeniť a môžu sa objaviť vzájomné sympatie. V tejto situácii však často všetko nekončí len narážkami manažéra. A v prípade odmietnutia budú určite nasledovať opomenutia, verejná nespokojnosť, pripomienky a prepúšťanie. Postupne môže dochádzať aj k rozvoju obchodného vzťahu medzi manažérom a asistentom. Postupom času si ľudia na seba jednoducho zvyknú, stretávajú sa a komunikujú o obchodných záležitostiach počas niekoľkých mesiacov či rokov spoločnej práce. Koniec má v takýchto prípadoch širokú variabilitu: od vzájomného otravovania a rozchodu až po formalizáciu vzťahu. Akokoľvek pestré sú príbehy zo života asistentov, rozhodnutie dosiahnuť kariérny cieľ, určité materiálne bohatstvo, nadviazaním osobného vzťahu s manažérom, možno len ťažko považovať za úspešné. Najčastejšie sú nereálne aj sny anketára o úspešnom manželstve s manažérom. Nech je to akokoľvek, nebolo by od veci zamyslieť sa nad skúsenosťami iných ľudí s asistentmi referentov, ktorí už prešli podobnou cestou. Manažéri, ktorí si vyberajú asistenta, samozrejme v prvom rade hľadajú kompetentného a profesionálneho zamestnanca, pokiaľ možno lojálneho. Zároveň je však pre túto profesiu dôležitý reprezentatívny vzhľad, takže mať fotografiu v životopise je bežnou požiadavkou pre uchádzačov o toto voľné miesto. A predsa je otázne, či môže byť manažér spokojný s človekom, ktorý nie je energický a nemá záujem pracovať s perspektívou rastu a neočakáva dlhodobú spoluprácu. Podnikatelia sú zodpovední za svoje podnikanie a priority si stanovujú tak, ako majú byť: úspešná práca a konkrétne výsledky sú na prvom mieste. Preto musia uchádzači o voľné miesto osobného asistenta po predbežnom výbere na základe fotografie a životopisu absolvovať aj pohovor, ktorý zahŕňa diskusiu o životopise, odborných zručnostiach, pracovných podmienkach a výške platu a následne vyplnenie všeobecne akceptovaného kandidátsky dotazník, absolvovanie psychologických testov a pod. Vzhľadom na prevládajúce stereotypy sa predpokladá, že kandidát uchádzajúci sa o pozíciu asistent manažéra hľadá v živote ľahké cesty, najmä úspešnú kariéru a možno aj nádej na úspešnú osobný život. Ako však ukazuje skúsenosť, v skutočnosti sa očakávania asistenta a manažéra zriedka zhodujú. Asistentka, často mladé dievča, očakáva vzhľadom na svoj vek globálne zmeny nielen v kariére, ale aj v osobnom živote a manažérka má spravidla úplne iné plány. Náznaky pozornosti, komplimentov a manažéra vníma asistentka ako potenciálnu ponuku na dlhodobý vzťah. Že manažéra omrzí obchodná rutina a rodinné problémy a chce sa občas dobre zabaviť. Líder nemá ďalekosiahle plány na dlhodobé vzťahy. A ak kariéra asistenta nefunguje, čo sa prejavuje absenciou presunu na inú pozíciu v prvých dvoch alebo troch rokoch práce, je pre neho lepšie jednoducho opustiť spoločnosť.
Generálny riaditeľ poradenskej spoločnosti sa so mnou raz podelil o to, ako medzi požadovanými vlastnosťami vidí ideálneho asistenta, naznačil, že by mal mať osobné vlastnosti, ako je láskavosť a ústretovosť, inteligencia a pozornosť. Boli tu naznačené aj neformálne vzťahy. Potenciálnej asistentke je vlastne ponúknutá rola druhej manželky – ktorú manažér pred všetkými tají. V tejto situácii je ťažké byť pre ženu šťastný. Nikdy sa však neuspokojí s menšou úlohou. Naopak, časom sa duševný konflikt asistentky vyostruje, pretože čím dlhšie trvajú obchodné a neformálne vzťahy, tým viac sa objavujú neviditeľné vlákna a prepojenia medzi ľuďmi. Situácia sa veľmi skomplikuje po narodení spoločného dieťaťa, ktoré v bežnej rodine manželstvo skôr utužuje, ako ničí, čo sa nedá povedať o situácii nevypovedaného spolužitia, zvyčajne skrytého pred priateľmi, príbuznými a manželkou. Často je asistentom pridelených veľa povinností, ktoré vôbec nesúvisia s popisom práce. Vykonávanie „rozšírených povinností“ núti nadriadených tráviť neobmedzené množstvo času s manažérmi a riešiť ich záležitosti, vrátane osobných. Všetko by bolo v poriadku, keby nebolo prílišného ponorenia sa do záležitostí manažéra, vytvára to ilúziu mimoriadnej dôvery v asistenta a v manažérovi to vytvára komplex osobného záujmu o asistenta ako mimoriadne potrebnú osobu. Takéto vzťahy so zvýšenou dôverou môžu v žene vytvárať pocit pripútanosti a niekedy prispievajú k vzniku závislosti od vodcu. V takejto situácii môže byť výsledok zlý. Ako ukazuje prax, nielen asistent môže závisieť od manažéra. Manažér sa tiež môže stať závislým na svojom asistentovi a často tým aj trpí morálna a psychologická klíma celého tímu. V prvom rade ide o referenta, ktorý je s manažérom úzko prepojený nielen obchodne, ale aj neformálnymi vzťahmi. Sú prípady, keď sa všetky kontakty s manažérom obmedzili na jeho asistenta a potom bez dobrého vzťahu s asistentom nie je možné nič dosiahnuť – ani stretnutie s manažérom, ani jeho pozitívne či rýchle rozhodnutia, ktoré sú v podnikaní mimoriadne potrebné. Manažér je závislý od nálady asistenta, a to má rozhodujúci vplyv na všetkých zamestnancov. V takomto prostredí sa narúša psychická rovnováha kolektívu. Zamestnanci zo strachu, že budú prichytení horúca ruka Asistent a následne manažér sa snažia skrývať skutočný stav vo firme a sú nútení skresľovať fakty, čo negatívne ovplyvňuje výsledky firmy ako celku. A ak sú najprv všetci spokojní so všetkým, neskôr sa môžu bumerangom vrátiť manažérovi nie s víťazstvami, ale s problémami v podnikaní. Nie každý asistent zvláda zastávať rolu asistenta a milenca zároveň – na to by mal manažér myslieť už pri počiatočné štádium neformálny vzťah s vaším asistentom. Ochladenie vo vzťahoch, typické pre väčšinu kancelárske romániky medzi manažérom a jeho asistentom, vždy nastáva v určitom momente, niekedy úplne nečakane pre obe alebo jednu zo strán. Dĺžka obdobia obchodnej a neobchodnej komunikácie, zasvätenia asistenta do tajomstiev „madridského súdu“ je u všetkých „párov“ rôzna (väčšinou od jedného roka do štyroch rokov). V tomto období sa osobný život mieša s prácou, ako kokteil v mixéri. čo robiť? Otázka je pôvodná ruská, často kladená, keď človek stojí pred zložitým problémom. A vážny problém tu je zrejmé: existuje „prirastanie“ človeka a jeho záujmov a možno úplne zbytočné. Menší smer vývoja takýchto románov je charakteristickým znakom osobného života asistenta manažéra. Starostlivosť o vodcu začína kvôli prvotnej ženskej potrebe starať sa, z ktorej sa postupne stáva zvyk. A čo je najnepríjemnejšie, práve tento zvyk sa stáva kameňom úrazu, ktorý postupne vtiahne asistenta do bažiny vzťahu bez konkrétnej budúcnosti. A potom nasleduje strata zmyslu pre zodpovednosť za svoj osud a slabo skrytá závislosť na vodcovi – predstaviteľovi „mocností tohto sveta“. O tých, ktorí sa dokázali oženiť so svojím šéfom a urobiť skvelú kariéru vďaka sponzorstvu svojho manžela-podnikateľa, sa v tlači píše málo, práve preto, že sa to v živote stáva pomerne zriedka. Ale aj tak sa to stáva! Môj priateľ, generálny riaditeľ advokátska kancelária, sa mi raz snažil dokázať, že v živote je možné všetko... Jeho románik s osobnou asistentkou sa pre oboch skončil úspešne, ak sa to, samozrejme, dá považovať. Oženil sa s mladou asistentkou a opustil svoju predchádzajúcu rodinu. Jeho názor znel v mojich ušiach ako zvonový poplach: ukázalo sa: „V živote musíte vyskúšať všetko: otvoriť si vlastný podnik, zmeniť manželku, ak to bude potrebné, a ak je to možné, zmeniť svoju vlasť odchodom do zahraničia. “ A ak s názorom na „vyskúšanie pera“ v oblasti otvorenia vlastného podnikania, dobre sa hodí životné princípy Každý zrelý človek, snáď každý bude súhlasiť, potom sa, verím, rozbehne široká diskusia na tému výmeny manželky a vlasti a bude oveľa viac odporcov tohto názoru ako zástancov. A tak teraz jeho mladá manželka vedie novú a najkomplexnejšiu oblasť podnikania - výrobu pleteného tovaru. Vstáva skôr ako manžel, od ôsmej ráno je v práci a domov sa vracia až neskoro večer, okolo desiatej. Ukazuje sa, že v toto najúspešnejšie manželstvo môžu dúfať len veľmi energické a pracovité asistentky, pripravené pridať sa k neustále zaneprázdneným podnikateľkám, ktoré pracujú veľmi intenzívne, 12–14 hodín denne.
A predsa pre ruských biznismenov nie je návrh na sobáš vlastnej sekretárke vôbec typickým krokom, rovnako ako pre ich zahraničných kolegov. Sen dievčat a žien, ktoré sa uchádzajú o pozíciu asistentky réžie s cieľom mať dobré manželstvo, podobný snu získať veľkú výhru v kasíne: všetko závisí od toho, ako žetón dopadne. Podľa pozorovaní však do kasín chodia hrať len veľmi bohatí a bohatí ľudia, ktorí častejšie prehrávajú ako vyhrávajú, a je im to jedno – nechudnú. A keď je v stávke vaše vlastné blaho, ako v prípade asistentky, ktorá nenašla životne dôležité „útočisko“ v úlohe zákonnej manželky a spojenca vlastného vodcu, možno to nestojí za to riskovať? Láska na začiatku firemnej hry nemusí na konci nevyhnutne skončiť šťastným manželstvom.
("tajomník-referent" č. 10 2007)
Často sa diskutuje o jeho mieste v systéme riadenia, o jeho úlohe v moderné podnikanie veľa sa toho napísalo, sféra jeho vplyvu sa rozširuje a jeho funkčnosť je z roka na rok zložitejšia. Len jeho stav zostáva nezmenený. Asistent - kto to je? čo robí? Prečo jeho skromný človek priťahuje toľko pozornosti?
Z histórie profesie
Predpokladá sa, že prví asistenti sa objavili v starovekom Ríme. Rímska jurisprudencia, ktorá vyvinula vzorce pre právne úkony, ich potrebovala dať do tradičnej písomnej formy. Postupne sa mechanická práca na právnych materiáloch stáva nielen samostatnejšou a kreatívnejšou, ale aj takmer exkluzívnou. Jej predstaviteľmi v ére republiky boli pisári a výnimocní notári – pisári, ktorí sa podieľali na stvárňovaní právnych materiálov do listinnej podoby. Scribae boli vo verejnej službe, exclusives et notarii – v službách súkromných osôb. Úrad pisárov mohli zastávať len rímski občania, ktorí neboli zbavení občianskej cti, ale osoby, ktoré utrpeli hanbu. občianske práva, nemal prístup k tejto pozícii. Ich voľba bola doživotná a neobmedzovala sa len na funkčné obdobie, ale rozšírila sa aj na ich nástupcov. Scribae sa mohol za poplatok vzdať svojho miesta inej osobe.
Spomedzi schopnejších pisárov si richtári volili pomocníkov, medzi ktorých povinnosti patrila príprava verejných listín (tabulae publicae) a vedenie verejných účtov (rationes), v dôsledku čoho sa nazývali scribae librarii. Asistenti mali vysoké spoločenské postavenie. Jedným z mien, ktoré sa k nám dostali z hlbín storočí, je meno blízkeho asistenta starorímskeho cisára Augusta - Maecenasa, ktorý plnil diplomatické, politické a súkromné úlohy. Jeho záštita medzi básnikmi, umelcami a vedcami urobila z názvu „Patron“ meno domácnosti.
Koho prijímajú ako asistentov?
Líder je dnes predovšetkým líder, ktorý sa vyznačuje inteligenciou, flexibilným myslením, schopnosťou analyzovať a introspekovať, emocionálnou zrelosťou, organizačnými schopnosťami a úžasným výkonom. Prirodzene, takýto vodca nemôže existovať vo vzduchoprázdne. Potrebuje spojovací článok, dirigenta svojich myšlienok, úloh, človeka, ktorý na seba vezme riešenie mnohých problémov a zbaví ho ťarchy rutiny. Čím rýchlejšie sa podnik rozvíja, tým väčšia je spoločnosť a úspešnejší manažér, čo znamená, že potreba seriózneho asistenta sa stáva naliehavou.
Úspešný manažér kladie pri výbere osobného asistenta najvyššie nároky nielen na svoje vzdelanie, odborné kvality, pracovné skúsenosti, praktické zručnosti, ale aj na osobnostné vlastnosti Osobný asistent nie je ani tak pozícia, ako osobitný status dôveryhodného osoba, ktorú manažér potrebuje. Osobný asistent je profesionálna, zodpovedná osoba, schopná prevziať obrovskú zodpovednosť za podporu činnosti manažéra a oslobodiť ho od plytvania časom.
Je ťažké nájsť skutočne profesionálneho asistenta. Skúsený personalista pristupuje k výberu osobného asistenta s plnou zodpovednosťou: neberie do úvahy ani návrhy uchádzačov, ktorí často menia zamestnanie, bez vzdelania, praxe a životopisy zostavené s gramatickými a štylistickými chybami ho nevzbudia.
Existuje názor, že asistentom môže byť osoba vo veku 25 až 30 rokov. Mnohí odborníci sú veľmi skeptickí voči stanovovaniu takýchto hraníc. Práca, ktorá si vyžaduje vysoký stres a veľkú koncentráciu, kladie osobitné nároky na profesionalitu, psychickú stabilitu a komunikačné schopnosti, ktoré sa získavajú výlučne vedomosťami, skúsenosťami a reputáciou. Pozícia osobného asistenta preto v poslednom čase výrazne „dozrela“. So zameraním na súbor objektívnych a subjektívnych parametrov a vlastností možno považovať za spoľahlivého asistenta človeka, ktorý dosiahol úplnú osobnostnú a profesionálnu zrelosť. Z tohto pohľadu nie je dovŕšenie tridsiatky koniec kariéry asistenta, ale skôr začiatok.
Osobnými asistentkami sa donedávna stávalo najmä nežné pohlavie. Dnes už mužský asistent nie je ničím výnimočným– vyznačuje sa cieľavedomosťou, rozhodnosťou a citovou zdržanlivosťou, má inteligenciu a schopnosť strategického myslenia. Asistentky sú zase odolnejšie voči stresu, lepšie sa prispôsobujú, vnímajú nuansy vzťahov jemnejšie vďaka svojej flexibilite, rýchlo nájdu východisko z ťažkej situácie, sú pozorné k detailom a majú schopnosť počúvať a sú viac trpezlivý pri vykonávaní bežnej práce. Preto by výber asistenta nemal byť založený na jeho pohlaví, ale na profesionalite a súbore zručností.
Vzdelávacie požiadavky na kandidáta na pozíciu osobného asistenta nie sú príliš prísne: môže byť odborníkom s vysokoškolským vzdelaním v akejkoľvek oblasti, hlavnou vecou je prítomnosť ďalších komponentov potrebných na vykonávanie funkčnosti tejto pozície. V úlohe asistentov sa najčastejšie presadzujú humanitní špecialisti - špecialisti v oblasti podnikania v cestovnom ruchu, public relations a dokumentačnej podpory manažmentu, historici, prekladatelia, novinári, filológovia. Asistent môže mať technické, ekonomické alebo právnické vzdelanie – takíto špecialisti majú často analytické myslenie, preukazujú svoje schopnosti pri príprave posudkov, správ alebo dozoru nad projektmi a vykonávajú úlohy so zvýšenou zložitosťou. A samozrejme vždy je vítané vzdelanie zodpovedajúce profilu spoločnosti.
Zároveň sú požiadavky na pracovné skúsenosti a odborné zručnosti asistenta veľmi vysoké. Tí, ktorí si myslia, že osobnému asistentovi stačí mať sekretárske schopnosti – ovládať cudzí jazyk, ovládať počítač, mať skúsenosti s písaním obchodných listov a zabezpečovaním služobných ciest, rezerváciou leteniek a organizovaním obchodných stretnutí – sa mýlia. Okrem vyššie uvedeného musí asistent:
● mať analytické myslenie a schopnosti systematického logického myslenia;
● mať dobrú pamäť, mať rýchle reakcie;
● byť pracovitý, odolný, odolný voči stresu;
● mať široký rozhľad, kompetentný prejav;
● vedieť prevziať zodpovednosť;
● mať dobrý vkus;
● buďte lojálni k podnikovým záujmom a osobným záujmom svojho manažéra.
Povinnosti asistenta
Medzi hlavné povinnosti asistenta manažéra patria:
● administratívna podpora manažéra;
● plánovanie pracovného dňa manažéra, koordinácia a organizačná podpora stretnutí a prijímania návštev;
● informačná a analytická podpora manažéra: vyhľadávanie a spracovanie potrebných informácií; príprava informačných, analytických a prezentačných materiálov, správ a prejavov, analytických prehľadov, správ a pod.;
● vedenie obchodnej korešpondencie konateľa;
● príprava stretnutí, schôdzí, poradí vedených manažérom, formalizácia výsledkov obchodných stretnutí/rokovaní;
● účasť na rokovaniach, obchodné stretnutia, techniky; sprevádzanie manažéra na poradách, na výletoch a pod.;
● organizovanie a zabezpečovanie pracovných ciest a stretnutí (logistika optimálnych trás, rezervácie leteniek, hotelových izieb, transferov; vízová podpora; prihlasovanie sa na konferencie a semináre; organizovanie voľnočasových aktivít);
● udržiavanie vzťahov so zástupcami spoločností, podnikov, organizácií, vládnych a správnych orgánov pri riešení problémov, ktoré si nevyžadujú priamu účasť manažéra; získavanie dokumentov a informácií od vládnych a riadiacich orgánov v mene manažéra;
● ústne a písomné preklady, jazyková podpora obchodných rokovaní a stretnutí;
● organizovanie prezentačných a protokolárnych podujatí, reprezentačná činnosť;
●príprava výkazov výdavkov;
● vykonávanie osobných úloh manažéra.
Tento zoznam nie je úplný, v konkrétnej spoločnosti Povinnosti asistenta sa môžu líšiť.
O dôvere
Otázka dôvery je základným kameňom, základom, na ktorom je postavený celý systém vzťahov „asistent – vodca“. Asistent pre mnohých manažérov nie je len dôveryhodná osoba, človek vystavený tajomstvu poznania, ale aj takmer člen rodiny. Miera dôvery je niekedy taká vysoká, že sa mu zverujú dôverné informácie, čísla bankových účtov, platobné karty a PIN kódy, veľké sumy peňazí, kódy trezorov, firemné pečate a osobné tajomstvá. Preto mnohí asistenti zabezpečujú nielen organizáciu oficiálnych aktivít manažéra, ale riešia aj jeho rodinné a domáce problémy: nakupujú darčeky pre rodinných príslušníkov, objednávajú kvetinové koše pre blízkych, vyberajú personál domácnosti, organizujú detské dovolenky atď.
Je dôležité mať na pamäti, že dôvera sa dáva asistentovi, ktorý:
● šikovne ovláda obchodné komunikačné zručnosti;
● vie, ako počuť a počúvať;
● zachováva podriadenosť;
● zachováva neutralitu a dôvernosť;
● udržiava rovnováhu medzi sebadôverou a súladom, má svoj vlastný názor, je pripravený obhajovať svoju pozíciu, ale dobre chápe, kedy je to potrebné a kde potrebuje ustúpiť.
Klady a zápory povolania
Začnime tým, kde zvyčajne končia, skromne to necháme „na neskôr“ - otázkou miezd. Veľmi vysoké požiadavky na kandidátov na voľné pracovné miesto „osobný asistent konateľa“, ako aj seriózne ponuky od uchádzačov výrazne zvýšili latku platových očakávaní a ponúk. V Moskve približný priemer mzdy pre asistenta manažéra sa pohybuje od 40 do 60 tisíc rubľov, v regiónoch - od 20 do 30 tisíc Pracovné skúsenosti, odporúčania a znalosť cudzích jazykov umožňujú kandidátovi získať vyššiu odmenu.
Každodenné manažérske skúsenosti, rastúca miera zodpovednosti a zmena charakteru riešených úloh umožňujú asistentovi získať na tejto pozícii neoceniteľné znalosti. Asistent je pozícia, ktorá zahŕňa neustály rast a sebarealizáciu, zlepšovanie osobných vlastností, schopností a talentu; otvorenie skutočných vyhliadok na profesionálnu činnosť. S prihliadnutím na všetko uvedené sa odborný asistent v budúcnosti môže uchádzať minimálne o pozíciu vedúceho sekretariátu, kancelárie, obchodného vedenia, no možný je aj ďalší rozvoj - výkonný, administratívny, konateľ alebo organizačný svoj vlastný biznis.
Negatívom každého povolania je cena, ktorú platíme za zvládnutie odborných zručností. Pracovný deň asistenta trvá dlhšie ako pracovný deň manažéra, preto sa často začína skoro ráno a končí neskoro večer. Navyše, osobný asistent musí byť svojmu šéfovi k dispozícii takmer nepretržite. Ak má manažér iba jedného asistenta, niekedy je ťažké čo i len si zobrať deň voľna alebo ísť na dovolenku – asistent je prísne obmedzený dovolenkovými limitmi svojho manažéra.
Existujúce vzťahy, tímová práca a osobná náklonnosť k vedúcemu navyše často hrajú proti túžbam a ašpiráciám čokoľvek zmeniť, čím sa asistent stáva rukojemníkom konkrétneho úradníka a následne aj profesie.
Pozíciu asistenta je potrebné považovať za štartovaciu rampu a jeho kariérny a osobný rast závisí od odhodlania, jasného uvedomenia si jeho možností, túžob a množstva vynaloženého úsilia.
Meno v histórii
Mená osobností, ktoré zanechali stopu v dejinách svetovej politiky, kultúry, vedy a diplomacie, sú každému známe, no mená ich pomocníkov, ktorí podstúpili tvrdú a niekedy nevďačnú prácu, ktorá prispela k zrodu mnohých úspechov, nie sú vždy uchovávané históriou pre potomkov.
Pavel Ivanovič Yaguzhinsky ( 1683–1736) – asistent Petra I., štátnik a diplomat. Aktívny a energický muž sa od roku 1701 stal stálym spoločníkom Petra I. na všetkých ťaženiach a cestách do zahraničia, všade sa našiel na svojom mieste a získal si cárovu priazeň. IN rôzne roky zastával funkcie generálneho prokurátora Senátu, splnomocneného ministra v poľskom Sejme v Grodne, ministra kabinetu, bol vyslancom vo Viedni, veľvyslancom v Berlíne. Peter I. ho opakovane poveroval dôležitými diplomatickými misiami. Pavel Ivanovič viedol veľmi ťažké rokovania s kráľmi Dánska a Pruska. Jagužinskij sa ako cárov osobný dôverník zúčastňoval na všetkých európskych kongresoch bez výnimky. Vrátane toho, že hovoril anglicky, nemecky, španielsky a francúzsky, nehovoriac o poľštine a litovčine. Cisár sa pri výbere generálneho prokurátora nemýlil. Yaguzhinsky horlivo a veľmi rýchlo plnil všetky pokyny Petra I. Nikdy neodkladal popravu, ako to často praktizovali iní šľachtici, a keď dostal akúkoľvek úlohu, do jedného alebo dvoch dní informoval Petra I. o výsledkoch.
Súčasníci, ktorí sledovali Yaguzhinského v službe, boli vo svojich hodnoteniach jednomyseľní: „Významný muž s nepravidelnou tvárou, ale výrazný a živý, s voľným spôsobom, rozmarný, hrdý, bol inteligentný a veľmi aktívny; za jeden deň urobil toľko, čo iný nedokázal za týždeň.“
Petr Petrovič Konovnitsyn(1764–1822) – asistent Michaila Kutuzova, generálny pobočník, gróf Nezvyčajne odvážny a vášnivý pre vojenské záležitosti, Pyotr Petrovič bol zároveň vynikajúcim štábnym pracovníkom, mimoriadne úhľadným, usilovným a presným.
Súčasníci ho hodnotili ako „mimoriadny typ ruskej povahy“. Po ústupe z Moskvy Kutuzov vymenoval Konovnitsyna za služobného generála veliteľstva ruskej armády, na ktorého plecia padla obrovská ťarcha organizačnej práce v armáde: zásobovanie muníciou a potravinami, krmivom a liekmi, uniformami a dopravou. Toto vymenovanie nebolo náhodné: Michail Illarionovič, vzhľadom na všeobecný zmätok po strate Moskvy, potreboval nablízku vyváženú a pevnú osobu. Navyše, poctivý Konovnitsyn akoby zneškodnil šéfa štábu L. Bennigsena, ktorý intrigoval proti Kutuzovovi. Od tej doby sa Pyotr Petrovič stal prvým rečníkom hlavného veliteľa, prešla ním celá Kutuzovova bojová korešpondencia s jeho podriadenými vojenskými vodcami.
V rokoch 1815-1819 Konovnitsyn pôsobil ako minister vojny, od roku 1819 - člen Štátnej rady, vedúci vojenských vzdelávacích inštitúcií, hlavný riaditeľ Page a ďalších kadetných zborov a lýcea Carskoye Selo.
Charles Maurice Talleyrand-Périgord (1753–1838) – asistent Napoleona Bonaparta, vynikajúceho francúzskeho veliteľa a štátnika. S jeho menom je spojená celá éra: kráľovská moc, revolúcia, Napoleonova ríša, obnova, júlová revolúcia. Osud týchto ľudí spájal 14 rokov. Napoleon ocenil Talleyranda: „Je to muž intríg, muž veľkej nemorálnosti, ale veľkej inteligencie a, samozrejme, najschopnejší zo všetkých ministrov, ktorých som mal. Talleyrand sa stal držiteľom všetkých francúzskych rád a takmer všetkých zahraničných. Ešte v roku 1807, na vrchole Napoleonovej moci, Talleyrand uvažoval, ako dlho potrvá cisárov triumf. Talleyrand ako sofistikovaný politik cítil, že je čas odísť a opustil svoj ministerský post. Skúsený diplomat sa nemýlil, keď predpovedal Napoleonov kolaps. Talleyrand, ktorý ukázal zázraky diplomacie, presvedčil spojencov, aby prenechali trón nie dedičom Napoleona, ale kráľovskej rodine - Bourbonovcom, a keď sa opäť ocitol v priazni, stal sa po tretíkrát ministrom zahraničných vecí a predsedom vlády. .
Alexej AndrejevičArakčejev(1769-1834) - asistent troch cárov - Pavla I., Alexandra I., Mikuláša I.
Slúžil v posádke Gatchina, ktorá bola prevedená pod plnú kontrolu careviča Pavla Petroviča, budúceho cisára Pavla I. Pri jednej z týchto previerok si budúci cisár všimol výkonného poručíka Arakčeeva. Čoskoro sa Arakcheev stal veliteľom paláca, svoje povinnosti zvládal usilovne a usilovne - bol v službe kedykoľvek počas dňa. Za Pavla I. sa vo veku 28 rokov Arakčejev povýšil na veliteľa Petrohradu a dostal barónsky erb, do ktorého so súhlasom cisára vpísal heslo: „Zradený bez lichôtok. “ Za Alexandra I. začal rozsiahle vysádzanie vojenských osád, myšlienka vytvorenia, ktorá už dlho zamestnávala jeho myšlienky, od roku 1815 v skutočnosti sústredil vo svojich rukách vedenie Štátnej rady, Výboru ministrov a jeho vlastné Cisárske veličenstvoúradu, bol jediným spravodajcom cára na väčšine rezortov. Od roku 1817 za vlády Mikuláša I. zastával post hlavného veliteľa vojenských osád. Arakčejev sa odmietol zúčastniť na potlačení dekabristického povstania, za čo ho odvolal Mikuláš I.
Friedrich Engels(1820–1895) – asistent Karla Marxa, jedného zo zakladateľov vedeckého komunizmu. Stretnutie s Marxom, ktoré sa uskutočnilo v Paríži v roku 1844, znamenalo začiatok tvorivej spolupráce, ktorá trvala až do Marxovej smrti. Engels sa aktívne podieľal na organizácii a činnosti „Zväzu komunistov“, spolu s Marxom napísal program Zväzu – „Manifest komunistickej strany„a vydával „Noviny Nového Rýna“, v roku 1849 sa zúčastnil ozbrojeného povstania v juhozápadnom Nemecku. Po získaní dedičstva od svojho otca Engels poskytoval Marxovi neustálu finančnú pomoc. Spolu s Marxom viedol aktivity Prvej internacionály. Po jeho smrti začal vydávať zväzky Kapitálu a zostavoval konečný text z Marxových návrhov rukopisov.
Nicholas Konstantinovič Roerich(1874-1947) - ruský umelec, filozof, vedec, spisovateľ, cestovateľ, verejná osobnosť, politik. Namaľoval okolo 7000 obrazov a vytvoril takmer 30 literárnych diel, autor a iniciátor Medzinárodnej zmluvy na ochranu umeleckých a vedeckých inštitúcií a historických pamiatok (Roerichov pakt), zakladateľ medzinárodného hnutia na ochranu kultúry. Vo veku 24 rokov sa stal asistentom riaditeľa múzea v Imperiálnej spoločnosti na podporu umenia a zároveň asistentom redaktora umeleckého časopisu „Art and the Art Industry“. O tri roky neskôr nastúpil na miesto tajomníka Imperiálnej spoločnosti na podporu umenia.
Jevgenij Petrovič Petrov (Katajev)(1903–1942) – asistent ruského prozaika Ilju Ilfa, spisovateľ. Spolu s I. Ilfom napísal mimoriadne populárne romány „Dvanásť stoličiek“ a „Zlaté teľa“. V rokoch 1932–1937 Ilf a Petrov písali fejtóny pre noviny Pravda, v tomto období cestovali po Spojených štátoch, výsledkom čoho bola spoločná kniha „Jednoposchodová Amerika“.
Tvorivú spoluprácu spisovateľov prerušila Ilfova smrť v roku 1937. Petrov nastupuje do denníka Pravda a píše filmové scenáre.
Počas Veľkej vlasteneckej vojny pracoval ako korešpondent pre noviny Pravda, Krasnaja zvezda a Sovinformburo. Vyznamenaný Leninovým rádom.
Igor VasilievičKurčatov(1902–1960) - asistent fyzika Abrama Fedoroviča Ioffeho, vynikajúci fyzik, akademik Akadémie vied ZSSR, prvý a dlhoročný vedúci sovietskeho jadrového programu.
Kurchatov organicky spojil talenty fyzika a organizátora. Práve jeho si vybral akademik A.F. Ioffe, ktorý získal povolenie na organizáciu oddelenia jadrovej fyziky vo svojom inštitúte a odporučil, aby bol Kurchatov menovaný za vedúceho atómového programu - a to do značnej miery určilo rýchly úspech vývoja jadrové zbrane. V roku 1943 Igor Vasilievich založil a viedol inštitút, ktorý sa neskôr stal známym ako Ústav atómová energia Akadémie vied ZSSR. Pod jeho vedením bol v Moskve postavený prvý cyklotrón, prvý jadrový reaktor v Európe a prvý sovietsky atómová bomba, bola postavená prvá termonukleárna bomba na svete, prvá priemyselná jadrová elektráreň na svete a najväčšie zariadenie na výskum riadených termonukleárnych reakcií. 104. prvok Mendelejevovej periodickej tabuľky sa na jeho počesť volá Kurčatovium.
Jurij Michajlovič Baturin(nar. 1949) – asistent prezidenta Ruskej federácie, ruský politik, vedec (právnik a politológ), kozmonaut (382. kozmonaut sveta a 90. kozmonaut Ruska), Hrdina Ruskej federácie, tajomník Zväzu novinárov Ruskej federácie.
V rokoch 1993 až 1994 pracoval ako asistent prezidenta Ruska v právnych otázkach, v rokoch 1994–1996 – v otázkach národnej bezpečnosti, v rokoch 1996–1998 – ako asistent prezidenta Ruska. V roku 1998 bol menovaný do funkcie skúšobného kozmonauta v ruskom Štátnom výskumnom testovacom centre pre výcvik kozmonautov pomenovanom po. Yu.A. Gagarin. Od roku 2000 – zástupca veliteľa kozmonautického zboru pre výskum a vývoj skúšobná práca. Je to prvýkrát, čo bol civilista vymenovaný do administratívnej funkcie vo vojenskom kozmonautskom oddiele, ktorým je oddiel TsPK. Od roku 2008 – člen Vedeckej rady pri Bezpečnostnej rade Ruskej federácie.
M.E. Tarasova,
vedúci organizačnej a administratívnej služby
CJSC NK Rusneftekhim
Snáď nejeden novodobý riaditeľ, manažér, šéf môže zastupovať svoje pracovný život bez osobného tajomníka. Po prvé, mať asistenta je veľmi prestížne. Po druhé, skutočne kompetentný a zodpovedný tajomník sa stáva „ pravá ruka» šéf, nenahraditeľná osoba v podniku a hlavne záruka, že prídete vždy načas, na nič nezabudnete a budete mať vždy pod palcom. Súhlasíte, je to veľmi dôležité v šialenom rytme moderného života. A v neposlednom rade môžete kedykoľvek presmerovať nechcený telefonát na sekretárku, inštruovať asistenta na komunikáciu s nepríjemným klientom alebo požiadať asistenta o zorganizovanie osobnej oslavy. Veľmi pohodlné, nie?
Tajomník, asistent, manažér kancelárie, osobný asistent: spoločné črty a rozdiely
Ako ste si všimli, to isté kancelársky pracovník možno nazvať inak. Mení sa podstata vykonávaných povinností v závislosti od toho, ako pozícia znie? Poďme na to.jedným slovom" sekretárka“ označuje pozíciu osoby najatej jednotlivcom alebo spoločnosťou na vykonávanie kancelárskych prác, asistenciu pri korešpondencii, organizovanie stretnutí a podujatí, vykonávanie osobných pokynov od vedúceho pracovníka, odpovedanie na telefonické hovory atď. Vo všeobecnosti je sekretárka veľmi mnohostranný a všeobecný pojem, ktorý zahŕňa veľa možných pracovných povinností. Preto sa v poslednom čase všeobecne akceptovalo používanie takých pojmov, ako je asistent tajomníka a manažér kancelárie.
Na starosti referent zvyčajne zahŕňajú: vedenie telefonických rozhovorov, obchodnú korešpondenciu, organizovanie výkonných služobných ciest, kontrolu dokumentov, prijímanie návštev, vybavovanie prípadov, prácu s kancelárskym vybavením. Autor: celkovo, tajomník-referent je technický pracovník. Preto sú na túto pozíciu často prijímaní uchádzači bez vyššieho vzdelania, špeciálnych zručností, či dokonca pracovných skúseností.
Ale kvôli práci manažér kancelárie Vyžadujú sa špeciálne znalosti, napríklad v oblasti správy kancelárie a správy dokumentov. Povinnosti takejto sekretárky sú oveľa širšie ako povinnosti asistenta.
Osobný asistent musia mať ešte hlbšie zručnosti, osobnostné a profesionálne kvality, pretože asistenti sú ľudia, ktorí si pamätajú všetko a vždy, od ktorých závisí úspech manažérskeho obchodného stretnutia alebo oslavy výročia a sprevádzajú svojho šéfa takmer vždy a všade.
Mimochodom, stojí za zmienku skutočnosť, že v pracovné knihy(samozrejme v závislosti od oficiálneho zamestnania) zriedka zaznamenávajú „asistenta manažéra“ alebo „asistenta“. Najčastejšie je takáto pozícia napísaná ako „sekretárka manažéra“.
Aké sú požiadavky na potenciálnych tajomníkov?
Ak hľadáte prácu sekretárky, mali by ste poznať aspoň základné požiadavky, ktoré zamestnávatelia kladú na uchádzačov. Samozrejme, každý jednotlivý prípad má veľa odtieňov a každý manažér vidí svoju sekretárku v osobitnom svetle. Pre niekoho nie je vôbec dôležité mať vyššie vzdelanie, iní šéfovia kladú do popredia vedomosti, pre niekoho je dôležité len to, akú kávu sekretárka varí alebo ako vyzerá. Mimochodom, tu je to, čo je dôležité vedieť. Zamestnávateľ vám môže dlho a usilovne hovoriť o tom, čo potrebuje od sekretárky a čo budete robiť, ale čitatelia MirSovetova by týmto prejavom nemali venovať pozornosť. Verte, že na vaše plecia bude uložených veľa povinností, oveľa viac, ako je popísané v popise práce a čo vám bolo povedané. Deje sa tak, aby sa neodstrašil potenciálny zamestnanec. Vypočíta sa, že v procese práce bude pre vás jednoduchšie „hodiť“ novú zodpovednosť alebo vám prideliť špeciálne úlohy (ani jeden šéf vám na pohovore nepovie, že mu budete musieť pripomenúť narodenie dátumy jeho manželky a mileniek, ale v praxi to tak bude). Takže základné požiadavky. Dvakrát som sa uchádzal o miesto tajomníka a oba časy boli veľmi podobné:
- ukončené vysokoškolské vzdelanie (no, aký manažér by chcel, aby jeho asistent na schôdzi chýbal v tú najnevhodnejšiu chvíľu?);
- pracovné skúsenosti (voliteľné, ale veľmi žiaduce);
- dobrý vzhľad;
- schopnosť pracovať s kancelárskou technikou, znalosť počítačových programov, internetová zručnosť;
- komunikačné schopnosti, kompetentný prejav, schopnosť vyjadrovať svoje myšlienky ústne a písomne;
- znalosť jedného alebo viacerých cudzích jazykov;
- vek od 18 do 35 rokov;
- , zodpovedný prístup k plneniu zadaných úloh, chuť učiť sa;
- možnosť pracovať bez stanovených štandardov (preto sa zamestnávatelia zriedkavo zaujímajú o „rodinné“ ženy, ktoré sa uchádzajú o pozíciu sekretárky).
Môj kariérny príbeh
Keď som skončil vysokú školu, nemal som ani pracovné skúsenosti, ani dôveru, že by som sa mohol rýchlo zamestnať v akejkoľvek spoločnosti. Preto, keď som na prvý inzerát, ktorý mi prišiel, zavolal s textom „Potrebné na sekretárku manažéra v závode na pivo a nealko“ a hneď som bol pozvaný na pohovor, bol som nesmierne prekvapený. O to viac som bol prekvapený, keď mi po pohovore ponúkli ísť do práce ešte v ten istý deň. Prirodzene som súhlasil. Mne plat vyhovoval včerajšiemu študentovi, mal som rád riaditeľa a práca sa mi zdala bez prachu. Veľa bolo pre mňa nového, veľa som toho nevedel a musel som sa poučiť z vlastných chýb, pretože mi nemal kto pomôcť alebo navrhnúť. Bol som veľmi vďačný tímu a režisérovi za to, že s mojimi chybami zaobchádzali s pochopením a nesúdili ma tvrdo za chyby a nedostatky. V zásade som sa vyrovnal so všetkými hlavnými povinnosťami „výborne“: rokovania, obchodnej korešpondencie, vydávanie cestovných potvrdení, prijímanie hostí, práca s kancelárskou technikou, čaj a káva pre riaditeľa a jeho hostí. Vo všeobecnosti som neplnil žiadne extrémne úlohy, neriešil som personálne záležitosti, chodil som podľa plánu a mal som zákonnú hodinu na obed. Postupne som začal objavovať „zákulisie“ života vysokých predstaviteľov podniku. Rešpekt som dosiahol výlučne svojimi činmi, aj keď nebudem skrývať, že sa našli aj kolegovia, ktorí sa mi jednoducho hanbili povedať niečo zbytočné alebo urážlivé, pretože som mal najbližšie k šéfovi a každý sa ho bál. Ako sekretárka riaditeľa som pracovala takmer rok, potom som postúpila a preradila na iné oddelenie. Keď som odchádzal z funkcie sekretárky, vedel som veľa a bol som si istý, že ak by som mal začať odznova, mám skúsenosti a množstvo vedomostí. Životopis s uvedenou pozíciou sekretárky manažéra, rozoslaný o niekoľko rokov neskôr na internete, urobil svoje a ja som bol pozvaný pracovať ako osobný asistent riaditeľa vo veľkej obchodnej štruktúre. Moje pracovné skúsenosti a znalosť cudzích jazykov sa stali hlavným kritériom môjho víťazstva vo výberovom konaní na voľné pracovné miesto.
Ako som predpokladal, pozícia osobného asistenta bola radikálne odlišná od pozície radovej sekretárky. Nemusel som odpovedať na bežné hovory, pripravovať čaj pre šéfa, kopírovať dokumenty alebo podpisovať obálky na odosielanie korešpondencie, na čo som bol v závode zvyknutý. Okamžite som sa bezhlavo „vrhol“ do osobného života šéfa, organizoval som všetky jeho stretnutia a akcie a plnil špeciálne úlohy (napríklad vyzdvihnutie darčeka k výročiu jeho priateľa alebo oznámenie zlých správ kolegovi). Môj meraný životný rozvrh sa dramaticky zmenil. Musel som pracovať 10 hodín denne bez prestávok na obed a kávu. Cez prázdninové dni sa sedenie v kancelárii do neskorých hodín, podpisovanie kariet považovalo za normálne a práca cez víkendy bola prirodzeným procesom. Sprevádzal som riaditeľa po akciách, organizoval som jeho cesty do zahraničia, s partnermi, kupoval a predával, riešil stovky hlúpych reportáží. Najdôležitejšie je, že som sa prispôsobil neustále sa meniacej nálade šéfa a aby som sa vyhol jeho hnevu, snažil som sa robiť svoju prácu čo najrýchlejšie, najefektívnejšie a najdokonalejšie. Bol som skvelý v organizovaní a neustále ma žiadali, aby som organizoval veci. Bol som prekladateľ, keď za šéfom prišli zahraniční partneri. Čo som vo všeobecnosti ako osobný asistent neurobil? Teraz na toto pôsobisko spomínam s vďakou, napriek všetkým nervom, menším útrapám a výčitkám. Bola to skutočná škola života, ktorá ma úplne oslobodila a naučila komunikovať s ľuďmi rôzne úrovne a hodnosti, poskytli neoceniteľnú zásobu vedomostí a zručností.
Ak porovnám dve pracoviská, dve pozície, môžem s istotou povedať: byť obyčajnou sekretárkou je nudné a rutinné (aj keď každému, samozrejme, vlastné), byť asistentom manažéra je zaujímavé, vzdelávacie, užitočné. Po škole, ktorú som „vyštudovala“, som ľahko postúpila, začali mi ponúkať zaujímavé pozície a pozývali ma do úžasných projektov. Pri práci obyčajnej sekretárky som nikdy nezažil pozitívne emócie, ktoré ma sprevádzali počas celej mojej práce asistentky réžie. Verím, že nie nadarmo som kráčal touto cestou od začiatku do konca a leštil som všetko svoje základné vedomosti a posilňovanie nových zručností. Našiel som sa, stal som sa nenahraditeľným človekom, získal som si rešpekt tímu aj šéfa. Stálo to za to, naozaj.
Pracovné povinnosti asistent (asistent) generálneho riaditeľa– ide v prvom rade o pomoc konateľovi spoločnosti. Náplň práce asistenta (asistenta) generálneho riaditeľa môže obsahovať špecifické požiadavky (napríklad znalosť dvoch cudzích jazykov) a zodpovednosti. V každom prípade vám pri zostavovaní personálneho dokumentu pomôže vzor pracovnej náplne asistenta (asistenta) generálneho riaditeľa.
Popis práce asistenta generálneho riaditeľa
(Popis práce pre zástupcu generálneho riaditeľa)
SCHVÁLIL SOM
Generálny manažér
Priezvisko I.O. _________________
"________"_____________ ____ G.
1. Všeobecné ustanovenia
1.1. Asistent (asistent) generálneho riaditeľa patrí do kategórie špecialistov.
1.2. Do funkcie sa vymenúva a odvoláva asistent (asistent) generálneho riaditeľa na príkaz generálneho riaditeľa spoločnosti.
1.3. Asistentka generálneho riaditeľa podlieha priamo generálnemu riaditeľovi spoločnosti.
1.4. Počas neprítomnosti asistenta (asistenta) generálneho riaditeľa prechádzajú jeho práva a povinnosti na iného úradník, ako je uvedené v organizačnom poriadku.
1.5. Do funkcie asistenta (asistenta) generálneho riaditeľa je ustanovená osoba, ktorá spĺňa tieto predpoklady: vzdelanie - vyššie alebo neukončené vysokoškolské vzdelanie, prax v obdobnej práci minimálne jeden rok, znalosť kancelárskej techniky (fax, kopírka, skener , tlačiareň), programy spoločnosti Microsoft Kancelária (Word, Excel), kancelárska práca.
1.6. Asistenta (asistenta) generálneho riaditeľa vo svojej činnosti riadia:
- legislatívne akty RF;
- stanovy spoločnosti, interné pracovné predpisy a ďalšie predpisy spoločnosti;
- príkazy a pokyny vedenia;
- tento popis práce.
2. Pracovné povinnosti asistenta (asistenta) generálneho riaditeľa
Asistentka generálneho riaditeľa vykonáva tieto pracovné povinnosti:
2.1. Plánuje pracovný deň generálneho riaditeľa (stretnutia, hovory, recepcia atď.).
2.2. Zabezpečuje technickú podporu činnosti generálneho riaditeľa (objednávanie dopravy, vstupeniek, organizovanie stretnutí, rokovaní a pod.)
2.3. Sprevádza generálneho riaditeľa na poradách, na výletoch a pod.
2.4. Zúčastňuje sa rokovaní, obchodných stretnutí, špeciálnych recepcií; vedie zápisnice a iné dokumenty dokumentujúce priebeh a výsledky stretnutí a rokovaní.
2.5. V mene generálneho riaditeľa súhlasí jednotlivé záležitosti so zamestnancami štrukturálne členenia, oznamuje im pokyny a príkazy konateľa; kontroluje vykonávanie pokynov a príkazov.
2.6. Zhromažďuje materiály a informácie potrebné pre generálneho riaditeľa, pripravuje analytické, informačné, referenčné a iné materiály a predkladá ich riaditeľovi.
2.7. Vykonáva kancelárske práce, prijíma korešpondenciu prijatú na posúdenie generálnym riaditeľom, prijíma dokumenty a osobné vyhlásenia na podpis generálneho riaditeľa, vedie ich záznamy a evidenciu a odovzdáva ich manažérovi.
2.8. Dohodne si stretnutie s manažérom a zorganizuje príjem návštev.
2.9. V mene generálneho riaditeľa vypracováva listy, žiadosti a iné dokumenty.
2.10. Vykonáva prácu na príprave stretnutí a konferencií generálneho riaditeľa (zborník potrebné materiály, upovedomenie účastníkov o čase a mieste rokovania, programe rokovania, ich registrácii), vedie a vyhotovuje zápisnice z rokovaní a rokovaní.
2.11. Plní jednotlivé služobné úlohy generálneho riaditeľa.
3. Práva asistenta (asistenta) generálneho riaditeľa
Asistent (asistent) generálneho riaditeľa má právo:
3.1. Prijímať informácie vrátane dôverných informácií v rozsahu potrebnom na riešenie zadaných úloh.
3.2. Predložte manažmentu návrhy na zlepšenie vašej práce a práce spoločnosti.
3.3. Vyžiadajte si osobne alebo v mene manažéra od oddelení podniku a iných odborníkov informácie a dokumenty potrebné na plnenie jeho úradných povinností.
3.4. Požadovať od vedenia, aby vytvorilo normálne podmienky na plnenie služobných povinností a bezpečnosť všetkých dokumentov vytvorených v dôsledku činnosti spoločnosti.
3.5. Robte rozhodnutia v rámci svojej kompetencie.
4. Zodpovednosť asistenta (asistenta) generálneho riaditeľa
Asistent (asistent) generálneho riaditeľa zodpovedá za:
4.1. Za neplnenie a/alebo predčasné, nedbanlivé plnenie služobných povinností.
4.2. Za nedodržiavanie aktuálnych pokynov, príkazov a nariadení o zachovaní obchodného tajomstva a dôverných informácií.
4.3. Za porušenie vnútorných pracovnoprávnych predpisov, pracovná disciplína, bezpečnostné a protipožiarne predpisy.