Ha aktívan használ e-mailt az ügyfelekkel és kollégákkal való kommunikáció során, ritkán telik el nap másolatok nélkül. A munkahelyi levelezés szerves részét képezik. Ezért sok ügyfél, aki a jó öreg postáról az Omnideskhez költözött, gyakran kérdezte a Cc és Bcc támogatásáról. A funkció megjelenése előtt 47 (!) kérés érkezett hozzánk. Lenyűgöző az ábra, mert az Ön igényeiről és kérdéseiről be legjobb forgatókönyv Az írni akarók 5-7%-a ír.
Mielőtt belemennénk a másolatok megvalósításának részleteibe, értsük meg, mik is azok.
E-mail címzettek típusai
To: (kinek) - a levél fő címzettje.Cc: (szénmásolat) - a levél másodlagos címzettjei, akiknek másolatot küldenek. Látják és tudnak egymás jelenlétéről.
Titkos másolat: (vakmásolat) - rejtett e-mail címzettek, akiknek a címe nem jelenik meg a többi címzett számára.
Példák a másolatok használatára
A. A felhasználó segítséget kért, és kérte, hogy munkahelyi és személyes e-mailre is küldjön választ. A másolatban (Cc) feltünteti személyes címét, hogy bármelyik címről válaszolhasson, és mindegyikben lássa a teljes levelezést.b. Az ügyfél fizetett a tanácsadásért/támogatásért/fejlesztésért, Ön pedig rendszeresen kommunikál az alkalmazottaival. Hozzáadja a másolathoz (Cc), hogy az megkapja az összes válaszát, bármikor beavatkozhasson a levelezésbe és értékelje az Ön által nyújtott szolgáltatások minőségét.
V. A menedzser szeretné figyelemmel kísérni a támogatási kommunikációt a VIP ügyfelekkel. Az ilyen ügyfelektől érkező kérésekben a kezelő hozzáadódik a titkos másolathoz (Bcc), így mindig megkapja az Ön válaszait (a levelezési előzményekkel együtt).
A szépség az, hogy az ügyfél nem tud a „megfigyelésről”, és a menedzser személyesen válaszolhat, és például megjegyzést tehet :)
G. Egy ügyfél felveszi Önnel a kapcsolatot, hogy megbeszéljék a kedvezményt és a fizetési módokat. Azonnal hozzáadja könyvelőjét a másolathoz (Cc), hogy nyomon tudja követni a kommunikáció menetét, és a megfelelő időben átvehesse a stafétabotot.
Hogyan valósítottuk meg a másolási támogatást?
A fenti példák csak néhány olyan forgatókönyvet írnak le, amelyeket az ügyfelek „eladtak” nekünk, és azzal érvelnek, hogy támogatni kell a szolgáltatás másolatait. Az összes szabványos pontot megvalósítottuk, de nem felejtettünk el néhány hasznos funkciót hozzáadni. Nézzünk meg mindent sorban.Alapvető funkciók
1) A „Címzett” mező nevétől jobbra két hivatkozást helyeztünk el a másolatok hozzáadásához - „CC” és „Bcc”.
2) Ha rákattint a „Másolat” elemre, megjelenik a „Másolás” mező, és eltűnik a „Másolat” hivatkozás.
3) Ha a „Titkos másolat” elemre kattint, megjelenik a „Titkos másolat” mező, és eltűnik a „Titkos másolat” hivatkozás.
5) Amikor egy alkalmazott hozzáadja a címet a normál másolathoz (Cc), válasza a Címzett mezőben lévő elsődleges címre és a Másolat mezőben lévő címre kerül elküldésre. Ebben az esetben mindkét felhasználó azt látja, hogy a levelet két címre kézbesítették. Mindegyik válaszolhat egy alkalmazottnak és egy alkalmazottnak + egy másik felhasználónak.
6) Amikor egy alkalmazott hozzáadja a címet a rejtett másolathoz (Bcc), válaszát a „Címzett” mezőben lévő elsődleges címre és a „Titkos másolat” mezőben lévő címre küldi el. Ebben az esetben a fő felhasználó azt látja, hogy a levelet csak neki küldték el, így válaszát csak az alkalmazottnak küldheti el.
Ebben az esetben a felhasználó vakmásolatról látja, hogy ki volt a fő címzett, és el tudja küldeni a levelet az alkalmazottnak és a munkavállalónak + a fő címzettnek is.
7) A másolási támogatás fordított irányban is működik. Ha egy felhasználó kérelmet küld (vagy új választ egy folyamatban lévő beszélgetésre), és egy másik címet ad hozzá a Másolathoz, akkor ezt a címet automatikusan beírjuk a „Másolat” mezőbe, így az alkalmazott válaszolásakor a levél mindkét címre elküldésre kerül.
Hasznos tippek
8) A „Címzett”, „Másolatot kap” és „Titkos másolat” mezőkben végrehajtott összes változás rögzítésre kerül a tevékenységi előzményekben.
9) Minden kérésnél megjegyezzük a „Címzett”, „Másolatot kap” és „Titkos másolat” mezőkben feltüntetett összes címet. Ezért egy cím mezőből való eltávolítása után könnyen visszaadható. Csak kattintson rá kötelező mező, és felajánljuk a cím kiválasztását a legördülő listából.
10) Amikor egy BCC-felhasználó válaszol egy alkalmazottnak és az elsődleges felhasználónak, az e-mail-címe rendszeres válaszként hozzáadódik a kéréshez. Ha csak egy alkalmazottnak válaszol, akkor a levelére megjegyzésként adtuk a kéréshez, amely nem látható a fő felhasználó számára (amikor a fiókjában egy kéréssel kapcsolatos levelezést tekint meg).
11) A bejövő kérelmekre vonatkozó szabályokat feltétellel egészítettük ki „A fellebbezés másolata”, így nyomon követheti egy adott cím (vagy domain) jelenlétét a másolatban, és automatikusan végrehajthatja a szükséges műveleteket.
12) Két új akció jelent meg minden típusú szabályban - "Hozzáadás a másolathoz"És "Hozzáadás a BCC-hez" arra az esetre, ha címeket kell hozzáadnia a másolatokhoz, amikor a kérés megfelel a szabály feltételeinek.
Ezt valószínűleg már Ön is észrevetteamikor levelet kaptam néhány szerzőtőla „címzett” részben több tucat e-mailt tartalmazó lista található különböző emberek. Ráadásul sem Ön, sem ezek az emberek nem adták beleegyezését, hogy ezek az e-mailek „lelepleződnek”. Természetesen a címzettek egy része le fog iratkozni erről a levelezőlistáról (mindannyian belefáradtunk az e-mailjeinkre érkező spamekbe). Egy dolog azonban biztos – minden címzett szakszerűtlen személyként fogja kezelni a hírlevél szerzőjét. És nem valószínű, hogy beleegyeznek abba, hogy elfogadják az ajánlatát.
Hogyan lehet úgy tenni, hogy ne küldjön minden címzettnek külön-külön levelet, és egyúttal „ne tündököljön mindenki előtt”?
Szinte minden e-mail szolgáltatás lehetővé teszi ezt.
Tekintsük ezt a lehetőséget az üzleti levelezések legnépszerűbb e-mail címének példáján: gmail.com
Általában az Írás ablakot használja e-mail küldésére. Ha rákattint, egy új „Új üzenet” ablak jelenik meg, amelybe beilleszt mindent, ami magának a levélnek az elkészítéséhez és elküldéséhez szükséges.
Általában a címzettjeink e-mailjeit szúrjuk be a „Címzettek” ablakba.
A másolat jelentése "pontos másolat". Ez a mező akkor használatos, ha egyszerűen csak olyan e-mailt szeretne küldeni, aki nem az elsődleges címzett. Ily módon a személyt a hurokban tarthatja, miközben tudatja vele, hogy nem kell válaszolnia az e-mailre. De ennek a levélnek minden címzettje látja egymás címét (és még a nevét is).
A BCC jelentése "pontos rejtett másolat". Ugyanúgy működik, mint a Másolat, de ez a mező elrejti az összes címzett címét.
Így ennek a mezőnek az egyike a legjobb módokat küldjön levelet nagy számban embereket, és őrizze meg a titoktartást. Ez azt jelenti, hogy nem fogja tönkretenni a velük való kapcsolatát. Ezzel a funkcióval akár 30 e-mailt is beszúrhat. Ez azt jelenti, hogy egyetlen gombnyomással egyszerre 30 címzettnek küldheti el ezt a levelet anélkül, hogy megmutatná az e-mailjeit.
És ha szükséges, beszúrhat egy képet a levél törzsébe ( 4 ) vagy csatoljon egy fájlt ( 5 ).
Ez a levél biztosítja a szerkesztési lehetőségek maximális számát.
Hasonlóképpen, egyszerre több címzettnek is küldhet levelet a yandex.ru e-mailen keresztül.
Kattintson az „Írás” gombra, majd a „Címzett” ablakban ( 1 ) írja be az első címzett e-mail-címét, majd válassza a „Másolás” funkciót ( 2 ) vagy "Bcc" ( 3 ). Attól függően, hogy azt szeretné, hogy levele összes címzettje lássa-e az összes e-mailt, vagy megőrzi a címek bizalmas kezeléséhez való jogát, válassza ki az egyik funkciót. Ha minden következő e-mailt fel szeretne venni a listára, kattintson a gombra egy férfi képével, előtte plusz jellel ( 4 ). Ezután kiválaszthatja szokásos címzettjeit a legördülő listából, vagy manuálisan megadhatja az e-mail címeiket.
A képek letölthetők a Yandex Diskről, és a fájlok a szokásos módon csatolhatók.
Kattintson az „Írás” gombra, megjelenik egy ablak, amelyben a „Címzett” ablakban az egérrel történő kattintással ( 1 ), megjelenik egy legördülő lista a szokásos címzettek listájával ( 2 ). Ebből a listából kiválaszthatja, amire szüksége van. Vagy csak írja be a kívánt e-mailt kézi célállomás.
Utasítás
Lépjen a postafiókjába, és hozzon létre egy újat levél. Írja be a cím első betűjét, és látni fogja azon címzettek listáját, akiknek a postafiók neve ezzel kezdődik. Válassza ki közülük a kívánt e-mailt, és kattintson rá. A cím megjelenik a megfelelő ablakban és utána. Ugyanígy ismételje meg az adatbevitelt a többi címzettnél is. Adja hozzá az üzenet tárgyát, magát a levél szövegét és a szükséges mellékleteket. A regisztráció befejezése után kattintson a „Küldés” gombra. A tiéd levél a felsorolt postacímek minden tulajdonosa megkapja. Igaz, mindegyikük tudni fogja, hogy nem ő az egyetlen címzett.
Használja ki a címjegyzék funkcióit. A különböző levelezési szolgáltatások a maguk módján valósítják meg ezt a szolgáltatást, de ugyanazon logika szerint. A "címzett" sor végén egy címjegyzéket jelző ikon található. Azok a címek, amelyekre már küldött üzeneteket, automatikusan hozzáadódnak hozzá. Kattintson a szimbólumra a teljes lista megtekintéséhez. Jelölje be a jelölőnégyzeteket azok mellett, akiket fel szeretne venni ennek a levélnek a címzettjeként. Kattintson a "kijelölt hozzáadása" gombra. A megjelölt címek a „címzett” sorban jelennek meg.
Adja meg kézzel a szükséges adatokat. Ezt akkor kell megtennie, ha korábban nem küldött levelet ezekre a címekre. Mindegyiket vesszővel és szóközzel kell elválasztani. Például: [e-mail védett], postname@mail, [e-mail védett].
Kérjük, vegye figyelembe, hogy a címsávban legfeljebb 25 cím fér el. Ha el kívánja küldeni ezt az üzenetet több személyek, használja a „cc” és „bcc” mezőket.
Adjon hozzá címzetteket a BCC sorhoz, ha meg szeretné akadályozni, hogy a többi címzett tudja, hogy Ön küldi. levél nem csak őket. Egy sor jelenik meg, ha rákattint a „minden mező megjelenítése” mondatra vagy a megfelelő feliratra a „to” sor felett. Ennek a módszernek van egy jelentős hátránya: előfordulhat, hogy a címzettek nem kapják meg az Ön tételeit. A levelezőrendszer robotjai, amelyek a spam ellen küzdenek, törlik az ilyen leveleket.
Lépjen be a postafiók beállításaiba, és hozzon létre egy szöveget, amelyet sok címzettnek szeretne elküldeni. Most minden címhez hozzon létre manuálisan levél, írja be a címzettet, és válasszon egy tárgyat. Csak egyszer kell megadni, és akkor megjelenik a legördülő sorban. Ha szükséges, csatolja a fájlt, majd kattintson a "Küldés" gombra. Ezzel a módszerrel elkerülheti a spamszűrőket, és úgy tűnik, mintha ennek a személynek írna. Ugyanakkor minimálisra csökkenti az összeget saját készítésű.
Használd ki speciális programok levelek tömeges küldésére. Lehetővé teszik akár több száz üzenet küldését percenként, és a lehető legnagyobb mértékben leegyszerűsítik a levélírás minden szakaszát. Válassza ki az Önnek legmegfelelőbb programot, és töltse le az egyik tematikus oldalról.
Források:
- Tömegértesítési fegyverek. Hogyan szervezze meg saját hírlevelét
- hogyan küldhet üzenetet több címzettnek
- E-mailek személyre szabása tömeges küldeményekhez a használatával
Tömeges postázás – azonnali levélküldés lehetősége számos címzettek – különösen hasznos, ha gratulációkat vagy meghívókat kell küldenie, vagy sajtóközleményt kell küldenie. Sok levelezőszerver rendelkezik ezzel a funkcióval, és a használatához mindössze internetkapcsolatra van szükség.
Utasítás
Egyidejűleg levelet küldeni számos címzettek akik már szerepelnek a névjegyzékében, nyissa meg e-mailjét (levélküldési algoritmus számos címzettek sok levelezőprogramban azonos). Kattintson a „Levelet írjon” fülre, és töltse ki a mezőket új üzenet létrehozásához: a tárgyat és magát a szöveget.
Válassza a "Hozzáadás" linket vagy képet jegyzetfüzet. Így letölti a címjegyzékét, amelyben bejelölheti azoknak a négyzetét, akiknek levelet kell küldenie. Kattintson ismét a „Hozzáadás” gombra, vagy egyszerűen kattintson a szabad mezőre.
A „Címzett” címsorban megjelenik az összes megadott cím listája. Kattintson a "Küldés" gombra, és a felhasználók megkapják az e-mailt. A levél mellett azonban az összes többi címzett címét is látni fogják a „Címzett” sorban.
Ha el szeretné rejteni a címzettek elől, hogy a tömeges e-mail funkciót használta, használja a két módszer egyikét. Az e-mail tárgyának és törzsének kitöltése után írja be a címzett nevét a „Címzett” cellába, majd kattintson a „Titkos másolat” hivatkozásra. A cella alatt egy további üres mező jelenik meg, amelyben az előző módszerrel válassza ki a kívánt címzetteket. Kattintson ismét a „Küldés” gombra. Levelét minden címzett megkapja, bár ez nem garantálja, hogy megkapja. Számos levelezőrendszer robotja az ilyen leveleket spamnek tekinti, és gyakran törli őket.
Annak elkerülése érdekében, hogy e-mailjei belekerüljenek a spamszűrőbe, küldjön üzeneteket a „Piszkozat”-on keresztül. Írja be a tárgyat és a szöveget a megfelelő mezőkbe, majd kattintson a „Mentés piszkozatként” hivatkozásra. Lépjen a „Piszkozat” részre az oldal bal oldalán, és kattintson a mentett levélre. Látni fog egy levélsablont, amely nem tartalmazza a címzett címét. Kézzel írja be a kívánt e-mail címet, kattintson a „Küldés” gombra, majd térjen vissza a „Piszkozat” részhez, és ismételje meg az eljárást minden új felhasználónál.
Videó a témáról
Források:
- hogyan kell levelet küldeni egy piszkozatból 2019-ben
Előfordul, hogy többet kell küldenie üzeneteket egyszer. Általában így terjesztik a vicceket, közleményeket és egyéb információkat. Erre külön szolgáltatások, programok vannak. Egy pillanat alatt elküldik az üzeneteket.
Szükséged lesz
- - számítógép;
- - Internet;
- - ePochta Mailer 4.2 program
- - ezen felül az ePochta Subscription Manager program
Utasítás
Például regisztrálhat a pistonposter.сom weboldalon. Ez a szolgáltatás stabil. Itt lehetőség van saját blogok létrehozására. Lépjen a "Projektek" szakaszba. Írja be a terjeszteni kívánt szöveget. Itt található a Művelet opció is, amely alatt több ikon található. Válasszon ki egy levélképet. Megjelenik az Üzenet küldése ablak. Adja meg, hová és kinek küldje el az Önét, majd kattintson a „Küldés” gombra.
IN közösségi hálózat A Vkontakte egyszerre többnek is elküldhető üzeneteket. Ehhez lépjen a „Saját üzenetek” szakaszba, és kattintson az „Üzenet írása” gombra. Írja be a kívánt szöveget, és a „Címzett” mezőben válassza ki azokat, akiknek el szeretné küldeni a leveleit.
Ahhoz, hogy sok felesleges üzenetet eltávolítson egy postafiókból, a felhasználónak számos műveletet kell végrehajtania. A kezdeti művelet a felhasználó lesz az elektronikus rendszerben. Ehhez meg kell nyitnia a levelező főoldalát, majd be kell írnia felhasználónevét és jelszavát az erőforrás által biztosított engedélyezési űrlapon. A mezők kitöltése után kattintson a „Bejelentkezés” gombra. Tehát benne találja magát személyes fiók a postafiókod.
Miután sikeresen bejelentkezett a keresőbe, a következőket kell tennie. Menjen a bejövő üzenetek megtekintéséhez. Ehhez keresse meg a megfelelő hivatkozást az oldalon, majd kattintson rá. A rendszer átirányítja egy oldalra, amely az összes beérkező levelet megjeleníti. Ha minden bejövő üzenet tárgya mellett figyel a jelre, üres cellákat láthat.
Ezekre a cellákra kattintva bizonyosakat jelöl meg leveleket. Ha az összes bejövő üzenetet egyszerre kell megjelölnie egy oldalon, akkor felül egy külön mezőt fog látni. Jelölje be a jelölőnégyzetet – az oldalon látható összes postafiók automatikusan meg lesz jelölve.
Adja meg a „Törlés” parancsot a bejövő üzenetekkel végzett műveleteknél, majd erősítse meg a megfelelő üzenet törlését. Egyszerre húsz-ötven e-mailt törölhet. Előfordulhat, hogy a fenti lépéseket többször meg kell ismételnie az összes levél teljes törléséhez.
Vannak élethelyzetek, amikor küldenünk kell levél e-mailben nem azonnal, hanem egy bizonyos idő elteltével. Egyes levelezőszerverek, például a Yandex, lehetővé teszik a küldést levél automatikusan. Hogy kell ezt pontosan megtenni?
Utasítás
Megnyílik előtted egy oldal a beérkező levelekkel. Közvetlenül a betűk felett van egy „Ír” gomb – kattintson rá.
Most írd meg magad levél. Először adja meg annak a személynek a postafiók címét, akivel beszél levél küldesz. Ezután jelölje meg a levél tárgyát, annak tükröződnie kell összefoglaló amit írsz. Végül írja be a levél szövegét a legnagyobb ablakba. Ha szeretné elintézni a levél valamilyen speciális módon, kattintson a jobb oldalon az „Alkalmaz” gombra levél" Erre a gombra kattintva megnyílik a szövegformázó panel. Ha szeretné, a „Helyesírás ellenőrzése” gombra kattintva ellenőrizheti a helyesírási hibákat. Ha fájlokat kell csatolnia az e-mailhez, kattintson a „Fájlok csatolása” gombra, töltse fel őket számítógépéről, és csatolja az e-mailhez. Ezenkívül beállíthatja a további funkciók egyikét is, például értesítést a levél beérkezéséről, SMS értesítést a címzettnek a levél beérkezéséről stb.
Most jön a szórakoztató rész. Amikor befejezte a munkát önmagával levél m, el kell küldenie. Úgy, hogy az automatikusan elküldésre kerüljön a címzettnek, pl. nem közvetlenül a megírása után, hanem egy bizonyos idő elteltével a levél szövege alatt találja meg a „Küldje el még ma a...” feliratot. Jelölje be a mellette lévő négyzetet a funkció aktiválásához. Telepítés pontos dátumés a feladási idő. A kérdőjellel ellátott ikonra kattintva súgót olvashat ehhez a funkcióhoz. Figyelem: a levél küldése az aktuális dátumtól számított egy évnél tovább halasztható. Ha a teljes folyamat befejeződött, kattintson a „Küldés” gombra.
Az oroszországi e-mailt most nagyon aktívan használják a magánlevelezésben. Nyugat-Európában és Észak Amerika Ezt a módszert már egy évtizede kezdték alkalmazni nem annyira a magánlevelezésben, hanem a különböző szervezeteken belüli üzleti információk cseréjére. És mivel gyakran kellett egyszerre több kollégának is üzenetet küldeni, az e-mail programok gyorsan megérkeztek kiegészítő funkció, ami leegyszerűsíti a probléma megoldását. A modern e-mail szolgáltatások örökölték és továbbfejlesztették az üzenetek egyidejű több címzettnek történő elküldésének mechanizmusát.
Szükséged lesz
- Levélprogram vagy hozzáférés egy levelezőszolgáltatáshoz
Utasítás
Ha az operációs rendszerére telepített alkalmazást használ e-mailek küldésére (például Microsoft Outlook vagy The Bat!), akkor indítsa el, és hozzon létre egy üzenetet, amelyet több címzettnek szeretne elküldeni.
Meglepő módon sokan, amikor egyszerre több embernek kell e-mailt küldeniük, egyszerűen felsorolják a címeket a "Címzett" mezőben, ez normális, ha ezt az e-mailt kollégáinak vagy barátainak címezték, de ha levelet küldenek egy csoportnak. ügyfelek, így mindenkinek megmutatja a többi címzett címét, lényegében felfedve a címbázisát.
Ügyfeleinek csak továbbítaniuk kell ezt a levelet a versenytársának, és az Ön elérhetőségei azonnal kiszivárognak.
Furcsa, de sok korántsem hülye ember meglepődik, amikor megtudja, hogy ha sok címzettnek kell levelet küldenie, hogy ne tudjanak egymásról, akkor ehhez van egy „Bcc” mező.
Például a mail.ru esetében ez így fog kinézni:
És még egyszer röviden:a címeket a „címzett”-ben jelölte meg - mindenki láthatja, hogy kinek küldte a leveleket, „vakmásolat”-ban van feltüntetve - mindenki azt hiszi, hogy a levél csak neki szól.
És minden címzett kap egy levelet, ahol a „címzett” mezőben ott lesz csak a címét . Más programok esetén, ha nem találja a BCC-t, kérjen meg valakit, hogy mutassa meg. Egy másik apró pont, meg kell adnia egy címet a „címzett” mezőben, a legtöbb program vagy levelezőszerver nem engedélyezi a levél küldését e paraméter nélkül.
És így mikor arról beszélünk ajánlatok, hírek kiküldéséről ügyfelei csoportjának - itt egyértelmű a vakmásolat használatának gyakorlata, el kell rejtenie címbázisát. Érdekes pont Amikor levelet küld kollégáinak, ajánlatos a helyzetnek megfelelően eljárni, például javaslatokat küldeni (például az ügyfélszolgálat javítása érdekében) levelet küldeni, és ha minden kolléga úgy látja, hogy mások megkapták a ugyanazt a levelet, akkor valószínűleg nem fog válaszolni - másokra fog támaszkodni, ami azt jelenti, hogy rejtett másolatot kell használnia. Ha ezt a parancsot végrehajtják, akkor például a kollégája főnökének feltüntetése egyszerűen csodákat tesz, és az Ön megrendelése teljesül.
Külön probléma a beszállítókkal. Egyrészt az összes címzett feltüntetése a másolaton azt mutatja a szállítónak, hogy van választási lehetősége, és fel kell ajánlania Önnek jó árak. Másrészt a vezető, aki megkapta a levelét, látva, hogy nem csak neki küldték, nagy valószínűséggel „hűvösen” fogja kezelni kérését. Személy szerint véleményem szerint a beszállítók esetében rejtett másolatot kell használni, legalábbis az üzleti titkok védelme érdekében, de inkább a beszállító vezetőjével való jó kapcsolat érdekében.
Olvasható egy közelmúltban egy szakember tévedésének esete, amikor az összes címzett más címzettet látott: Smack mindenkinek ebben a chatben, valóban tiszteletreméltó emberek voltak ott - igazgatók, de még így is sokan kaptak válaszként spamet.
Nos, mint mindig, szívesen fogadjuk a hozzászólásokat.
Mi az az email? A modern üzleti világban ez:
- Az arcod. Az e-mail segítségével pozitív képet alakíthat ki a partner szemében, vagy elronthatja az első benyomást.
- Az Ön munkaeszköze. A külvilággal való kommunikáció nagy része e-mailen keresztül történik. Ezért, ha jártas vagy ebben a hangszerben, nagyban megkönnyítheti az életét.
- Erőteljes figyelemelterelő. A külvilág e-mailen keresztül próbál rád törni, elterelni a figyelmedet és félrevezetni.
Ebből a szempontból nézzük az e-mailekkel való munkát. Kezdjük valami egyszerűvel.
Levél formázása
Én a Mozilla Thunderbird e-mail klienst használom, ezért ezt fogom példaként használni. Hozzon létre egy új betűt, és menjen felülről lefelé a mezők listáján.
Kinek. Másolat. Titkos másolat
Lehet, hogy néhányan nem tudják, de a Mozillában a „Címzett” „Cc” vagy „Bcc” értékre cserélhető.
- Kinek: a fő címzettet vagy több címzettet pontosvesszővel elválasztva írjuk.
- Másolat: annak írunk, akinek el kellene olvasnia a levelet, de akitől nem várunk reakciót.
- Titkos másolat: annak írunk, akinek el kell olvasnia a levelet, de a levél többi címzettje számára ismeretlen marad. Különösen célszerű üzleti levelek, például értesítések tömeges küldésére használni.
Rossz V tömeges postázás a „Másolás” vagy a „Címzett” mezők használatával adja meg a címzetteket. Évente többször kapok olyan leveleket, amelyekben 50–90 címzett szerepel a „Másolat” mezőben. A magánélet megsértése történt. Nem minden címzettnek kell tudnia, hogy kivel dolgozik még hasonló témában. Jó, ha ezek olyan emberek, akik ismerik egymást. Mi van akkor, ha olyan versengő cégek vannak a listán, amelyek nem tudnak egymásról? Legalább fel kell készülnie a felesleges magyarázkodásra, de legfeljebb arra, hogy felmondja az együttműködést valamelyikükkel. Ne tedd ezt.
A levél tárgya
A professzionális levelezőszolgálatok gyakran írnak (néha értelmesen) az e-mail tárgysorának fontosságáról vállalati blogjaikon. De leggyakrabban értékesítési levelekről beszélünk, ahol a levél tárgya megoldja a „meg kell nyitni az e-mailt” problémát.
A napi üzleti levelezést tárgyaljuk. Itt a téma azt a problémát oldja meg, hogy „a levél és a szerzője könnyen azonosítható, majd megtalálható”. Sőt, szorgalma számos válaszlevél karma formájában tér vissza hozzád, csak előtagokkal Re: vagy FWD, amelyek között keresnie kell a megfelelő betű a témában.
A húsz levél egy középvezető egynapos levelezésének mennyisége. Egyáltalán nem a vállalkozókra és a cégtulajdonosokra gondolok, a leveleik száma néha meghaladja a napi 200-at. Ezért még egyszer: ne küldjön üres tárgyú e-mailt.
Tehát hogyan lehet helyesen megfogalmazni egy e-mail tárgyát?
Hiba #1 : Csak a cég neve a tárgyban. Például a „Sky” és ennyi. Először is, valószínűleg nem Ön az egyetlen a cégéből, aki kommunikál ezzel a partnerrel. Másodszor, egy ilyen téma nem hoz értelmet, mert a címből már látszik a céged neve. Harmadszor, gondolja ki, hogyan fog kinézni a saját postafiókja ezzel a levelezési megközelítéssel? Valami ilyesmi.
Kényelmes ilyen témákban keresgélni?
2. hiba : mutatós, eladó cím. Nagyon jó, ha tudod, hogyan kell ilyen címeket írni. De vajon helyénvaló-e ezeket a készségeket üzleti levelezésben használni? Emlékezzen az üzleti e-mail tárgysorának céljára: nem az eladásra, hanem az azonosításra és a keresésre.
Levél szövege
Számos útmutató létezik a szövegíráshoz különböző esetekélet. Például Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin és más szavak mesterei sok hasznos információval rendelkeznek. Azt tanácsolom, hogy olvassa el cikkeiket, legalább az általános műveltség javítása és az írott beszéd általános stílusának javítása érdekében.
A levélírás során több döntést is meg kell hoznunk egymás után.
Udvariasság kérdése . A levél elején belemosódhatsz kellemességekbe vagy akár gyengédségbe a „Kedves Rodya, már több mint két hónapja, hogy írásban beszéltem veled, amitől én magam is szenvedtem, sőt nem is aludtam egy kicsit. éjszakák, gondolkodás." Nagyon udvarias és nagyon költséges, mind a bevezető megírására fordított idő, mind a beszélgetőpartner elolvasása szempontjából. A levelezés üzlet, emlékszel? Nem egy esszé a levél műfajában egy pályázatra vagy egy levél Raszkolnyikov anyjának, hanem üzleti levelezés.
Tiszteljük a saját és a címzett idejét!
Csak az első levélben van értelme bemutatkozni és felidézni az ismerkedés körülményeit egy kiállítási röpke találkozás után. Ha ez az együttműködés vagy a folyamatos levelezés folytatása, akkor a nap első levelébe ezt írjuk: „Helló, Ivan”, a másodikba és az azt követőkbe: „Iván, ...”.
Fellebbezés . Mindig is foglalkoztatott az a kérdés, hogy kihez forduljak egy levélben, ha több címzett is van. Nemrég írtam egy levelet három Anna nevű lánynak. Minden kétséget kizáróan azt írtam, hogy „Hello, Anna”, és nem aggódtam. De ez a szerencse nem mindig van így.
Mi van akkor, ha három vagy akár hét címzett van, és nem ugyanaz a név? Felsorolhatja őket név szerint: „Jó napot, Rodion, Pulcheria, Avdotya és Pjotr Petrovics.” De hosszú és időbe telik. Ezt írhatja: „Üdvözlet, kollégák!”
Magamra azt a szabályt alkalmazom, hogy a „Címzett” mezőben név szerint szólítom meg a személyt. És egyáltalán ne lépjen kapcsolatba a másolatban szereplőkkel. Ez a szabály lehetővé teszi a levél címzettjének és e levél céljának pontosabb meghatározását is (egyet!).
Idézet . A levelezés gyakran kérdéseket és válaszokat tartalmazó levéllánc – egyszóval párbeszéd. Jó formának tekinthető, ha nem törli a levelezési előzményeket, és válaszát az idézett szöveg tetejére írja, hogy amikor egy héttel később visszatér ehhez a levelezéshez, könnyen el tudja olvasni a párbeszédet felülről lefelé, dátum szerint csökkenve. .
Valamilyen oknál fogva a Mozilla alapértelmezett beállítása „A kurzor elhelyezése az idézett szöveg után”. Azt javaslom, hogy módosítsa az „Eszközök” → „Opciók” menüben fiókot» → „Szövegkészítés és címzés”. Így kell lennie.
A levél célja . Üzleti levelek két típusa van:
- amikor egyszerűen tájékoztatjuk a beszélgetőpartnert (például jelentés a hónapban végzett munkáról);
- és amikor akarunk valamit a beszélgetőpartnertől. Például úgy, hogy a mellékelt számlát jóváhagyja a fizetéshez.
Általában sokszor több a bátorító levél, mint a tudósító. Ha valamit el akarunk érni a beszélgetőpartnertől, nagyon fontos, hogy ezt egy levélben, egyszerű szöveggel közöljük. A cselekvésre való felhívást névnek kell kísérnie, és az legyen a levél utolsó mondata.
Rossz : "Porfirij Petrovics, tudom, ki törte halálra az öregasszonyt."
Jobbra : "Porfiry Petrovics, én törtem halálra az öregasszonyt, kérem, tegyen intézkedéseket a letartóztatásomra, elegem van a szenvedésből!"
Miért kellene a tudósítónak meggondolnia, hogy mit kezdjen ezzel a levéllel? Végül is lehet, hogy rosszul dönt.
Aláírás a szövegben . Biztosan az. Ezenkívül az összes e-mail kliens lehetővé teszi az aláírások automatikus helyettesítésének konfigurálását, például a klasszikus „Tisztelettel…”. A Mozillában ez az „Eszközök” → „Fiókbeállítások” menüben tehető meg.
Az, hogy az aláírásba írjon-e kapcsolatokat, mindenki személyes ügye. De ha bármilyen kapcsolatban áll az értékesítéssel, mindenképpen írjon. Még akkor is, ha az üzlet nem kommunikáció eredményeként jön létre, a jövőben könnyen megtalálható lesz az aláírásban szereplő elérhetőségek segítségével.
Végül a levéltörzs még egy jellemzője azoknak a beszélgetőpartnereknek, akik nem szeretnek (nem tudnak, nem akarnak, nincs idejük) válaszolni a leveleire. Kérjük, a levél szövegében tüntesse fel az alapértelmezettet. Például: „Porfirij Petrovics, ha nem jössz le, hogy letartóztass péntek 12:00 előtt, akkor amnesztiának tekintem magam.” Természetesen a határidőnek reálisnak kell lennie (ne pénteken 11:50-kor küldje el a szöveget a példából). A címzettnek fizikailag képesnek kell lennie arra, hogy elolvassa az Ön levelét, és cselekedjen az alapján. Az ilyen „csend” mentesít a felelősség alól, amiért a beszélgetőpartner nem válaszol. Mint mindig, okosan kell megközelítenie ennek a funkciónak a használatát. Ha valaki időben és rendszeresen válaszol a leveleire, egy ilyen ultimátum, ha nem sértheti, de egy kicsit stresszessé teheti, vagy olyan döntéshez vezethet, hogy nem most válaszol a levélre, hanem péntekig vár.
Mellékletek
A levelekhez gyakran érkeznek mellékletek: önéletrajzok, kereskedelmi ajánlatok, becslések, ütemtervek, szkennelt dokumentumok – nagyon praktikus eszközés egyben népszerű hibák forrása.
Hiba : hatalmas beruházási méret. Gyakran kapok 20 MB méretű mellékleteket tartalmazó e-maileket. Általában ezek egyes dokumentumok TIFF formátumú, 600 dpi felbontású szkennelése. A levelező e-mail programja szinte biztosan lefagy néhány percre a melléklet előnézetének betöltésére tett hiábavaló kísérlet miatt. És ne adj isten, hogy a címzett okostelefonon próbálja elolvasni ezt a levelet...
Én személy szerint azonnal törlöm az ilyen leveleket. Nem szeretné, hogy e-mailje a kukába kerüljön, mielőtt elolvasná? Ellenőrizze a befektetés nagyságát. Javasoljuk, hogy ne legyen több 3 MB-nál.
Mi a teendő, ha meghaladja?
- Próbálja újra beállítani a szkennert egy másik formátumra és felbontásra. Például a PDF és a 300 dpi elég jól olvasható szkennelést eredményez.
- Gondoljon az olyan programokra, mint a WinRar vagy a 7zip archiver. Egyes fájlok tökéletesen tömöríthetők.
- Mi a teendő, ha a melléklet hatalmas, és nem tudja tömöríteni? Például egy majdnem üres könyvelési adatbázis 900 MB súlyú. A felhőalapú információtárolók segítségére lesznek: Dropbox, Google Drive és hasonlók. Egyes szolgáltatások, például a Mail.ru, a hatalmas mellékleteket automatikusan felhőalapú tárhelyre mutató hivatkozásokká alakítják. De inkább magam kezelem a felhőben tárolt adataimat, ezért nem fogadom szívesen a Mail.ru automatizálását.
És még egy nem teljesen nyilvánvaló ajánlás a befektetésekkel kapcsolatban - az övék Név . A címzett számára érthetőnek és elfogadhatónak kell lennie. Valamikor társaságban főztünk kereskedelmi ajánlat a nevében... legyen Fjodor Mihajlovics Dosztojevszkij. Levelet kaptam a menedzsertől jóváhagyásra egy CP-tervezettel, a mellékletben pedig egy „ForFedi.docx” nevű fájl is volt. A menedzser, aki ezt küldte nekem, egy párbeszédet folytatott, ami valahogy így hangzott:
Kedves menedzser! Ön személyesen készen áll arra, hogy felkeresse ezt a tisztelt embert, és a szemébe Fedyának szólítsa?
Valahogy nem, megbecsült ember, mindenki a kereszt- és családnevén szólítja.
Miért nevezte el a mellékletet „Fedinek”? Ha most elküldöm neki, szerinted fog tőlünk baltákat vásárolni ezzel a CP-vel?
Később át akartam nevezni...
Miért készítsen időzített bombát - egy potenciális ügyfél visszautasítását - vagy készítsen többletmunkát magának a fájl átnevezésével? Miért nem nevezi el azonnal helyesen a mellékletet: „For Fjodor Mikhailovich.docx” vagy még jobb - „KP_Sky_Axes.docx”.
Tehát többé-kevésbé rendeztük az e-maileket, mint „személy”. Térjünk át arra, hogy az e-mailt eszközként tekintsük. hatékony munkavégzésés beszéljünk annak zavaró összetevőjéről.
Betűkkel való munka
Az e-mail erős figyelemelterelő. Mint minden figyelemelterelést, az e-mailt is a szabályok szigorításával és a munkabeosztások bevezetésével kell kezelni.
Legalább ki kell kapcsolnia ÖSSZES értesítést a levelek érkezéséről. Ha az e-mail kliens alapértelmezés szerint be van állítva, hangjelzéssel értesítjük, az óra melletti ikon villog, és megjelenik a levél előnézete. Egyszóval mindent megtesznek, hogy először elszakítsanak a fáradságos munkától, majd az olvasatlan levelek és a meg nem nézett levelek szakadékába sodorjanak – mínusz egy-két óra az életedből.
Vannak, akiknek erős akaraterejük van, ami lehetővé teszi, hogy ne zavarják el figyelmüket az értesítések, hanem hétköznapi emberek Jobb nem kísérteni a sorsot, és kikapcsolni őket. A Mozilla Thunderbirdben ezt az "Eszközök" → "Beállítások" → "Általános" → "Ha új üzenetek jelennek meg" menüben teheti meg.
Ha nincs értesítés, hogyan értheti, hogy levél érkezett?
Nagyon egyszerű. Ön tudatosan szán időt arra, hogy rendezze leveleit, nyissa meg az e-mail klienst, és lássa az összes olvasatlan üzenetet. Ez megtehető naponta kétszer, például ebédidőben és este, vagy kényszerleálláskor, például forgalmi dugókban.
Az emberek gyakran kérdezik, mi a helyzet a válaszidőkkel és a sürgős levelekkel? Azt válaszolom: nincs sürgős levele a levelében. Hacsak nem az ügyfélszolgálati osztályon dolgozik (ennek az osztálynak megvannak a maga szabályai a levelezéssel való munkavégzésre).
Sürgős levelek esetén a feladó más csatornákon - telefonon, SMS-en, Skype-on - értesíti Önt erről. Ezután tudatosan belép az e-mail kliensébe, és feldolgozza a sürgős leveleket. Minden időgazdálkodási guru (például Gleb Arkhangelsky a „Time Drive”-val) 24 órán belül normál választ ad az e-mailekre. Ez a jó modor szokásos szabálya – ne várjon azonnali válaszokat e-mailben beszélgetőpartnerétől. Ha sürgős levél érkezik, azt gyorsabb kommunikációs csatornákon jelezze.
Tehát letiltottuk az értesítéseket, és most az ütemtervünk szerint kapcsoljuk be az e-mail klienst.
Mit tegyünk, ha elmegyünk a postára, és részt veszünk az „e-mailek rendezése” nevű tevékenységben? Hol van ennek a munkának a kezdete és vége?
Sokat hallottam a nulla postafiók rendszerről, de sajnos nem találkoztam senkivel, aki használná. Újra fel kellett találnom a kerekemet. Vannak cikkek ebben a témában a Lifehacker oldalon. Például: " ". Az alábbiakban az én értelmezésemben a nulla postafiók rendszerről fogok beszélni. Hálás lennék, ha a GTD guruk kommentálnák és kiegészítenék vagy javítanák a leírt rendszert.
Fontos megérteni és elfogadni, hogy az e-mail nem a tevékenységek ütemezője vagy archívuma. Ezért az Inbox mappának mindig üresnek kell lennie. Ha elkezdi válogatni a beérkező levelek között, ne álljon meg, és ne zavarja el semmi, amíg ki nem ürítette ezt a mappát.
Mi a teendő a postaládájában lévő e-mailekkel? Az egyes betűket egymás után végig kell mennie, és törölnie kell. Igen, csak jelölje ki, és nyomja meg a Törlés gombot a billentyűzeten. Ha nem tudja rászánni magát a levél törlésére, akkor el kell döntenie, mit kezdjen vele.
- Tudsz rá válaszolni három perc alatt? Muszáj válaszolnom rá? Igen, szükséges, és a válasz nem tart tovább három percnél, majd azonnal válaszoljon.
- Válaszolnia kell, de a válasz elkészítése több mint három percet vesz igénybe. Ha olyan feladatütemezőt használ, amely lehetővé teszi egy e-mail feladattá alakítását, alakítsa át az e-mailt feladattá, és felejtse el egy időre. Én például az abszolút csodálatos Doit.im szolgáltatást használom. Lehetővé teszi személyes e-mail cím létrehozását: továbbítod a levelet, és feladattá alakul. De ha nem rendelkezik feladatütemezővel, helyezze át a levelet a „0_Run” almappába.
- Miután gyorsan válaszolt egy levélre, feladattá alakította, vagy egyszerűen elolvasta, el kell döntenie, hogy mihez kezdjen ezzel az üzenettel: törölje vagy küldje el valamelyik mappába hosszú távú tárolás céljából.
Itt vannak a mappák hosszú távú tárolás megvan.
- 0_Végrehajtás. Nekem nincs ilyen mappám, de ha nincs terveződ, ismétlem, ide rakhatsz részletes munkát igénylő leveleket. Ezt a mappát is rendszeresen tisztítani kell, de átgondolt megközelítéssel, a speciálisan erre kijelölt időpontban.
- 1_Ref. Ide raktam a leveleket háttérinformációk: üdvözlő levelek különböző webszolgáltatások bejelentkezési adataival, jegyek a közelgő járatokra stb.
- 2_Projektek. Itt tároljuk az aktuális kapcsolatokat ápoló partnerekkel és projektekkel kapcsolatos levelezés archívumát. Természetesen minden projekthez vagy partnerhez külön mappát hoztak létre. A partner mappájába nem csak az alkalmazottaitól, hanem a Neb munkatársaitól származó leveleket is elhelyezem, amelyek ehhez a partnerhez kapcsolódnak. Nagyon kényelmes: ha szükséges, a projekttel kapcsolatos összes levelezés néhány kattintással kéznél van.
- 3_Múzeum. Ide tettem azokat a leveleket, amiket kár lenne törölni, és a hasznuk nem nyilvánvaló. Mappák lezárt projektek innen: "2_Projects". Röviden: a „Múzeum” tárolja az első eltávolításra jelölteket.
- 4_Dokumentumok.Íme a levelek elektronikus dokumentummintákkal, amelyek a jövőben hasznosak lehetnek az elszámoláshoz, például az ügyfelektől származó egyeztető jelentések, utazási jegyek. A mappa sok hasonlóságot mutat a „2_Projects” és „1_Reference” mappákkal, csak a könyvelési információk, a „2_Projects” mappában pedig a kezelési információk tárolódnak. A „4_Documents”-ban holt információ, a „2_Projects”-ben pedig élő információ található.
- 5_Tudás. Ide csak igazán hasznos hírleveleket teszek fel, amelyekhez szeretnék egy idő után visszatérni inspirációért vagy megoldásokért.
Vannak más levelezőprogram-beállítások is, amelyek fontosak a rendszer működése szempontjából. Először is, a Thunderbirdben alapértelmezés szerint van egy „Üzenetek megjelölése olvasottként” jelölőnégyzet. Ezt inkább tudatosan csinálom, szóval le a zászlóval! Ehhez lépjen az „Eszközök” → „Beállítások” → „Speciális” → „Olvasás és megjelenítés” menübe.
Másodszor, használjuk szűrők . Korábban aktívan használtam olyan szűrőket, amelyek a feladó címe alapján automatikusan továbbították a leveleket a megfelelő mappákba. Például egy ügyvéd levelei az „Ügyvéd” mappába kerültek. Több okból is elhagytam ezt a megközelítést. Először is: az ügyvédtől érkező levelek az esetek 99%-ában valamilyen projekthez vagy partnerhez kapcsolódnak, ami azt jelenti, hogy át kell helyezni a partner vagy projekt mappájába. Másodszor: úgy döntöttem, hogy növelem a tudatosságot. Önnek magának kell eldöntenie, hogy egy adott levelet hol kell tárolni, és kényelmesebb, ha a feldolgozatlan üzeneteket csak egy helyen keresi - a beérkező levelek között. A szűrőket most már csak arra használom, hogy mappákba rendezzem a különféle rendszerekből érkező, automatikus szabályos leveleket, vagyis azokat, amelyekhez nem kell döntést hoznom. A Mozilla Thunderbird szűrői az „Eszközök” → „Üzenetszűrők” menüben állíthatók be.
Tehát megfelelő megközelítéssel az e-mailek napi 10-60 percet vesznek igénybe, a levelezés mennyiségétől függően.
Igen, és még egy dolog. Kikapcsoltad már az új levelek érkezéséről szóló értesítéseket? ;)