ใบแจ้งยอดธนาคารเป็นเอกสารหลักหรือไม่? องค์กรใช้ระบบธนาคารทางอินเทอร์เน็ตพร้อมลายเซ็นดิจิทัล

บัญชีปัจจุบัน

ในกระบวนการของกิจกรรมทางเศรษฐกิจขององค์กรใดๆ เงินสดมีบทบาทพิเศษ เนื่องจากเป็นส่วนที่มีสภาพคล่องมากที่สุดของสินทรัพย์

บัญชีเงินสดในสกุลเงินของสหพันธรัฐรัสเซีย - รูเบิล - จะถูกเก็บไว้ในบัญชีกระแสรายวันซึ่งเปิดตามกฎในสถาบันการเงิน ในกรณีนี้ องค์กรจะเลือกธนาคารที่ให้บริการอย่างอิสระ

เมื่อเปิดบัญชีปัจจุบัน องค์กรจะได้รับหมายเลขบัญชีปัจจุบัน และความสัมพันธ์จะถูกทำให้เป็นทางการตามข้อตกลงการบริการทางธนาคาร มีการเปิดบัญชีส่วนบุคคลในธนาคารเพื่อบันทึกกระแสเงินสดขององค์กร

บัญชีกระแสรายวันสะสมเงินทุนรวมและใบเสร็จรับเงินต่างๆ: รายได้จากผลิตภัณฑ์ที่ขาย, งานที่ทำ, การให้บริการ, เงินทดรองจ่าย, เงินกู้ยืมที่ได้รับจากธนาคาร, เงินสดรับ ฯลฯ

การจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์ของสินค้าคงเหลือ การโอนภาษี การชำระคืนเงินกู้ ฯลฯ จะทำจากบัญชีกระแสรายวัน จากบัญชีปัจจุบันองค์กรจะได้รับเงินสดเพื่อจ่ายค่าจ้างให้ความช่วยเหลือทางการเงิน ฯลฯ เงินจะถูกตัดออกจากบัญชีโดยธนาคารผู้ให้บริการตามคำสั่งจากองค์กรที่เป็นเจ้าของบัญชีหรือด้วยความยินยอม (ยอมรับ) เว้นแต่กฎหมายจะกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น ตัวอย่างเช่น จำนวนเงินที่ค้างชำระและค่าปรับสำหรับภาษีและค่าธรรมเนียมจะถูกโอนโดยไม่ได้รับการยอมรับตามคำสั่งของหน่วยงานด้านภาษี ตามคำสั่งของอนุญาโตตุลาการของรัฐ - จำนวนการเรียกร้องที่พอใจ ฯลฯ

การรับและการออกเงินสดและการโอนเงินที่ไม่ใช่เงินสดจะดำเนินการโดยใช้เอกสารแบบฟอร์มพิเศษ สิ่งที่พบบ่อยที่สุดคือ: การประกาศการจ่ายเงินสมทบ, เช็คเงินสด, คำสั่งจ่ายเงิน, คำสั่งขอชำระเงิน

ประกาศการบริจาคเงินสดจะออกเมื่อมีการฝากเงินสดเข้าบัญชีกระแสรายวัน ประกอบด้วยสามส่วน: โฆษณา คูปองสำหรับการโฆษณา และใบเสร็จรับเงิน สองส่วนแรกยังคงอยู่ในธนาคารที่ให้บริการใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารประกอบขององค์กรเกี่ยวกับการฝากเงินเข้าบัญชีกระแสรายวัน

เช็คเงินสดเป็นคำสั่งจากองค์กรไปยังธนาคารเพื่อถอนออกจากบัญชีปัจจุบันตามจำนวนเงินที่ระบุเป็นเงินสด ด้านหลังของเช็คระบุว่าจะใช้เงินสดไปเพื่อวัตถุประสงค์ใด

คำสั่งจ่ายเงิน- นี่คือคำสั่งจากองค์กรไปยังธนาคารเพื่อโอนเงินจำนวนที่เกี่ยวข้องจากบัญชีปัจจุบันไปยังบัญชีปัจจุบันของผู้รับ องค์กรผู้ชำระเงินส่งคำสั่งไปยังธนาคารตามแบบฟอร์มที่กำหนด (รหัส OKUD 0401060)

คำสั่งซื้อมีอายุ 10 วันนับจากวันที่ออก (ไม่คำนึงถึงวันที่ออก)

สำหรับการชำระหนี้ระหว่างองค์กร สามารถใช้คำขอ-คำสั่งซื้อการชำระเงินได้

คำสั่งคำขอชำระเงินแสดงถึงคำขอของซัพพลายเออร์ต่อผู้ซื้อในการชำระเงินบนพื้นฐานของเอกสารการชำระเงินและการจัดส่งที่ส่งไปยังธนาคารที่ให้บริการของผู้ชำระเงิน ต้นทุนของผลิตภัณฑ์ที่จัดหาภายใต้สัญญา งานที่ทำ และการให้บริการ

ซัพพลายเออร์ออกคำสั่งคำขอชำระเงินในแบบฟอร์มมาตรฐาน (รหัส OKUD 0401064) และพร้อมกับเอกสารต่างๆ จะถูกส่งเป็นสามเท่าไปยังธนาคารของผู้ซื้อ ซึ่งจะโอนไปยังผู้ชำระเงิน และทิ้งเอกสารการจัดส่งไว้ในไฟล์ ตู้สำหรับบัญชีของผู้ชำระเงิน ผู้ชำระเงินจะแจ้งให้ธนาคารที่ให้บริการทราบถึงการปฏิเสธที่จะชำระเงินตามคำสั่งคำขอชำระเงินทั้งหมดหรือบางส่วนภายในสามวันนี้

คำร้องขอคำแนะนำ พร้อมด้วยเอกสารการจัดส่งที่แนบมาและหนังสือแจ้งการปฏิเสธการชำระเงินจะถูกส่งกลับไปยังซัพพลายเออร์โดยตรง

หากตกลงที่จะชำระเงินทั้งหมดหรือบางส่วนตามคำสั่งขอชำระเงินองค์กรผู้ชำระเงินจะดึงสำเนาทั้งหมดพร้อมลายเซ็นของบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้จำหน่ายบัญชีและตราประทับ เอกสารที่ครบถ้วนจะถูกส่งไปยังธนาคารที่ให้บริการ สำเนาแรกทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการหักเงินจากบัญชีของผู้ชำระเงินและหลังจากการทำธุรกรรมเสร็จสิ้นจะถูกวางไว้ในเอกสารของธนาคาร ส่วนที่สองจะถูกส่งไปยังธนาคารที่ให้บริการซัพพลายเออร์ ส่วนที่สามพร้อมกับเอกสารการจัดส่งจะถูกส่งกลับไปยังผู้ชำระเงินเป็นใบเสร็จรับเงินสำหรับการยอมรับและการชำระค่าสินค้า งานที่ทำ และการให้บริการ

องค์กรได้รับใบแจ้งยอดบัญชีกระแสรายวันจากธนาคารเป็นระยะ ๆ เช่น รายการธุรกรรมที่ดำเนินการในบัญชีปัจจุบันในช่วงเวลาหนึ่ง เอกสารที่แนบมากับใบแจ้งยอดธนาคารคือเอกสารที่ได้รับจากองค์กรอื่นตามการเครดิตหรือตัดเงินรวมถึงเอกสารสำหรับการตัดจำหน่ายที่ออกโดยองค์กร

สารสกัดจากบัญชีปัจจุบันคือสำเนาที่สองของบัญชีส่วนตัวขององค์กรที่ธนาคารเปิดให้ โดยการรักษาเงินทุนขององค์กร ธนาคารจะทำหน้าที่เป็นลูกหนี้ ในเรื่องนี้ยอดคงเหลือของเงินทุนและใบเสร็จรับเงินในบัญชีกระแสรายวันจะถูกบันทึกเป็นเครดิตในบัญชีกระแสรายวันและหนี้ที่ลดลง (การตัดเงินทุนการออกเงินสด) จะถูกบันทึกเป็นเดบิต เมื่อประมวลผลใบแจ้งยอดคุณควรจดจำลักษณะเฉพาะของการจัดทำโดยธนาคารและบันทึกยอดคงเหลือและใบเสร็จรับเงินในการเดบิตของบัญชีกระแสรายวันและการตัดเงินกู้ยืม

ทะเบียนบัญชีวิเคราะห์สำหรับบัญชีกระแสรายวัน

ในการบัญชีสำหรับยอดคงเหลือและกระแสเงินสดในบัญชีปัจจุบัน จะใช้บัญชีที่ใช้งาน 51 "บัญชีปัจจุบัน"

การเดบิตของบัญชีจะบันทึกการรับเงินสดจากเครื่องบันทึกเงินสด เงินฝากที่ไม่ใช่เงินสดจากผู้ซื้อ ลูกค้า และลูกหนี้รายอื่น เงินกู้ดังกล่าวสะท้อนถึงเงินทุนที่โอนเพื่อชำระหนี้ขององค์กรให้กับซัพพลายเออร์ ผู้รับเหมา และเจ้าหนี้อื่น ๆ ไปยังงบประมาณและกองทุนนอกงบประมาณ รวมถึงจำนวนเงินสดที่ออกให้กับองค์กรเพื่อจ่ายค่าจ้างและค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

ใบแจ้งยอดจากธนาคารแทนที่ทะเบียนการบัญชีเชิงวิเคราะห์สำหรับบัญชีปัจจุบัน ในขณะเดียวกันก็เป็นพื้นฐานสำหรับการบันทึกทางบัญชี เอกสารทั้งหมดที่แนบมากับใบแจ้งยอดจะถูกยกเลิกพร้อมประทับตรา “ยกเลิก” จำนวนเงินที่เข้าหรือหักจากบัญชีปัจจุบันอย่างไม่ถูกต้องจะแสดงในบัญชี 76.2 "การชำระหนี้สำหรับการเรียกร้องในรูเบิล" และธนาคารจะได้รับแจ้งจำนวนเงินดังกล่าวทันทีเพื่อแก้ไข หลังจากการแก้ไขปรากฏในข้อความต่อไปนี้ หนี้ก็จะถูกลบออกจากบัญชี 76.2 “ การชำระหนี้สำหรับการเรียกร้องในรูเบิล”

ในช่องของใบแจ้งยอดที่ตรวจสอบแล้วเทียบกับจำนวนธุรกรรมและในเอกสารจะมีการระบุรหัสบัญชีที่เกี่ยวข้องกับบัญชี 51 "บัญชีปัจจุบัน" และเอกสารยังระบุหมายเลขซีเรียลของรายการในใบแจ้งยอดด้วย การตรวจสอบและการประมวลผลคำชี้แจงจะต้องดำเนินการในวันที่ได้รับ

และทำธุรกรรมนั้นมีสิทธิได้รับใบแจ้งยอดบัญชีหรือใบแจ้งยอดธนาคาร อย่างไรก็ตาม หากบุคคลไม่มีความจำเป็นเร่งด่วนในการติดตามความเคลื่อนไหวของเงินทุนของตนเอง ขั้นตอนนี้ถือเป็นข้อบังคับสำหรับองค์กรและผู้ประกอบการแต่ละราย ดังนั้น วันนี้เราจะมาดูกันว่าใบแจ้งยอดบัญชีจะใช้งานได้นานแค่ไหน ใบแจ้งยอดบัญชี (เช่น บัตรเครดิต) มีลักษณะอย่างไร และจะรับได้อย่างไร

ใบแจ้งยอดบัญชีคืออะไร

ใบแจ้งยอดบัญชีเป็นเอกสารทางธนาคารที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ซึ่งสะท้อนถึงความเคลื่อนไหวของเงินทุนของลูกค้าธนาคาร

มีการกล่าวถึงใบแจ้งยอดบัญชีในฐานะเอกสารสำคัญในวิดีโอนี้:

รายละเอียดที่จำเป็น

สารสกัดเป็นเอกสารของแบบฟอร์มที่กำหนดขึ้นอย่างเคร่งครัดซึ่งระบุรายละเอียดที่จำเป็นดังต่อไปนี้:

• หมายเลขบัญชีลูกค้า
• วันที่ของใบแจ้งยอดก่อนหน้าซึ่งระบุยอดปิดบัญชี นอกจากนี้ยังเป็นยอดดุลยกมาในใบแจ้งยอดปัจจุบันด้วย
• รายละเอียดเอกสารตามการเคลื่อนย้ายเงินทุน
• จำนวนบัญชีผู้สื่อข่าว
• ยอดเงินสดซึ่งจะเป็นยอดคงเหลือยกมาสำหรับใบแจ้งยอดถัดไป
• จำนวนธุรกรรมในบัญชีเดบิตและเครดิต

หนังสือรับรองพร้อมใบแจ้งยอดบัญชี

ฟังก์ชั่น

และควรได้รับใบแจ้งยอดธนาคารเป็นประจำ นี่เป็นสิ่งจำเป็นเนื่องจากเอกสารนี้ช่วยให้เราสามารถแก้ไขปัญหาหลายประการ:

• การรายงาน. ก่อนอื่น จำเป็นสำหรับการใช้งานของคุณเองเพื่อประเมินความเคลื่อนไหวของเงินทุนในบัญชีได้อย่างถูกต้อง นอกจากนี้ จำเป็นต้องมีสารสกัดเพื่อรวบรวมและส่งรายงานไปยังองค์กรบุคคลที่สาม (พันธมิตร ธนาคาร หน่วยงานด้านภาษี) เพื่อยืนยันสถานการณ์จริง
• หลักฐานในศาล. หากมีข้อขัดแย้งเกิดขึ้นเกี่ยวกับการยืนยันธุรกรรมที่น่าสงสัย เอกสารที่ธนาคารรับรองจะทำหน้าที่เป็นหลักฐานการชำระเงินหรือไม่ชำระเงิน
• ระบบบัญชีอัตโนมัติ.
• การเปรียบเทียบข้อมูลที่มีอยู่ในสารสกัดพร้อมข้อมูลจากเอกสารหลัก - ใบเสร็จรับเงินและใบสั่งค่าใช้จ่าย
• หลักฐานการหักเงินจากบัญชีผิดพลาด. ในกรณีนี้ลูกค้าธนาคารจะต้องแจ้งให้ธนาคารทราบถึงสถานการณ์นี้ภายใน 10 วันหลังจากได้รับใบรับรอง มิฉะนั้นจะถือว่าลูกค้าเห็นด้วยกับยอดคงเหลือในบัญชี

ด้วยเหตุนี้ วัตถุประสงค์หลักของใบแจ้งยอดคือเพื่อจัดระเบียบการติดตามความเคลื่อนไหวของเงินทุนในบัญชีของลูกค้าเป็นประจำ

ลักษณะเฉพาะ

• ใบแจ้งยอดไม่ควรจัดเก็บไว้ในแผนกบัญชีขององค์กรเท่านั้น แต่ยังต้องดำเนินการตามกำหนดเวลาด้วย ซึ่งหมายความว่าข้อมูลที่มีอยู่ในนั้นจะต้องถูกป้อนลงในฐานข้อมูลการบัญชีพิเศษทันทีเมื่อได้รับ
• ธนาคารมีหน้าที่ต้องจัดเตรียมงบให้กับลูกค้าตาม "ข้อบังคับเกี่ยวกับกฎการบัญชีในสถาบันสินเชื่อที่ตั้งอยู่ในอาณาเขตของสหพันธรัฐรัสเซีย" พระราชบัญญัติกำกับดูแลนี้กำหนดว่าข้อกำหนดและขั้นตอนสำหรับธนาคารในการจัดทำใบแจ้งยอดจากบัญชีลูกค้าได้รับการควบคุมโดยข้อตกลงบัญชี

รับเอกสาร

ตามพระราชบัญญัตินี้ ธนาคารมีสิทธิ์จัดทำใบแจ้งยอดบัญชีแก่ลูกค้าในรูปแบบต่อไปนี้:

• อิเล็กทรอนิกส์;
• ในรูปแบบกระดาษ: ผ่านตู้ไปรษณีย์หรือโดยตรงจากพนักงานปฏิบัติการที่ดูแลบัญชี

อิเล็กทรอนิกส์

เมื่อจัดเตรียมสารสกัดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารจะถูกลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ (EDS) ซึ่งยืนยันว่าได้รับใบรับรองจากสถาบันสินเชื่อที่ระบุไว้ในนั้น

ข้อได้เปรียบสำหรับลูกค้าในการรับใบแจ้งยอดทางอิเล็กทรอนิกส์คือไม่จำเป็นต้องไปแสดงที่ธนาคาร ในกรณีนี้ ลูกค้าสามารถตรวจสอบยอดคงเหลือในบัญชี ณ วันที่ปัจจุบันที่ไม่ได้กำหนดไว้ได้เสมอ นอกจากนี้เขามีสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าบริการซึ่งจะทำให้เขาสามารถรับใบแจ้งยอดในเวลาที่สะดวกสำหรับเขา

เพื่อให้สามารถรับใบแจ้งยอดออนไลน์ได้ ลูกค้าจะต้องเชื่อมต่อกับธนาคารลูกค้าหรือธนาคารอินเทอร์เน็ต

ภาพสะท้อนของเงินที่ได้รับจากลูกค้าในใบแจ้งยอดธนาคารใน 1 อธิบายไว้ในวิดีโอนี้:

บนกระดาษ

อย่างไรก็ตาม ลูกค้าจำนวนมากยังคงต้องการรับใบแจ้งยอดที่สาขาของธนาคาร สิ่งนี้อธิบายได้จากความไว้วางใจของลูกค้าในเอกสารกระดาษที่ได้รับการรับรองโดยพนักงานของสถาบันสินเชื่อในระดับที่มากขึ้น

นอกจากนี้ยังไม่มีความเสี่ยงในการรับใบแจ้งยอดบัญชีออนไลน์ เมื่อบุคคลที่สามสามารถดักจับช่องทางการสื่อสารกับธนาคารได้ เมื่อติดต่อธนาคาร ลูกค้าสามารถถามคำถามของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับเขาได้ ดังนั้นวิธีนี้จึงถือว่าน่าเชื่อถือที่สุด

อย่างไรก็ตาม เมื่อได้รับใบแจ้งยอดที่สาขาธนาคาร จะต้องแสดงเอกสารบางอย่างเพื่อให้ธนาคารมั่นใจว่าลูกค้ามีสิทธิ์ได้รับสิ่งนี้ โดยปกติแล้วเอกสารเหล่านี้จะเป็นหนังสือเดินทางและหนังสือมอบอำนาจหากจำเป็น

ข้อมูลสำคัญ

• จากข้อมูลที่ให้ไว้ พนักงานธนาคารจะตรวจสอบข้อมูลประจำตัวของบุคคลที่ติดต่อเขา ในกรณีส่วนใหญ่ หัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กรหรือผู้ประกอบการรายบุคคลจะติดต่อกับธนาคารเพื่อขอรับใบแจ้งยอด
• ตามกฎแล้ว ใบแจ้งยอดจะถูกจัดเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารพิเศษและจัดเรียงตามส่วนท้ายของหมายเลขบัญชีของลูกค้า ใบแจ้งยอดที่ธนาคารสร้างจะถูกเก็บไว้ในสาขาเป็นเวลาสี่เดือน หลังจากนั้นอาจถูกทำลายได้
• เมื่อได้รับใบแจ้งยอด ลูกค้าจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แนบเอกสารทางการเงินที่จำเป็นทั้งหมดที่ยืนยันธุรกรรมแนบมาด้วย นี่คือเอกสารการชำระเงิน เช่น ตัวอย่างเช่น ใบสั่งการชำระเงินหรือความต้องการ เอกสารเหล่านี้จะต้องได้รับการรับรองด้วยตราประทับ "ยกเลิก"

เอกสารหลักในการบัญชี

ยินดีต้อนรับผู้อ่านที่รักเข้าสู่บล็อกของฉัน!

ปกติแล้วฉันจะดูอีเมลที่ทำงานทุกวัน แต่สัปดาห์นี้มันไม่ได้ผลและมีจดหมายสะสมมากมาย วันนี้ฉันตัดสินใจแยกมันออกและมีหัวข้อของบทความใหม่ขึ้นมาเอง เราจะพูดถึงเอกสารหลักเพราะนี่คือพื้นฐานของการลงทะเบียนและเป็นส่วนสำคัญของงานของนักบัญชี

ในระหว่างที่ฉันเรียน หัวข้อนี้ไม่ใช่หัวข้อที่สำคัญที่สุด และเป็นเรื่องยากที่จะเชี่ยวชาญในทางทฤษฎี แต่เมื่อฉันเริ่มทำงาน ฉันต้องชดเชยเวลาที่เสียไป เรามาดูความแตกต่างทั้งหมดล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงความยากลำบากในอนาคต ในหัวข้อที่แล้วเราดูทะเบียนการบัญชี ฉันรู้ว่ามันซับซ้อนนิดหน่อย แต่หลังจากบทความของวันนี้ก็จะง่ายขึ้นนิดหน่อย

เพื่อควบคุมทิศทางของเอกสารหลักอย่างมั่นใจ เราจะพิจารณา:

• แนวคิดและวัตถุประสงค์ของเอกสารหลักขององค์กร
• อนุญาตให้ใช้รายละเอียดบังคับและการเปลี่ยนแปลงเอกสารหลักได้
• กลุ่ม ประเภท ระดับรายละเอียด และการแก้ไขเอกสารที่เป็นไปได้
• ความถูกต้องและระยะเวลาการจัดเก็บของเอกสารหลัก

เป้าหมายหลักคือการเรียนรู้ที่จะแยกแยะเอกสารหลักจากเอกสารอื่นๆ ที่มีความสำคัญเท่าเทียมกัน เพื่อจดจำรายละเอียดและประเภทเอกสารเหล่านั้น ฉันสัญญาว่ามันจะน่าสนใจ มาเริ่มกันเลย!

วิธีทำงานอย่างถูกต้องกับเอกสารทางบัญชีหลัก

สำหรับผู้เริ่มต้น นักบัญชีที่ไม่มีประสบการณ์ และผู้ประกอบการ ฉันต้องการอธิบายหลักการทำงานกับเอกสารทางบัญชีเบื้องต้น

เอกสารที่คุณจะใช้งานแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม:

• ได้รับจากใครบางคน
• มาจากคุณ.

จะทำงานกับเอกสารขาเข้าได้อย่างไร?

1. พิจารณาว่าเอกสารนี้เป็นเอกสารทางบัญชีหรือไม่

เอกสารที่ยอมรับสำหรับการบัญชีจะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการสะท้อนในการบัญชี เช่น มีข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ทางธุรกิจที่เสร็จสมบูรณ์

ตัวอย่างเช่นใบเสร็จรับเงิน "พูด" เกี่ยวกับการจ่ายเงินให้ใครบางคน (ค่าใช้จ่าย) ใบแจ้งหนี้ - เกี่ยวกับการเคลื่อนย้ายสินค้าและวัสดุ (ใบเสร็จรับเงินค่าใช้จ่าย) ฯลฯ แต่ตัวอย่างเช่นใบสมัครของพนักงานที่มีการร้องขอให้ออก การล่วงหน้าโดยไม่มีวีซ่าผู้จัดการไม่สามารถรับเข้าทำงานได้

หมายเหตุ ร่าง บทความจากหนังสือพิมพ์ ฯลฯ ใดๆ จะไม่ใช่เอกสารทางบัญชี เช่นเดียวกับเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยฝ่าฝืนกฎที่กำหนดไว้สำหรับพวกเขา

2. พิจารณาว่า: เอกสารนี้ใช้กับองค์กรของคุณหรือไม่?

พูดง่ายๆ ก็คือเอกสารจะต้องเกี่ยวข้องกับองค์กรนี้ เช่น ต้องมีรายละเอียดขององค์กรของคุณ หรือจะต้องออกให้กับพนักงานของคุณ

มันเกิดขึ้นว่าพวกเขานำเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้องกับองค์กรนี้มาให้คุณด้วยเหตุผลหลายประการ นี่อาจเป็นเพียงความผิดพลาด หรืออาจเป็นได้ว่าพนักงานพยายามตัดจำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบออกอย่างมีสติ

อาจเป็นไปได้ว่ามีการจงใจออกเอกสารสำหรับการซื้อสินค้าและวัสดุ (งานบริการ) ให้กับองค์กรที่กำหนดเพื่อรับจำนวนเงินเพิ่มเติมสำหรับการหักภาษี

หากความแตกต่างระหว่างประเภทกิจกรรมของคุณกับสาระสำคัญของเอกสารนั้นโดดเด่น จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่คำนึงถึงเอกสารนี้

อีกประเด็นหนึ่ง - บางทีคู่สัญญาอาจไม่มีเหตุผลที่จะออกเอกสารนี้ให้กับคุณ เช่น คุณไม่มีความสัมพันธ์ตามสัญญากับพวกเขา

ตัวอย่างเช่น บริษัทจัดหาพลังงานส่งใบเรียกเก็บเงินถึงคุณโดยไม่เข้าใจว่าค่าไฟฟ้าที่คุณใช้นั้นจ่ายโดยองค์กรอื่น เช่น เจ้าของบ้าน

3. ตรวจสอบรายละเอียด

คู่สัญญามีหน้าที่รับผิดชอบในความถูกต้องของรายละเอียด ในปัจจุบัน องค์กรหลายแห่งใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ดังนั้นตามกฎแล้ว อย่าทำผิดพลาดในรายละเอียดแม้ว่าจะเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้นก็ตาม แต่คุณควรตรวจสอบรายละเอียดของคุณอีกครั้ง เพราะมักจะมีข้อผิดพลาด

ควรพูดแยกกันเกี่ยวกับเอกสารที่เขียนด้วยลายมือ - นอกเหนือจากข้อเท็จจริงที่ว่ามีข้อผิดพลาดในเอกสารเหล่านั้นแล้ว เอกสารดังกล่าวยังเป็นของปลอมด้วย เช่น เขียนในนามขององค์กรที่ไม่มีอยู่จริง

สามารถตรวจสอบซ้ำได้ผ่านทะเบียนผู้เสียภาษีบนเว็บไซต์ของคณะกรรมการภาษีแห่งสาธารณรัฐคาซัคสถานว่ามีวิสาหกิจดังกล่าวอยู่หรือไม่

ลายเซ็นในเอกสารต้องเป็นของแท้ กล่าวคือ บุคคลเหล่านั้นที่ตนอยู่ด้วย และบุคคลเหล่านี้ต้องมีสิทธิ์ลงนามในเอกสารดังกล่าว ไม่อนุญาตให้ใช้ลายเซ็นโทรสารในเอกสาร

อาจมีตราประทับหลายอันในองค์กรเดียว ตรวจสอบว่ามีตราประทับอยู่บนเอกสารนี้หรือไม่ ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ไม่ควรมีตราประทับว่า "ทรัพยากรบุคคล"

นอกจากนี้ยังเกิดขึ้นว่ามีการออกเอกสารให้กับองค์กรที่มีชื่อคล้ายกันโดยไม่ตั้งใจ ในกรณีดังกล่าวทั้งหมด คุณต้องติดต่อองค์กรนี้และขอให้ทำเอกสารใหม่

4. เหตุการณ์ดังกล่าวสะท้อนให้เห็นในเอกสารที่เกิดขึ้นจริงหรือไม่?

บางทีซัพพลายเออร์อาจไม่ได้จัดหาสินค้าและวัสดุเหล่านี้ให้กับคุณหรือไม่ได้ให้บริการเหล่านี้แก่คุณ หรือคู่สัญญาอาจออกใบแจ้งหนี้สำหรับปริมาณ ราคา และจำนวนเงินที่ต้องการมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น สินค้าที่ระบุในใบแจ้งหนี้ไม่ได้ถูกส่งไปยังคลังสินค้าของคุณ ผู้เชี่ยวชาญของคุณจะต้องยอมรับ (ยืนยัน) เอกสารนี้ ในตัวอย่างนี้ ผู้จัดการคลังสินค้าต้องยืนยันสิ่งนี้ด้วยลายเซ็นของเขาเมื่อได้รับสินค้า

และราคา ปริมาณ และเงื่อนไขการซื้อจะต้องเปรียบเทียบกับเงื่อนไขในสัญญา สิ่งนี้จะต้องได้รับการยืนยันจากนักเศรษฐศาสตร์ - นักการตลาดหรือซัพพลายเออร์

5. กำหนดว่าเอกสารเป็นของช่วงใด

ระยะเวลาอาจเป็น:

• เดือนนี้,
• ไตรมาสปัจจุบัน
• ปีนี้,
• เดือนที่แล้ว
• ไตรมาสที่แล้ว
• ปีที่แล้ว.

สิ่งนี้กำหนดว่าจำเป็นต้องยอมรับเอกสารนี้สำหรับการบัญชีหรือไม่ ใช่ มันเกิดขึ้นเช่นกัน ตัวอย่างเช่น พวกเขานำใบแจ้งหนี้มาในช่วงเวลาที่ผ่านมา - ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของคุณว่าจะยอมรับเพื่อการบัญชีหรือไม่

โดยทั่วไป แน่นอนว่า คุณต้องยอมรับเอกสารสำหรับการบัญชี แต่ถ้าคุณยอมรับ จะทำให้จำเป็นต้องปรับรายงาน รวมถึงรายงานภาษีด้วย

อย่างไรก็ตาม หากรายงานของช่วงที่ผ่านมาของปีปัจจุบัน (ไตรมาสที่แล้ว เดือนที่แล้ว) แก้ไขได้ไม่ยาก รายงานของปีที่แล้วก็จะแก้ไขได้ยากมาก ทางเลือกเป็นของคุณ

บางทีคุณอาจมี (มี) เอกสารนี้แล้ว อาจเป็นสำเนา (สำเนา) หรือเอกสารนี้ถูกพรากไปจากคุณเพื่ออะไรบางอย่างและตอนนี้ถูกส่งคืนแล้ว ระวังอย่าโพสต์เอกสารเดียวกันสองครั้ง สิ่งนี้จะสร้างมูลค่าการซื้อขายสองเท่า กล่าวคือ จะเพิ่มจำนวนที่แน่นอนอย่างไม่สมเหตุสมผล

6. กำหนดว่าเอกสารเป็นของส่วนใดของการบัญชี

ส่วนการบัญชี:

1. เครื่องบันทึกเงินสด,
2. ธนาคาร,
3. วัสดุ,
4. สินค้า,
5. สินทรัพย์ถาวร,
6. บุคคลที่รับผิดชอบ
7. ซัพพลายเออร์,
8. ผู้ซื้อ เป็นต้น

วิธีทำงานกับเอกสารขาเข้า

มีระเบียบการจัดทำเอกสารตามมาตราการบัญชี คุณสามารถอ่านสิ่งนี้ได้ในตำราการบัญชีทุกเล่ม ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งยอดธนาคารเป็นเอกสารในส่วน "ธนาคาร" ทะเบียนที่คุณจะยื่นเอกสารนี้เรียกอีกอย่างว่า

มันง่ายมาก แต่ด้วยเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการรับสินค้าและวัสดุทำให้สถานการณ์มีความซับซ้อนมากขึ้น

พิจารณาว่าสินค้าคงคลังที่ได้รับสำหรับบริษัทของคุณคืออะไร: วัสดุ ผลิตภัณฑ์ สินทรัพย์ถาวร สินทรัพย์ไม่มีตัวตน หรือบริการ/งาน (และอาจเกิดขึ้นได้)

วัสดุ- นี่คือสิ่งที่ใช้ในการทำงานและในเวลาเดียวกันก็ถูกใช้ไปนั่นคือ สิ้นสุด ตัวอย่างเช่น นี่คือกระดาษ น้ำมันเบนซิน ซีเมนต์ ฯลฯ วัสดุเปลี่ยนรูปร่าง: เป็นซีเมนต์ - กลายเป็นผลิตภัณฑ์คอนกรีต

ผลิตภัณฑ์ซึ่งแตกต่างจากวัสดุไม่ได้ใช้ในการทำงานมีการซื้อเพื่อขายเพิ่มเติมเช่น เพื่อขาย นี่เป็นข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียว แต่ในทางปฏิบัติ ผลิตภัณฑ์อาจเป็นกระดาษ น้ำมันเบนซิน หรือซีเมนต์ ขึ้นอยู่กับสิ่งที่เรากำลังซื้อขาย
ไดเรกทอรีของสินค้าในโปรแกรม 1C เรียกว่า "ระบบการตั้งชื่อ"

สิ่งหลัก- นี่เป็นเครื่องมือประเภทหนึ่งที่ใช้ในการทำงานซึ่งต่างจากวัสดุตรงที่ไม่เปลี่ยนรูปแบบทางกายภาพ นั่นคือมันไม่สิ้นสุดและไม่ถูกบริโภค

ตัวอย่างเช่น นี่คือโต๊ะ คอมพิวเตอร์ รถยนต์ ฯลฯ และหลังจากใช้งานไปหลายปี ก็จะยังคงเป็นโต๊ะ คอมพิวเตอร์ และรถยนต์ เฉพาะระหว่างการดำเนินการเท่านั้นที่จะมีการเสื่อมราคา (การสึกหรอ) ของระบบปฏิบัติการ

ในโปรแกรม 1C ระบบปฏิบัติการเรียกว่าสินทรัพย์ถาวร

นอกจากนี้ยังเกิดขึ้นที่มีการออกเอกสารสำหรับบริการบางอย่าง (งาน) ราวกับว่าพวกเขากำลังขายผลิตภัณฑ์ให้คุณ ตัวอย่างเช่น สถานีบริการเปลี่ยนน้ำมันเครื่องในเครื่องยนต์ของรถคุณ และใบกำกับสินค้าแทน "การเปลี่ยนถ่ายน้ำมันเครื่อง" ระบุว่า "น้ำมันเครื่องเช่นนั้น ปริมาณดังกล่าว ในราคาดังกล่าว"

ถามตัวเองด้วยคำถาม: เราได้รับผลิตภัณฑ์นี้ในมือของเราจริงหรือ? เลขที่ นี่คือบริการ (งาน) และจะต้องได้รับเอกสารนี้ตามนั้น

7. คุณจะยื่นเอกสารนี้ในทะเบียน (วารสาร) ใด?

พิจารณาเรื่องนี้ทันที และควรยื่นเอกสารแทนทันทีหลังจากประมวลผลแล้ว เป็นความจริงที่ว่าเอกสารยังไม่สามารถ "ลบออก" ได้ - แต่ยังต้องมีการแก้ไขหรือชี้แจงในบางสถานการณ์ ขอแนะนำให้มีโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับกระดาษดังกล่าวหรือถาดแยก

ข้อบกพร่องที่เลวร้ายที่สุดประการหนึ่งที่นักบัญชีอาจมีคือความเกียจคร้าน เอกสารที่เก็บไว้ “ไว้ใช้ทีหลัง” อาจทำให้เกิดปัญหาได้มากมาย

ดังนั้นจึงควรดำเนินการเอกสารโดยเร็วที่สุดเมื่อได้รับ เอกสารที่ถูกเลื่อนออกไปด้วยเหตุผลวัตถุประสงค์จะต้องได้รับการสรุปทันทีที่มีโอกาสเกิดขึ้น

8. พิจารณา: จะมีเหตุการณ์ใดๆ ในอนาคตที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนี้หรือไม่

เอกสารบางอย่างอาจมีผลกระทบในอนาคต เช่น การแจ้งจากคณะกรรมการภาษีอาจส่งผลอันไม่พึงประสงค์ในอนาคต เช่น การจับกุมบัญชี เป็นต้น ดังนั้นเอกสารดังกล่าวจึงต้องจัดการทันทีโดยเลื่อนเรื่องอื่นๆ ทั้งหมดออกไป

นอกจากนี้ยังมีเอกสารที่อาจมีผลกระทบที่ไม่พึงประสงค์หลังจากที่คุณยืนยันความถูกต้องแล้ว ตัวอย่างเช่น รายงานการกระทบยอดที่ระบุบัญชีเจ้าหนี้ของคุณ ซึ่งอาจเป็นพื้นฐานในการยื่นฟ้องบริษัทของคุณ

ดังนั้นหากไม่แน่ใจควรทิ้งเอกสารดังกล่าวไว้ตามดุลยพินิจของผู้จัดการจะดีกว่า เอกสารอื่นอาจต้องได้รับเอกสารอื่น

ตัวอย่างเช่นใบแจ้งหนี้สำหรับการรับสินค้าโดยไม่มีใบแจ้งหนี้ อาจเป็นไปได้ว่าคู่สัญญาของคุณจะออกใบแจ้งหนี้ทั่วไปให้กับคุณในภายหลังสำหรับระยะเวลาหรือปริมาณสินค้าที่แน่นอน

ในกรณีนี้ จะต้องรวบรวมใบแจ้งหนี้เหล่านี้ และทันทีหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาหรือได้รับปริมาณที่ตกลงกันไว้ ให้เตือนซัพพลายเออร์เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ทันที

มีความจำเป็นต้องกล่าวถึงสิ่งต่อไปนี้: นักบัญชีจะต้องควบคุมการรับเอกสารที่จำเป็นให้ตรงเวลา

เอกสารที่คาดว่าจะได้รับซึ่งคุณรู้ จะต้องเรียกร้องจากคู่สัญญาหรือพนักงานที่รับผิดชอบ หากไม่ได้รับภายในกรอบเวลาที่กำหนด

ที่มา: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

เอกสารเบื้องต้นทางบัญชี

พื้นฐานสำหรับการลงรายการในทะเบียนการบัญชีคือ เอกสารต้นฉบับ.

เอกสารหลักได้รับการยอมรับสำหรับการบัญชีหากรวบรวมตามแบบฟอร์มที่มีอยู่ในอัลบั้มของเอกสารการบัญชีหลักรูปแบบรวมตามข้อบังคับเกี่ยวกับการบัญชีและการรายงานทางการเงินในสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลัง รัสเซียลงวันที่ 29 กรกฎาคม 2541 ฉบับที่ 34 n (แก้ไขเพิ่มเติมโดย 03/26/2550 ฉบับที่ 26n)

หากจำเป็น อาจรวมบรรทัดและคอลัมน์เพิ่มเติมไว้ในแบบฟอร์มมาตรฐาน แต่รายละเอียดทั้งหมดที่ระบุไว้ในแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติจะต้องคงไว้ การเปลี่ยนแปลงที่ทำจะต้องเป็นทางการตามคำสั่งที่เหมาะสม (คำสั่ง)

เฉพาะแบบฟอร์มเอกสารสำหรับการบันทึกธุรกรรมเงินสดเท่านั้นที่จะไม่มีการเปลี่ยนแปลงตามขั้นตอนการใช้เอกสารการบัญชีหลักในรูปแบบรวมที่ได้รับอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 24 มีนาคม 2542 ฉบับที่ 20

แบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียจะมีโซนการเข้ารหัสข้อมูลที่กรอกตามตัวแยกประเภทภาษารัสเซียทั้งหมด

รหัสที่ไม่มีลิงก์ไปยังตัวแยกประเภทรัสเซียทั้งหมด (เช่นคอลัมน์ที่มีชื่อ "ประเภทการดำเนินการ") มีวัตถุประสงค์เพื่อสรุปและจัดระบบข้อมูลเมื่อประมวลผลข้อมูลโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และป้อนตามระบบการเข้ารหัสที่ใช้ในองค์กร .

นอกจากนี้แบบฟอร์มที่พัฒนาขึ้นอย่างอิสระโดยองค์กรขนาดเล็กที่มีรายละเอียดบังคับที่เกี่ยวข้องซึ่งกำหนดไว้ในกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับการบัญชี" ได้รับการยอมรับสำหรับการบัญชี

คุณสามารถพัฒนาเฉพาะเอกสารที่ไม่อยู่ในอัลบั้มของรูปแบบรวมเท่านั้น

รายละเอียดเอกสารทางบัญชีเบื้องต้น

รายละเอียดบังคับของเอกสารการบัญชีหลัก ได้แก่ :

• ชื่อเรื่องของเอกสาร
• วันที่จัดทำ;
• ชื่อขององค์กรในนามของเอกสารที่จัดทำขึ้น
• เนื้อหาของธุรกรรมทางธุรกิจทั้งในแง่กายภาพและการเงิน
• รายชื่อตำแหน่งของผู้รับผิดชอบในการทำธุรกรรมทางธุรกิจและความถูกต้องของการดำเนินการ
• ลายเซ็นส่วนตัวของบุคคลเหล่านี้

การดำเนินการตามเอกสารการบัญชีหลักอย่างทันท่วงทีและมีคุณภาพสูง การโอนไปยังแผนกบัญชีภายในกรอบเวลาที่กำหนดเพื่อการสะท้อนในการบัญชีตลอดจนความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารนั้นรับประกันโดยบุคคลที่รวบรวมและลงนามในเอกสารเหล่านี้

รายชื่อบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ลงนามในเอกสารการบัญชีหลักได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรตามข้อตกลงกับหัวหน้าฝ่ายบัญชี

เอกสารที่ใช้ในการบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจด้วยกองทุนนั้นลงนามโดยหัวหน้าองค์กรและหัวหน้าบัญชี เจ้าหน้าที่คนอื่น ๆ อาจลงนามในเอกสารหลักแทนหัวหน้าและหัวหน้าบัญชี แต่รายชื่อจะต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรและ ตกลงกับหัวหน้าฝ่ายบัญชีแล้ว

เอกสารหลักเป็นหลักฐานลายลักษณ์อักษรที่แสดงถึงความสมบูรณ์ของธุรกรรมทางธุรกิจ (การชำระค่าสินค้า การออกเงินสดในบัญชี ฯลฯ) และจะต้องจัดทำขึ้นในเวลาที่ทำธุรกรรม และหากไม่สามารถทำได้ ให้ดำเนินการทันทีหลังจากเสร็จสิ้นธุรกรรม .

ประเภทของเอกสาร

เอกสารหลักทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นกลุ่มต่อไปนี้:

1. องค์กรและการบริหาร
2. ยกโทษ;
3. เอกสารทางบัญชี

เอกสารขององค์กรและธุรการ ได้แก่ คำสั่ง คำแนะนำ หนังสือมอบอำนาจ เป็นต้น เอกสารเหล่านี้อนุญาตให้มีการทำธุรกรรมทางธุรกิจบางอย่าง

เอกสารประกอบ ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ข้อกำหนด ใบรับสินค้า ใบรับรองการยอมรับ ฯลฯ เอกสารเหล่านี้สะท้อนถึงข้อเท็จจริงของธุรกรรมทางธุรกิจและข้อมูลที่มีอยู่ในนั้นจะถูกบันทึกลงในทะเบียนทางบัญชี

เอกสารบางอย่างมีทั้งอนุญาตและยกเว้นโทษ ซึ่งรวมถึง ตัวอย่างเช่น คำสั่งซื้อเงินสด บัญชีเงินเดือน ฯลฯ

ตารางการไหลของเอกสารในองค์กร

เพื่อการบำรุงรักษาการบัญชีหลักอย่างเหมาะสม ตารางการไหลของเอกสารได้รับการพัฒนาและอนุมัติซึ่งกำหนดลำดับและระยะเวลาของการเคลื่อนย้ายเอกสารหลักภายในองค์กรและการรับโดยแผนกบัญชี

เอกสารหลักที่ได้รับจากแผนกบัญชี (นักบัญชี) จะต้องได้รับการตรวจสอบ:

• ตามแบบฟอร์ม (ความครบถ้วนและถูกต้องของเอกสาร, กรอกรายละเอียด);
• เลขคณิต (การนับจำนวน);
• ตามเนื้อหา (การเชื่อมต่อของตัวบ่งชี้แต่ละตัว, ไม่มีความขัดแย้งภายใน)

ทะเบียนการบัญชี

หลังจากการยอมรับ ข้อมูลจากเอกสารหลักจะถูกโอนไปยังทะเบียนการบัญชี และจะมีการทำเครื่องหมายบนเอกสารเองเพื่อแยกความเป็นไปได้ของการใช้ซ้ำซ้อน (ตัวอย่างเช่น ระบุวันที่เข้าสู่ทะเบียนการบัญชี)

ทะเบียนการบัญชี- แผ่นกระดาษเหล่านี้ได้รับการดัดแปลงเป็นพิเศษสำหรับการบันทึกและจัดกลุ่มข้อมูลรับรอง พวกเขาจะถูกเก็บไว้ในหนังสือพิเศษ (นิตยสาร) บนแผ่นงานและการ์ดแยกกันในรูปแบบของไดอะแกรมเครื่องจักรที่ได้รับโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เช่นเดียวกับบนเทปแม่เหล็ก ดิสก์ ฟล็อปปี้ดิสก์ และสื่อคอมพิวเตอร์อื่น ๆ

ธุรกรรมทางธุรกิจจะต้องสะท้อนให้เห็นในการลงทะเบียนการบัญชีตามลำดับเวลาและจัดกลุ่มตามบัญชีการบัญชีที่เหมาะสม

ในลักษณะที่ปรากฏทะเบียนการบัญชีคือ:

1. หนังสือ (เครื่องบันทึกเงินสด, หลัก);
2. บัตร (การบัญชีสินทรัพย์ถาวร, การบัญชีวัสดุ);
3. นิตยสาร (แผ่นหลวมหรือมีเส้น)

ตามประเภทของบันทึกที่ทำขึ้น การลงทะเบียนจะแบ่งออกเป็น:

1. ตามลำดับเวลา (บันทึกการลงทะเบียน);
2. เป็นระบบ (บัญชีแยกประเภททั่วไป);
3. รวม (คำสั่งวารสาร)

ตามระดับรายละเอียดของข้อมูลที่มีอยู่ในทะเบียนการบัญชีมีดังนี้:

1. สังเคราะห์ (บัญชีแยกประเภททั่วไป);
2. วิเคราะห์ (การ์ด);
3. รวม (วารสารการสั่งซื้อ)

รายการในเอกสารหลักจะต้องทำโดยวิธีการที่ทำให้มั่นใจในความปลอดภัยของรายการเหล่านี้ตามระยะเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการจัดเก็บในที่เก็บถาวร

เอกสารทางบัญชีหลักและเอกสารรวมสามารถรวบรวมเป็นกระดาษและสื่อคอมพิวเตอร์ได้ ในกรณีหลังนี้ องค์กรมีหน้าที่ต้องจัดทำสำเนาเอกสารดังกล่าวบนกระดาษสำหรับผู้เข้าร่วมรายอื่นในธุรกรรมทางธุรกิจด้วยค่าใช้จ่ายของตนเอง รวมถึงตามคำขอของเจ้าหน้าที่ที่ใช้การควบคุมตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย ศาลและสำนักงานอัยการ

สำหรับการส่งไปยังไฟล์เก็บถาวร เอกสารจะถูกเลือกตามลำดับเวลา เสร็จสมบูรณ์ เย็บเล่ม และจัดเก็บในโฟลเดอร์ การส่งเอกสารไปยังที่เก็บถาวรจะมาพร้อมกับใบรับรอง

เมื่อจัดเก็บทะเบียนการบัญชีจะต้องได้รับการปกป้องจากการแก้ไขที่ไม่ได้รับอนุญาต การแก้ไขข้อผิดพลาดในทะเบียนการบัญชีจะต้องมีเหตุผลและยืนยันโดยลายเซ็นของผู้ทำการแก้ไขโดยระบุวันที่แก้ไข

บุคคลที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่มีอยู่ในทะเบียนการบัญชีและรายงานการบัญชีภายในจะต้องรักษาความลับทางการค้า สำหรับการเปิดเผยข้อมูล พวกเขามีความรับผิดชอบที่กำหนดโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย

แก้ไขข้อผิดพลาดในเอกสารหลักและทะเบียนการบัญชี ตามมาตรา. 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "ในการบัญชี" ไม่ได้รับอนุญาตให้ทำการแก้ไขเงินสดและเอกสารธนาคาร

การแก้ไขสามารถทำได้ในเอกสารการบัญชีหลักอื่น ๆ โดยข้อตกลงกับผู้เข้าร่วมในธุรกรรมทางธุรกิจเท่านั้นซึ่งจะต้องได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นของบุคคลเดียวกันกับที่ลงนามในเอกสารซึ่งระบุวันที่แก้ไข

รายละเอียดของเอกสารหลักที่ต้องแก้ไขจะถูกขีดฆ่าด้วยเส้นที่ชัดเจนแต่บางเพื่อให้มองเห็นความหมายดั้งเดิม (เนื้อหา) ของรายละเอียดที่แก้ไข ข้างๆกันมีข้อความเขียนด้วยลายมือว่า “เชื่อคนถูก” และการแก้ไขนั้นได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของผู้แก้ไข โดยระบุนามสกุลและชื่อย่อ

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลัก

ตามมาตรา. 17 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง“ ในการบัญชี” องค์กรจะต้องจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลักทะเบียนการบัญชีและงบการเงินตามระยะเวลาที่กำหนดตามกฎสำหรับการจัดระเบียบกิจการเก็บถาวรของรัฐ แต่ อย่างน้อยห้าปี

การเรียกคืนเอกสารหลัก

กฎหมายการบัญชีไม่มีกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนซึ่งควบคุมขั้นตอนการกู้คืนเอกสารหลักในกรณีที่เอกสารสูญหาย

กฎระเบียบจำนวนหนึ่งกำหนดเฉพาะระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารทางบัญชีหลักเท่านั้น กฎหมายไม่ได้กำหนดสิ่งที่องค์กรควรทำในกรณีที่เอกสารสูญหายด้วยเหตุผลที่อยู่นอกเหนือการควบคุม ในจดหมายของกรมสรรพากรของรัสเซียสำหรับมอสโกลงวันที่ 13 กันยายน 2545 ฉบับที่ 26-12/43411 แนะนำให้หัวหน้าองค์กรในกรณีที่เอกสารหลักสูญหายหรือถูกทำลาย:

• ตามคำสั่งให้แต่งตั้งคณะกรรมการเพื่อตรวจสอบสาเหตุของการสูญหายหรือถูกทำลายของเอกสารหลักเพื่อเข้าร่วมโดยเชิญตัวแทนของหน่วยงานสืบสวนการรักษาความปลอดภัยและการกำกับดูแลอัคคีภัยของรัฐตามความจำเป็น
• ใช้มาตรการเพื่อเรียกคืนเอกสารหลักเหล่านั้นที่ต้องได้รับการบูรณะและจัดเก็บตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ตัวอย่างเช่นสามารถรับสำเนางบกระแสเงินสดในบัญชีธนาคารได้จากธนาคารที่เปิดบัญชีขององค์กร สัญญา การกระทำ ใบกำกับสินค้าสามารถขอได้จากคู่สัญญา ฯลฯ

แต่เป็นไปไม่ได้เสมอไปที่จะได้รับเอกสารที่สูญหายทั้งหมดซ้ำกัน เช่น หากมีคู่สัญญาจำนวนมาก เนื่องจากไม่มีซัพพลายเออร์ (ผู้ซื้อ) ในที่อยู่ที่เคยรู้จัก หรือเนื่องจากขาดการติดต่อดังกล่าว ดังนั้นด้วยเหตุผลวัตถุประสงค์ องค์กรจะไม่สามารถกู้คืนเอกสารหลักที่สูญหายทั้งหมดได้

คำถามเชิงปฏิบัติ: จะทำอย่างไรในกรณีนี้? ควรแจ้งหน่วยงานภาษีหรือไม่?

ตามที่ผู้เชี่ยวชาญจำนวนหนึ่งระบุว่า ไม่จำเป็นต้องแจ้งเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภาษี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากสิ่งนี้จะไม่ช่วยหลีกเลี่ยงความรับผิดที่อาจเกิดขึ้น และการไม่มีเอกสารหลักอาจส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับตามมาตรา 120 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย

ในกรณีนี้ ผู้เสียภาษีสามารถเลือกได้ 3 ทางเลือก:

1. หากเป็นไปได้ ให้กู้คืนเอกสารที่สูญหาย (อย่างน้อยบางส่วน)
2. ทำรายการแก้ไขสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่มีเอกสารและสะท้อนถึงการแก้ไขในการคืนภาษีเงินได้ที่ปรับปรุงสำหรับปีที่รายงาน เนื่องจากค่าใช้จ่ายที่ไม่มีเอกสารจะไม่รับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในการบัญชีภาษี
3. เพื่อให้ตัวแทนของหน่วยงานด้านภาษีในกรณีของการตรวจสอบภาษีสามารถกำหนดจำนวนเงินที่ต้องชำระให้กับงบประมาณโดยการคำนวณตามข้อมูลที่มีให้กับผู้เสียภาษีรวมทั้งบนพื้นฐานของข้อมูลเกี่ยวกับผู้เสียภาษีอื่นที่คล้ายคลึงกัน (ข้อ 7 , ข้อ 1, บทความ 31 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

การยึดเอกสารเบื้องต้น

สามารถยึดได้โดยหน่วยงานสอบสวน การสอบสวนเบื้องต้น และสำนักงานอัยการ ศาล หน่วยงานด้านภาษี และหน่วยงานกิจการภายในเท่านั้น โดยยึดตามการตัดสินใจตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย

หนังสือกระทรวงการคลัง RSFSR ลงวันที่ 26 กรกฎาคม 2534 ฉบับที่ 16/176 เห็นชอบคำสั่งเกี่ยวกับขั้นตอนการยึดโดยเจ้าหน้าที่ตรวจภาษีของรัฐเอกสารระบุการปกปิด (น้อยเกินไป) ของกำไร (รายได้) หรือ การปกปิดวัตถุอื่นจากการเก็บภาษีจากวิสาหกิจ สถาบัน องค์กร และประชาชน

หัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือเจ้าหน้าที่อื่น ๆ ขององค์กรมีสิทธิ์โดยได้รับอนุญาตและต่อหน้าตัวแทนของหน่วยงานที่ดำเนินการยึดเอกสารในการทำสำเนาเอกสารที่ระบุเหตุผลและวันที่ยึด

ใบแจ้งยอดธนาคารจากบัญชีกระแสรายวันเป็นเอกสารทางการเงินที่สำคัญที่สุดที่สะท้อนถึงธุรกรรมทางธนาคารที่ดำเนินการและความเคลื่อนไหวของเงินทุนในบัญชีอย่างชัดเจน

เอกสารเงิน

นอกจากใบแจ้งยอดจากธนาคารแล้ว ยังรวมถึง:

• คำสั่งซื้อเงินสดทั้งขาเข้าและขาออก
• เช็ค;
• ใบเสร็จรับเงินสำหรับการฝากเงิน
• ลูกหนี้การโอน
• คูปองน้ำมัน;
• แสตมป์.

เอกสารเงินสดสามารถมีได้สองประเภทหลัก:

• ให้สิทธิแก่เจ้าของในการรับเงินจำนวนหนึ่งหรือใช้สิทธิอื่น ๆ เมื่อมีการนำเสนอในอนาคต (เช่น เช็ค)
• ยืนยันการทำธุรกรรมทางการเงินหรือสินค้าโภคภัณฑ์ที่ทำแล้วที่โต๊ะเงินสดขององค์กรธุรกิจหรือในบัญชีที่เปิดโดยสถาบันสินเชื่อ

แนวคิดเรื่องใบแจ้งยอดธนาคาร

- นี่คือเอกสาร:

• ซึ่งเป็นสำเนาบันทึกบัญชีของสถาบันการเงินทุกประการ
• มีลักษณะทางการเงิน
• แสดงรายได้และรายจ่ายของเงินทุนของลูกค้าเอง
• ออกให้เขาโดยแผนกบริการในมือของเขาทางอิเล็กทรอนิกส์หรือส่งทางไปรษณีย์ทุกวันหรือในช่วงระยะเวลาการรายงานอื่นที่กำหนด

สิ่งต่อไปนี้จะต้องแนบมากับเอกสารนี้:

• เอกสารที่ได้รับจากคู่สัญญาที่ทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการเคลื่อนย้ายเงิน - การเครดิตหรือการเดบิต
• เอกสารที่ออกโดยสถาบัน

การรับและการออกเงินสดการโอนเข้าบัญชีจะดำเนินการโดยสถาบันสินเชื่อตามเอกสารบางอย่างเช่น:

• เช็คการชำระบัญชี;
• คำขอชำระเงินหรือคำสั่งซื้อ

ใบแจ้งยอดจากธนาคารมีลักษณะไม่เหมือนกันเนื่องจากความแตกต่างในเทคโนโลยีที่ใช้ อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารควรแสดงชุดรายละเอียดที่กำหนดไว้เสมอ:

• หมายเลขบัญชียี่สิบหลัก
• วันที่ของแถลงการณ์ก่อนหน้า ยอดคงเหลือของส่วนของผู้ถือหุ้น ณ เวลาที่จัดทำ
• รายละเอียดเอกสารประกอบที่ใช้เป็นพื้นฐานในการทำธุรกรรมทางธนาคาร
• วัตถุประสงค์ของการชำระเงิน
• ผู้โอนเงินให้หรือรับเงินจากใคร
• จำนวนเดบิตและเครดิต
• เงินที่เหลือ.

คุณสมบัติของการสร้างเอกสาร

เนื่องจากบัญชีเป็นบัญชีกระแสรายวัน สถาบันการเงินจึงเก็บเงินที่เป็นของลูกค้าไว้ จึงถือเป็นลูกหนี้และแสดงยอดเป็นเจ้าหนี้ของตนเอง โดยที่:

• บัญชีส่วนตัวของลูกค้าสำหรับสถาบันสินเชื่อเป็นแบบพาสซีฟ
• การเครดิตและยอดคงเหลือของเงินในใบแจ้งยอดธนาคารจะแสดงสำหรับการกู้ยืม
• เงินที่ตัดออกจะมองเห็นได้ว่าเป็นเดบิตเนื่องจากจากมุมมองของสถาบันการเงินข้อเท็จจริงของการโอนจากบัญชีจะช่วยลดหนี้ให้กับลูกค้า

ใบแจ้งยอดจากธนาคารเป็นอะนาล็อกที่สมบูรณ์และทดแทนการลงทะเบียนการบัญชีเชิงวิเคราะห์ได้อย่างสมบูรณ์ เอกสารการชำระเงินที่แนบมากับใบแจ้งยอดธนาคารจะถูกยกเลิกพร้อมประทับตราที่เหมาะสม

เนื่องจากความผิดของลูกค้า หากการตัดหรือการเครดิตเกิดขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจ เงินจะต้องถูกโอนไปยังบัญชี 63 “การชำระหนี้การเรียกร้อง” และสถาบันสินเชื่อจะได้รับแจ้งข้อเท็จจริงนี้ทันทีเพื่อทำการเปลี่ยนแปลง สถาบันการเงินทำการแก้ไขที่จำเป็นในเอกสารฉบับถัดไป

กำลังตรวจสอบใบแจ้งยอดธนาคารของคุณ

จะต้องจัดทำในวันที่ออก ในการทำเช่นนี้นักบัญชีดำเนินการดังต่อไปนี้:

1. การเลือกและการแนบเอกสารประกอบทั้งหมดที่ใช้เป็นพื้นฐานในการชำระหนี้ร่วมกัน
2. การกระทบยอดรายการทั้งหมดในใบแจ้งยอดธนาคารอย่างละเอียดถี่ถ้วนที่สุดพร้อมกับเอกสารทางการเงินหลักที่แนบมาด้วย ซึ่งทำให้สามารถระบุจำนวนเงินที่ไม่ได้รับเครดิตหรือยอดคงค้าง การชำระเงินที่ยังไม่ได้ชำระหรือชำระเงินเกิน หรือสร้างการปฏิบัติตามเอกสารพื้นฐานอย่างเชื่อถือได้
3. หากตรวจพบข้อผิดพลาดให้รายงานข้อเท็จจริงนี้ต่อตัวแทนผู้มีอำนาจของสถาบันการเงินทันที
4. การติดรหัสบัญชีที่ตรงกับ 51 "บัญชีกระแสรายวัน" ตรงข้ามกับจำนวนเงินที่เกี่ยวข้องในช่องใบแจ้งยอดธนาคาร
5. ข้อบ่งชี้ในเอกสารประกอบของหมายเลขประจำเครื่องที่แสดงในใบแจ้งยอด

การกระทำเหล่านี้ดำเนินการเพื่อวัตถุประสงค์ในการ:

• ระบบอัตโนมัติของงานบัญชี
• การสร้างข้อมูลอ้างอิง
• ผ่านการตรวจสอบที่เป็นไปได้
• การเก็บถาวรและการจัดเก็บเอกสารทางการเงินในภายหลัง

กฎระเบียบทางกฎหมาย

มาตรา 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางเกี่ยวกับการบัญชีลงวันที่ 21 พฤศจิกายน 2539 ฉบับที่ 129 กำหนดว่าการดำเนินการที่ดำเนินการโดยสถาบันจะต้องได้รับการสนับสนุนจากหลักฐาน บทบัญญัตินี้เหมือนกับกฎหมายโดยรวม ไม่ได้กำหนดรายการเอกสารประกอบที่ชัดเจน อย่างไรก็ตาม ความจริงที่ว่าใบแจ้งยอดจากธนาคารเป็นหนึ่งในนั้นนั้นไม่อาจปฏิเสธได้ ใบแจ้งยอดจากธนาคารในบัญชีปัจจุบันเป็นเอกสารทางบัญชีหลักและตาม:

1. ใช้เป็นพื้นฐานในการบัญชีและการบัญชีภาษี
2. มีผลบังคับเป็นหลักฐานหากจัดทำขึ้นตามแบบฟอร์มที่กำหนดและมีรายละเอียดบังคับที่กำหนดโดยข้อ 2 ของข้อ 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 129
3. สถาบันมีหน้าที่จัดทำสำเนาลงบนกระดาษด้วยค่าใช้จ่ายของตนเอง:

• สำหรับผู้เข้าร่วมรายอื่นในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ
• ตามคำร้องขอของหน่วยงานด้านภาษีและหน่วยงานกำกับดูแลอื่น ๆ ศาลและอัยการ

กฎหมายของรัฐบาลกลางเกี่ยวกับกิจกรรมของธนาคารลงวันที่ 2 ธันวาคม 2533 ฉบับที่ 395-1 ที่จัดตั้งขึ้นเหนือสิ่งอื่นใดภาระผูกพันของสถาบันการเงิน:

• ดำเนินการและจัดทำเอกสารการคำนวณตามมาตรฐานมาตรฐานและแบบฟอร์มที่กำหนดโดยธนาคารกลางแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย (มาตรา 31)
• จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมธนาคารที่เสร็จสมบูรณ์ในฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี และยังรับประกันความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลที่ระบุ ณ วันทำการของแต่ละบุคคล (มาตรา 40.1)

ข้อสงสัยเกี่ยวกับใบแจ้งยอดทางอิเล็กทรอนิกส์

จำเป็นต้องพิมพ์ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารหรือไม่? คำถามนี้เป็นรากฐานที่สำคัญสำหรับนักบัญชีจำนวนมากที่องค์กรต่างๆ ได้นำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ ตัวอย่างเช่น

• ระบบบัญชี 1C;
• “ลูกค้า-ธนาคาร” กับสถาบันสินเชื่อและหนึ่งในระบบที่มีอยู่ - พร้อมโครงสร้างภาษีและกฎระเบียบ

สถานการณ์เลวร้ายลงด้วยปัจจัยหลายประการ:

• กฎระเบียบ:

1. ไม่มีบทบัญญัติทางกฎหมายที่จะห้ามหรืออนุญาตให้จัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยตรง
2. กฎทั่วไปของมาตรา 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 129 ใช้บังคับตามที่องค์กรธุรกิจตามคำขอของเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจมีหน้าที่ต้องจัดทำและจัดเตรียมเอกสารหลักสำหรับการตรวจสอบด้วยค่าใช้จ่ายของตัวเอง

• แท้จริง:

1. เมื่อเปลี่ยนมาใช้ระบบบริการออนไลน์ ธนาคารมักปฏิเสธที่จะออกใบแจ้งยอดโดยเสนอให้ลูกค้าพิมพ์และรับรองด้วยตนเองหากจำเป็น
2. โดยปกติแล้วการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะดำเนินการโดยสถาบันขนาดกลางและขนาดใหญ่ซึ่งหลายแห่งไม่มีบัญชีกระแสรายวันเพียงบัญชีเดียว แต่มีธุรกรรมมากกว่า 100 รายการทุกวัน - ใบแจ้งยอดกระดาษมีความยาวที่เหมาะสม
3. กฎการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้กำหนดให้แนบเอกสารประกอบเป็นไฟล์แนบซึ่งโดยส่วนใหญ่จะต้องพิมพ์ด้วย กองเอกสารทั้งหมดนี้จำเป็นต้องเย็บและจัดเก็บ ซึ่งหมายถึงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับอุปกรณ์สำนักงาน การบำรุงรักษาเอกสารสำคัญ และค่าจ้างพนักงาน

เนื้อหาของข้อกำหนดทางกฎหมายเกี่ยวกับกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

• ข้อ 7 ข้อ 9 กฎหมายของรัฐบาลกลางว่าด้วยการบัญชีหมายเลข 129 อนุญาตให้จัดทำเอกสารหลักเกี่ยวกับสื่อคอมพิวเตอร์
• ศิลปะ. มาตรา 93 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดว่าหากเอกสารที่ร้องขอจากองค์กรธุรกิจนั้นถูกจัดทำขึ้นในรูปแบบที่เหมาะสมและได้รับการรับรองด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ เขามีสิทธิ์ส่งเอกสารเหล่านั้นไปยังบริการภาษีของรัฐบาลกลางผ่านช่องทางการสื่อสารดิจิทัล . เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภาษีอาจขอสำเนากระดาษได้เฉพาะในกรณีที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่ระบุเกี่ยวกับการจดทะเบียน นอกจากนี้ รหัสภาษี:

1. ไม่ต้องการการจัดเก็บข้อมูลเพื่อยืนยันธุรกรรมทางธุรกิจบนกระดาษโดยเฉพาะ
2. ไม่มีขั้นตอนการยื่นใบแจ้งยอดธนาคารโดยผู้เสียภาษีไปยังสำนักงานภาษีอาณาเขต
3. กำหนดความจำเป็นในสถานการณ์ที่ไม่ได้รับการควบคุมโดยตรงเพื่อใช้ข้อกำหนดของกฎหมายการธนาคารในลักษณะย่อย (เพิ่มเติม) (มาตรา 11 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

1. บัญชีส่วนตัวเป็นของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
2. วัตถุประสงค์ของบัญชี (เช่น การขนส่ง การฝากเงิน)

ตามกฎเหล่านี้ ข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีส่วนบุคคลจะถูกพิมพ์ในแบบฟอร์มที่กำหนดเป็นสองชุด:

• ประการแรกให้เก็บไว้ในแผนกบัญชีของสถาบันการเงิน
• อย่างที่สองคือ และมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งมอบให้กับลูกค้าหรือส่งทางไปรษณีย์

ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารมีให้แก่ลูกค้าทางกระดาษ ลูกค้าผู้เสียภาษีตามคำขอจากหน่วยงานกำกับดูแลมีหน้าที่จัดเตรียมเอกสารธนาคารกระดาษที่มีรายละเอียดครบถ้วนถูกต้องและประทับตราของสถาบันการเงินซึ่งยืนยันความถูกต้อง

กฎหมายของรัฐบาลกลางว่าด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ลงวันที่ 04/06/54 ฉบับที่ 63 กำหนดว่าไฟล์ดิจิทัลที่ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการยอมรับว่าเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมูลค่าทางกฎหมายเท่ากับเอกสารกระดาษที่ลงนามด้วยมือ เว้นแต่กฎหมายของรัฐบาลกลางจะกำหนด มิฉะนั้น. ที่น่าสังเกตคือจดหมายจากกระทรวงการคลังที่อธิบายความเป็นไปได้ในการส่งเอกสารธนาคารอิเล็กทรอนิกส์แม้ว่าจะไม่ใช่ข้อบังคับก็ตาม

นโยบายและข้อบังคับทางกฎหมายกำลังค่อยๆ เคลื่อนไปสู่การใช้คอมพิวเตอร์ในการรายงานทางการเงินและภาษี นี่เป็นหลักฐานจากข้อเท็จจริงที่ว่าทุกๆ ปีรัฐจะขยายกลุ่มบุคคลที่จำเป็นต้องส่งรายงานไปยัง Federal Tax Service และกองทุนพิเศษงบประมาณในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ทุกวันนี้ คำถามที่ว่าใบแจ้งยอดธนาคารจากบัญชีกระแสรายวันสามารถอยู่ในรูปแบบดิจิทัลได้หรือไม่ ถือเป็นคำตอบเชิงบวกอย่างชัดเจน

การไม่มีข้อความที่พิมพ์ออกมาจะทำให้การไหลของเอกสารมีความเฉพาะเจาะจงบางประการ ด้วยการบัญชีกระดาษ จะต้องยื่นและโอนใบแจ้งยอดธนาคารพร้อมใบแจ้งหนี้กระดาษแนบมาซึ่งออกโดยคู่สัญญาเพื่อการชำระเงินเพื่อจัดเก็บ การไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือแบบผสมสันนิษฐานว่ามีการมีอยู่ของไฟล์เก็บถาวรดิจิทัล อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้ขึ้นอยู่กับการลงทะเบียนที่เหมาะสมตามข้อบังคับท้องถิ่น (คำสั่งของผู้จัดการ ข้อบังคับ คำแนะนำ) และไฟล์เอกสารสำคัญจะต้องได้รับการรับรอง

ไม่ใช่แค่คนล้มเหลวเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเทคโนโลยีด้วย เซิร์ฟเวอร์หรือฮาร์ดไดรฟ์อาจล้มเหลว มีอีกประเด็นหนึ่งคือ - องค์กร ลักษณะเฉพาะของระบบ "ลูกค้า - ธนาคาร" คือในกรณีที่มีการปรับโครงสร้างสาขาของธนาคารใหม่ (ขยายหรือแยกออกจากกัน) รวมถึงการชำระบัญชีของสาขาและการโอนลูกค้าเพื่อให้บริการ อีกประการหนึ่งเอกสาร "เก่า" จะหายไปจากการเข้าถึง ดังนั้น คุณจึงต้องดูแลการจัดเก็บข้อมูลถาวรไปยังสื่อภายนอกเป็นประจำ (ควรเป็นรายวัน)

องค์กรคาดหวังเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนี้จะถูกเก็บไว้เป็นระยะเวลานานเพียงพอ สามารถขอได้ตลอดเวลาไม่เพียงแต่เมื่อตรวจสอบเจ้าของบัญชีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการวิเคราะห์งานของคู่สัญญาด้วย ตามที่ระบุไว้แล้วตามมาตรา ตามมาตรา 40.1 ลงวันที่ 2 ธันวาคม 2533 ฉบับที่ 395-1 กำหนดให้สถาบันการเงินต้องบันทึกข้อมูลธุรกรรมที่ทำไว้เป็นเวลา 5 ปี องค์กรสามารถพึ่งพาช่วงเวลานี้หรือระยะเวลาจำกัดทั่วไป - 3 ปี

ต้องจำไว้ว่าอาจต้องใช้ใบแจ้งยอดธนาคารตามความต้องการของคุณเสมอ หรือต้องจัดเตรียมให้กับหน่วยงานด้านภาษีเพื่อวัตถุประสงค์ในการดำเนินการตรวจสอบ ณ สถานที่หรือที่เคาน์เตอร์ ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นเอกสารกระดาษหรือเอกสารดิจิทัลก็ควรอยู่ในมือและจัดเป็นระบบที่ง่ายต่อการค้นหา

การดำเนินการด้านการธนาคารทั้งหมดจากมุมมองทางบัญชีจะปรากฏเฉพาะเมื่อมีเอกสารหลักที่เกี่ยวข้องปรากฏขึ้นซึ่งจัดทำขึ้นตามข้อกำหนดทางบัญชี ไม่มีเอกสาร - ไม่มีการดำเนินการ นี่เป็นสัจพจน์ทางบัญชี

ดังนั้นเอกสารหลักจึงมีไว้สำหรับการประมวลผลธุรกรรม พิจารณาการจำแนกประเภทของเอกสารหลัก สะดวกในการแบ่งเป็นเงินสด อนุสรณ์สถาน และอื่นๆ ลักษณะเอกสารหลักสามารถดูได้ในภาคผนวก มาแสดงรายการและพิจารณาจุดประสงค์หลักกัน

เอกสารหลักเงินสดมีไว้สำหรับการประมวลผลธุรกรรมเงินสด เอกสารเงินสดหลักคือ:

ประกาศการฝากเงินมีจุดมุ่งหมายเพื่อลงทะเบียนการรับเงินสดจากลูกค้านิติบุคคลไปยังโต๊ะเงินสดของธนาคาร

เช็คเงินสดมีไว้สำหรับการประมวลผลการถอนเงินสดโดยนิติบุคคลจากโต๊ะเงินสดของธนาคาร

คำสั่งรับเงินมีวัตถุประสงค์เพื่อลงทะเบียนการรับเงินสดจากลูกค้าแต่ละรายไปยังโต๊ะเงินสดของธนาคาร ทำหน้าที่ในการประมวลผลการชำระเงินทั้งรูเบิลและสกุลเงินต่างประเทศ (คำสั่งรับสกุลเงิน)

คำสั่งเดบิตมีไว้สำหรับการประมวลผลการถอนเงินสดของลูกค้าแต่ละรายจากโต๊ะเงินสดของธนาคาร ทำหน้าที่สำหรับการประมวลผลการชำระเงินทั้งรูเบิลและสกุลเงินต่างประเทศ (คำสั่งเดบิตสกุลเงิน)

เอกสารหลักอนุสรณ์มีไว้สำหรับการลงทะเบียนธุรกรรมที่ไม่ใช่เงินสด เมื่อพิจารณาถึงลักษณะเฉพาะด้านการธนาคารและเศรษฐกิจของเอกสารที่ระลึก จำนวนและความหลากหลายนั้นมากกว่าเอกสารอื่นๆ ทั้งหมดมาก Memorial แปลว่า ไร้เงินสด เอกสารที่ระลึกหลักคือ:

คำสั่งจ่ายเงินคือคำสั่งโอนเงินจากผู้ชำระเงินไปยังผู้รับโดยไม่มีเงื่อนไข ใช้สำหรับการชำระเงินภายนอกในรูเบิลรัสเซีย

คำสั่งที่ระลึกเป็นเอกสารที่ง่ายที่สุดที่ทำธุรกรรมที่ไม่ใช่เงินสดอย่างเป็นทางการภายในธนาคารเป็นรูเบิล

เอกสารทั้งสองนี้มักใช้ในรูปแบบที่รวมเข้าด้วยกัน เมื่อพวกเขาไม่ได้ทำธุรกรรมอย่างเป็นทางการ แต่ทำหลายรายการในคราวเดียว เช่น คำสั่งการชำระเงินแบบรวมบัญชี หรือคำสั่งอนุสรณ์แบบรวม นี่คือวิธีที่ฝ่ายหลังประมวลผลธุรกรรมทางธนาคารจำนวนมาก

นอกจากเอกสารเหล่านี้แล้ว เอกสารต่อไปนี้ยังสามารถใช้เป็นเอกสารหลักได้:

คำสั่งจ่ายเงินคือคำสั่งที่ระลึกประเภทหนึ่งที่ใช้สำหรับธุรกรรมที่มีการชำระเงินค้างชำระซึ่งอยู่ในตู้เก็บเอกสารของธนาคาร (ในการบัญชีนอกงบดุล)

เลตเตอร์ออฟเครดิตเป็นคำสั่งที่มีเงื่อนไขในการชำระเงิน ลูกค้ากำหนดเงื่อนไข ธนาคารจะตรวจสอบการปฏิบัติตาม และหากทุกอย่างเรียบร้อยดี ก็จะชำระเงินให้กับผู้รับ

คำขอชำระเงิน คำสั่งเรียกเก็บเงิน - ข้อกำหนดที่ไม่มีเงื่อนไขในการตัดเงินออกจากบัญชีของผู้ชำระเงินเพื่อประโยชน์ของผู้รับ ผ่านเอกสารหลักเหล่านี้ ธนาคารในนามของและค่าใช้จ่ายของลูกค้า บนพื้นฐานของเอกสารการชำระเงิน ดำเนินการเพื่อรับการชำระเงินจากผู้ชำระเงิน การชำระหนี้สำหรับการเรียกเก็บเงินจะดำเนินการบนพื้นฐานของคำขอการชำระเงิน การชำระเงินสามารถทำได้ตามคำสั่งของผู้ชำระเงิน (พร้อมการยอมรับ) หรือไม่มีคำสั่งของเขา (ในลักษณะที่ไม่ได้รับการยอมรับ) และคำสั่งเรียกเก็บเงิน ซึ่งการชำระเงินจะดำเนินการโดยไม่มี คำสั่งของผู้ชำระเงิน (ในลักษณะที่เถียงไม่ได้)

คำขอการชำระเงินและคำสั่งเรียกเก็บเงินจะถูกส่งโดยผู้รับเงิน (ผู้เรียกเก็บเงิน) ไปยังบัญชีของผู้ชำระเงินผ่านธนาคารที่ให้บริการแก่ผู้รับเงิน (ผู้เรียกเก็บเงิน) มักใช้ในทางปฏิบัติของธนาคารพาณิชย์ไม่บ่อยนักโดยเฉพาะเมื่อชำระค่าสาธารณูปโภค ใช้งานอยู่ในระบบธนาคารออมสิน

เอกสารสินเชื่อ - มีไว้สำหรับการประมวลผลการออก/ชำระคืนเงินกู้ในกรณีที่ไม่ได้ใช้เอกสารที่อธิบายไว้ข้างต้น (คำสั่งอนุสรณ์ คำสั่งจ่ายเงิน) ตัวอย่างเช่น คำสั่งจากฝ่ายบริหารธนาคารให้ออกเงินกู้สามารถทำหน้าที่เป็นเอกสารหลักโดยตรงได้

ข้อความจากระบบการชำระเงินและการซื้อขาย - ใช้เป็นเอกสารหลักด้วย ก่อนอื่นเรากำลังพูดถึงข้อความจากระบบ SWIFT ซึ่งส่วนใหญ่ใช้สำหรับการทำธุรกรรมการชำระเงินต่างๆในสกุลเงินต่างประเทศ ตัวอย่างเช่น อะนาล็อกของคำสั่งการชำระเงินในสกุลเงินต่างประเทศคือข้อความ MT103 (การโอนลูกค้า) พื้นฐานสำหรับการทำธุรกรรมคือข้อความจากระบบการชำระเงินด้วยบัตร (VISA, MasterCard, American Express) และระบบการซื้อขาย (RTS, Reuters, Bloomberg)

ใบแจ้งยอดต่างๆ ได้รับการออกแบบมาเพื่อสะท้อนถึงธุรกรรมของกลุ่ม เช่น ใบแจ้งยอดดอกเบี้ยคงค้าง เป็นเอกสารหลักและไม่จำเป็นต้องสร้างเอกสารอื่น ๆ โดยพื้นฐานแล้วเป็นคำสั่งอนุสรณ์แบบรวม

เอกสารหลักอื่น ๆ ได้แก่ :

หมายรำลึกถึงการออกสิ่งของมีค่า

คำสั่งซื้อที่ไม่สมดุล

การสมัครเสริมการลงทะเบียนเงินสดผ่านบัญชีผู้สื่อข่าว

คำขอชำระเงินล่วงหน้าสำหรับเครื่องบันทึกเงินสด

ใบเสร็จรับเงินต่างๆ

กฎการบัญชี (หมายเลข 205-P) ประกอบด้วยรายการสัญลักษณ์เอกสารซึ่งแสดงไว้ด้านล่าง สัญลักษณ์ดิจิทัลถูกใช้โดยตรงในเอกสารหลัก ฟิลด์ที่เกี่ยวข้องเรียกว่าประเภทของการดำเนินการ

รายการสัญลักษณ์ (รหัส) ของเอกสารที่โพสต์ไปยังบัญชีในสถาบันสินเชื่อ

ชื่อตามเงื่อนไขของเอกสารที่สะท้อนถึงการกำหนดธุรกรรมเอกสาร (รหัสธุรกรรม) 1 ตัดจำหน่าย, เครดิตตามคำสั่งการชำระเงิน 2

3. ชำระแล้ว เครดิตตามคำร้องขอชำระเงิน

เช็คเงินสดจ่ายเป็นเงินสด 4

รับเงินสดตามโฆษณาเพื่อสมทบทุน 5

ชำระเงินแล้ว เครดิตตามคำขอ-สั่งซื้อ 6

ชำระเงินแล้ว โดยให้เครดิตตามคำสั่งเรียกเก็บเงิน 7

ชำระเงินแล้ว รับด้วยเช็ค 8

การเปิดเลตเตอร์ออฟเครดิตเครดิตตามจำนวนที่ไม่ได้ใช้ยกเลิกเลตเตอร์ออฟเครดิต 9

ตัดออก, เครดิตตามคำสั่งที่ระลึก (ค่าใช้จ่าย, ใบเสร็จรับเงิน) คำสั่งที่ 10

เอกสารการชำระคืนเงินกู้ ยกเว้นที่กล่าวข้างต้น 11

เอกสารในการออกสินเชื่อ โอนเงินเข้าบัญชี ยกเว้นที่กล่าวข้างต้น 12

เครดิตตามคำแนะนำที่ 13

การชำระบัญชีโดยใช้บัตรธนาคาร 16 ตัดจำหน่ายเข้าบัญชีในใบสั่งการชำระเงิน

เอกสารหลักทั้งหมดจะต้องจัดทำขึ้นอย่างเคร่งครัดตามข้อกำหนดของคำแนะนำด้านกฎระเบียบโดยไม่มีการลบหรือแก้ไข