Üzleti találkozó
2.1.1. Az üzleti találkozók céljai. Az üzleti találkozó egy módja annak, hogy vonzza a kollektív elmét a fejlődésre optimális megoldások a szervezetben felmerülő aktuális és legösszetettebb kérdésekről. Az irányítási folyamat ebben az értelemben három fő szakaszból áll:
è információgyűjtés és -feldolgozás;
è a vállalat szolgáltatásai és alkalmazottai tevékenységének koordinálása;
è döntéshozatal.
Az övén kívül közvetlen felhasználás Minden racionálisan szervezett találkozó egy-egy fontos nevelési feladatot is megold. A megbeszélésen a dolgozók megtanulnak csapatban dolgozni, integrált megközelítést alkalmazni a közös problémák megoldásában, kompromisszumokat kötni stb. A menedzser vezetői tevékenységét kollektív értekezletek (találkozók) egészítik ki, amelyeken a mindennapi üzleti események, problémák megoldására kerül sor. Az üzleti megbeszéléseken olyan feladatokat végezhet, mint:
- a vállalkozás politikájának és végrehajtásának kialakítása és megerősítése;
- az összes osztály és szolgálat tevékenységeinek integrálása, figyelembe véve a szervezet átfogó céljait;
- a kollektív eredmények azonosítása és kiszámítása;
- kollektív döntés problémákat a tanulási hatás figyelembevételével.
2.1.2. Az üzleti találkozók osztályozása. Egy speciális szervezettípust képviselnek, amely rendkívül rövid időre jön létre, és meghatározott fókuszú (1. ábra).
|
- reprezentatív (20 fő felett);
4. A találkozó résztvevőinek összetételének stabilitási foka szerint A találkozó céljainak eléréséhez szükséges annak megfelelő előkészítése és megszervezése. Van egy sor kötelező elem, amely nélkül nem érhető el a találkozó hatása (6. ábra).
Rizs. 6. Üzleti találkozók szervezésének és lebonyolításának technológiája
1. Az ülés előkészítése több szakaszon megy keresztül:
1) Üzleti megbeszélés megtartásának szükségességének és megvalósíthatóságának meghatározása. Amikor eldönti, hogy szükség van-e értekezletre, a vezetőnek át kell gondolnia, hogy milyen feladatokat kell elvégeznie az értekezleten. A találkozónak akkor van értelme, ha információcserére van szükség; vélemények és alternatívák meghatározása; összetett (nem szabványos) helyzetek elemzése; összetett kérdésekben hoz döntéseket.
Ebben a szakaszban a vezetőnek emellett elemeznie kell az értekezlet megtartásának minden alternatíváját: a felső vezetés döntését; a probléma telefonos megoldásának képessége; konferenciahívás; Lehetőség más (terv szerinti) találkozókkal való összevonásra. És ha ezek után a vezető meggyőződik a találkozó hasznosságáról, akkor meg is tartható. Ellenkező esetben az ülést fel kell hagyni.
2) Napirend és a résztvevők összetétele.
A napirend elkészítésekor meg kell határoznia:
Feltételek, amelyeknek az ülés végeredményének meg kell felelnie. Ez határozza meg a találkozó célját;
Ki milyen előkészítő munkát végezzen? Időnként célszerű munkacsoportot létrehozni, amely napirendet készít, előzetes rövid megbeszéléseket tart az osztályokon, két ember megbeszéléseit stb.
A napirend összeállítása során elkövetett főbb hibák:
A találkozó fő témájának hiánya (több témakör nem teszi lehetővé pontos körülhatárolásukat és megfelelő elemzési alátámasztását);
A tárgyalt probléma lényegét korábban nem magyarázták el a résztvevőknek;
Különböző hatókörű és tartalmi kérdések napirendre vétele, aminek következtében a találkozó vitává, sokszor az egyes résztvevői vagy csoportjai közötti civakodásba fajul. Ennek eredményeként nő a passzív hallgatóság pozíciójába helyezett résztvevők száma;
A napirendtől való eltérés és a spontán módon felmerülő melléktémák vagy valamilyen örök probléma (pl. ellátási kérdések stb.) figyelembe vétele.
Amikor arról dönt a résztvevők összetétele különösen óvatosnak kell lenni a lista készítésekor, mind mennyiségi, mind minőségi összetétel. Az ülésbe be kell vonni azokat tisztviselők akik a legkompetensebbek a tárgyalt problémában.
3) A rendezvény napjának és időpontjának kijelölése.Általában heti egy adott napot szánnak a találkozóra. Ez lehetővé teszi a találkozó résztvevőinek, hogy megfelelően megtervezzék munkaidejüket, és megfelelően felkészüljenek a találkozóra. A megbeszélésekre a legalkalmasabb nap szerda vagy csütörtök, mivel a heti teljesítménygörbe hétfőn és pénteken észrevehetően csökken.
Az időzítés szempontjából a legjobb a délutáni találkozókat tartani. A bioritmusok elméletéből ismert, hogy egy személy a munkanap során két megnövekedett teljesítmény csúcsot tapasztal: az elsőt 11 és 12 óra között, a másodikat 16 és 18 óra között célszerű időzíteni egybeesik a második csúccsal, amely további ösztönzésként szolgál majd a találkozó résztvevőinek gyors és hatékony munkára ösztönzésére, hogy ne maradjanak túl későn. Mert minden találkozó megzavarja a ritmust munkaügyi tevékenység, nem célszerű a munkanap első felében (első csúcs) elvégezni.
A találkozó időtartamának meghatározásakor elkövetett fő hibák:
Az ülés időtartama nem szabályozott;
Az ülés megállapított időtartamát nem tartják be;
A találkozók a tervek szerint túl hosszúak lesznek;
Nem tartanak szünetet;
A beszámolóknak és a beszédeknek nincs időkorlátja;
Képtelenség gondolatait tömören és világosan kifejezni.
4) Helyszín. Az üzleti megbeszélések jelentős részét (több mint 70%-át) a szervezet vezetőjének irodájában tartják. Az értekezleteket azonban célszerű külön erre a célra felszerelt helyiségekben összehívni.
Jellemzően a találkozóra meghívottak egy téglalap alakú asztalhoz ülnek. Ez rendkívül kényelmetlen mind a találkozó vezetője, mind a résztvevők számára. Egy másik, kényelmesebb, trapéz alakú asztalforma ismert (7. ábra).
 |
Rizs. 7. A találkozó résztvevőinek elrendezése
A szobának rendelkeznie kell jó hangszigetelés, normál hőmérséklet és relatív páratartalom, kényelmes bútorok a munkához, szellőzés stb.
A találkozó helyének meghatározásakor elkövetett fő hibák:
Túl sok megbeszélést tartanak a főnök irodájában;
A találkozó során vannak telefonbeszélgetésekés még látogatókat is fogadnak;
A tárgyalóterem nincs megfelelően felszerelt és rosszul megvilágított.
5) A találkozó résztvevőinek felkészítése.E Hogy utolsó szakasza előkészítő munka az üzleti találkozók szervezési eljárásában. Minden ilyen irányú munka lényege abban rejlik, hogy minden résztvevőt előzetesen megismertessünk a napirenddel és szükséges anyagokat. Mindenkinek előre tudnia kell a találkozó témáját és céljait. Ez segíteni fog a jövőben hatékony végrehajtása találkozót, mivel a résztvevők előre megfelelően felkészültek rá.
2. Találkozó lebonyolítása. Optimális időtartam (1) közös szellemi tevékenység nagyszámú ember csak 40-45 perc. Ezért 40-60 perc után. A találkozó résztvevőinek figyelme legyengül: zaj, szükségtelen mozgások, beszélgetések keletkeznek. Ha szünet nélkül folytatja a találkozót, a legtöbb résztvevő elfárad. 30-40 perc szünet után a jelenlévők jobban érzik magukat, helyreáll a normális állapotuk és folytatódhat a problémák megbeszélése.
90 perc munka után megszűnik a figyelem és az érdeklődés a megbeszélt problémák iránt. A szakértők a találkozónak ezt a szakaszát nevezik negatív tevékenység időszaka Az ilyenkor meghozott döntések általában szélsőségesek.
Ha a megbeszélés 2 órán keresztül szünet nélkül folytatódik, akkor a résztvevők több mint 90%-a egyetért bármilyen döntéssel, amennyiben az a lehető leggyorsabban véget ér. Így a találkozó optimális időtartama legfeljebb 1 óra, ha az eset körülményei ennél többet kívánnak hosszú munka, akkor az ülés 40 perce után 10-15 perc szünetet kell bejelenteni.
Mindenki tudja, mi az rendeletek (2), de nem mindenki követi. Ha az ülés szabályait az ülés kezdete előtt nem alakítják ki, akkor megteremtődnek az előfeltételek az ülés nem üzleti környezetéhez.
Különleges szerep a szabályzat betartását az ülés elnökére bízzák. Mindazonáltal az ülés minden résztvevőjének tiszteletben kell tartania a szabályokat, függetlenül a beosztásától.
Az ülés jegyzőkönyve (3) – ez az elsődleges hivatalos dokumentum, amely alapján a vezetésnek jogában áll megkövetelni a dolgozóktól a rájuk bízott feladatok elvégzését. A jegyzőkönyvbe az ülés nevében a legtöbbet az ülés titkára rögzíti fontos pontokat:
A találkozó céljának elérése;
Megoldás;
Fellépők és határidők.
A protokoll modellt a 2. ábra mutatja be.
A közgyűlés olyan kötelező esemény, amelyen a szervezet minden tagja részt vesz, például a részvényesek éves közgyűlésén vagy a szövetkezet tagok közgyűlésén. Az ülés megtartásának rendjét az érintett szervezet alapszabálya szabályozza, és a meghozott döntéseket külön dokumentum - az ülés jegyzőkönyve - rögzíti.
Az értekezletekkel ellentétben a megbeszélésen egy bizonyos meghatározott kör vesz részt, általában a vállalat különböző vállalatainak vagy részlegeinek képviselői. Az ülések általában rendszeresek, és szigorúan meghatározott időközönként tartanak
megosztott időben, leggyakrabban hetente egyszer, és aktuális kérdések megvitatására szolgálnak, bár előfordulhatnak előre nem tervezett találkozók a termelési igények miatt. Az ülésről jegyzőkönyvet nem kell készíteni, de általában az ülés végén születik döntés.
Az üzleti találkozók üzleti beszélgetésekre és tárgyalásokra oszlanak. Az üzleti beszélgetések szabad formában zajlanak, minden felmerülő kérdés megvitatására szolgálnak, és nem feltétlenül zárulnak döntéssel. A tárgyalások célja a vállalkozások közös tevékenységének, a tevékenységi területek lehatárolásának, fejlesztésének súlyos kérdéseinek megoldása árpolitika stb. A záródokumentumok vagy szóbeli nyilatkozatok elfogadásával érnek véget.
Munkájuk sajátosságaiból adódóan minden üzletembernek gyakran részt kell vennie különféle találkozókon, konferenciákon és üzleti találkozókon, valamint saját magának kell megszerveznie ezeket az eseményeket. Ezek megszervezésére és lebonyolítására a megállapított eljárásrendet be kell tartani, mert gyakran minden kereskedelmi munka sikere attól függ.
Találkozó, értekezlet vagy tárgyalások előkészítésekor a következőket kell tennie:
1. Válassza ki és világosan fogalmazza meg a napirendet. A napirenden két vagy három fő téma és három vagy négy kisebb téma szerepelhet. Ha kevés a fő kérdés, akkor a megbeszélés nyugodtan halad, és ugyanannyi időt vesz igénybe, mintha elegendő számú lenne, és ha nagy mennyiségben a kérdések megvitatása felületessé válik.
2. Határozza meg a résztvevők összetételét (találkozókra, tárgyalásokra). Kivételt képeznek a produkciós értekezletek, amelyeket rendszeresen (általában hetente egyszer) tartanak állandó résztvevői összetétellel.
3. Válassza ki az esemény napját és időpontját. A tárgyalások során minden résztvevővel előre egyeztetik a napot és az időpontot.
4. Értesítse a résztvevőket az esemény napjáról és időpontjáról. Értekezlet tartása esetén ezt 5-7 nappal korábban célszerű megtenni. A termelési értekezlet napjáról és időpontjáról csak az arra meghívott személyek kapnak értesítést, akik nem rendszeresen vesznek részt az ülésen.
5. Állítsa be az esemény várható időtartamát, és figyelmeztesse rá a résztvevőket. A tapasztalatok azt mutatják, hogy egy értekezlet vagy értekezlet befejezési időpontjának kihirdetése 10-15%-kal csökkenti annak időtartamát.
6. Készítsen vitaindító beszédet vagy üzenetet, és azonosítsa a megbeszélés szükséges résztvevőit. A jelentésnek konkrétnak kell lennie, tükröznie kell a vizsgált kérdés lényegét, a következtetéseket pedig alá kell támasztani. A jelentés vagy üzenet bőbeszédűsége és homályossága közömbösséget okoz a hallgatókban.
7. Válassza ki és készítse elő a helyiségeket. Ügyelni kell arra, hogy a helyiség elég kényelmes legyen ahhoz, hogy minden résztvevő elférjen. Székekből nem szabad hiányozni. A tárgyalások megszervezésekor az asztalokon minden résztvevő előtt célszerű egy kártyát elhelyezni, amelyen a vezetéknév, keresztnév, apanév és az általa képviselt cég neve szerepel. Az asztalokon papír és íróeszköz is legyen, frissítőket is lehet biztosítani. Jó formának tekinthető, ha a tárgyalások során teát vagy kávét szolgálnak fel kis mennyiségű pékáru mellé.
Pontosan a megbeszélt időpontban kell elkezdenie a munkát. Egy értekezlet vagy értekezlet kezdésének késleltetése általában azt eredményezi, hogy a következő megbeszélést nagyon későn tartják. A tárgyalások kezdési időpontjának minden fél általi szigorú betartása a tárgyalások késése a partnerekkel szembeni rendkívüli tiszteletlenségnek minősül, és nemkívánatos következményekkel járhat.
A találkozó (találkozó) alatti helyzet ill üzleti találkozó barátságosnak kell lennie. A résztvevők elleni személyes támadások és leszámolások elfogadhatatlanok.
Az ülés levezetésére elnököt választanak. Az elnök fő feladatai:
kövesse az előírásokat;
bejelenti az előadó nevét és beosztását, annak a szervezetnek a nevét, amelynek képviselője.
Az ülés elnökének meg kell felelnie bizonyos követelményeknek, amelyek közül a legfontosabbak: hozzáértés, pártatlanság, világos és világos kifejezési képesség, mások véleményének toleranciája. Az elnöknek nincs joga arra, hogy az ülés egyik vagy másik véleményét, résztvevőjét előnyben részesítse, véleményét kikényszerítse. Javaslatait mindenki más után kell előterjesztenie.
Fontos szakasz minden ülés vagy értekezlet döntéshozatal. Ilyenkor sokszor tehetetlenné válik a találkozás, mintha energiát veszítene. Ez azért történik, mert a résztvevők nem tudják felismerni, hogy eljött a döntés ideje, vagy haboznak, tétováznak a választásban. Ilyen esetekben a legjobb, ha kiválaszt egy ajánlatot, és továbbgondolja azt. Fontos, hogy ne hagyja ki azt a pillanatot, amikor a vitát le kell zárni – ehhez az elnök tapasztalatára és ügyességére van szükség. Jó módszer- időközi szavazás. Összefoglalja a vita következő szakaszát. Nem szabad azonban túlságosan elsietni a zárószavazást, mert Lehetséges, hogy olyan döntés születik, amelyet a kisebbség elutasít. Ebben az esetben a kisebbség tagjai elkezdhetnek fellépni, hogy bebizonyítsák a többség tévedését, ami új vitához és a már meglévő elvesztéshez vezethet. elért eredményeket.
A találkozások speciális típusa az úgynevezett „brainstorming”. Ilyen találkozóra akkor kerül sor, ha egy összetett probléma megoldására, egy zavaros helyzetből való kiutat kell találni, vagy felelősségteljes döntést kell hozni.
Egy ilyen találkozó lebonyolításához először is világosan meg kell fogalmazni a feladatot - csak egyet, a legnehezebbet vagy a legfontosabbat. Célszerű, hogy a beszélgetésen legfeljebb 7-12 fő vegyen részt. A székeket célszerű körben elhelyezni, hogy ne legyen „karzat” és „elnökség”. Szigorúan meg kell határozni a megbeszélés idejét. Az időhiány stresszt okoz, ami serkenti az agyi aktivitást. Az ilyen találkozó optimális ideje körülbelül 30 perc. Senkinek sem szabad kritizálnia az előterjesztett javaslatokat. A legtöbb ember nem tud kreatívan dolgozni az erkölcsi fenyegetettség körülményei között, ha valakit visszahúznak, mások csak azon gondolkodnak, hogyan ne tűnjenek hülyébbnek mindenkinél. A vita elején általában triviális, üres ötletek. A kritika tilalma megkönnyíti az ötletek előterjesztését, amelyek közül néhány nagyon értékes lehet. Célszerű kiválasztani legjobb ötletek, ahelyett, hogy elvetné a legrosszabbat, ami most alkalmatlannak tűnt, később hasznos lehet. Nincs szükség az ötletek szerzőségének megállapítására – a legjobb ötletek mindig a kollektív kreativitás termékei.
Amikor úgy tűnik, megtalálták a kiutat nehéz helyzet, célszerű két csoportra osztani - „támogatókra” és „ellenzőkre”, és megpróbálni megtalálni a kidolgozott megoldás gyenge pontjait. Végső döntés világosan meg kell fogalmazni és le kell írni.
Üzleti találkozó koncepció
1. definíció
Az üzleti értekezlet a vezetői tevékenység fontos formája, amely során információcsere zajlik a vezetők és a beosztottak között, és megszületik a vezetői döntéseket.
Egy üzleti megbeszélés során résztvevői részt vesznek a vállalatban felmerült azonosított probléma optimális megoldásának kollektív kidolgozásában.
Ebben a tekintetben az irányítási folyamat általában 3 szakaszra oszlik:
- Az információgyűjtés és -feldolgozás szakasza;
- A vállalkozás összes alkalmazottja és részlegének működésének koordinálása;
- Döntéshozatali szakasz.
A találkozó szerepe a társaságban
A hatékonyan szervezett üzleti találkozók segítségével fontos oktatási problémák megoldására nyílik lehetőség. A résztvevők a találkozókon tanulnak kollektív elfogadás döntések, átfogó megoldás feladatok, kompromisszumok elérése. A találkozó során elsajátítják a vállalati alkalmazottak közötti vállalati kommunikáció kultúráját.
A legtöbb nagyvállalatnál a felsővezetőkkel való kapcsolatfelvétel egyetlen módja a megbeszélések.
Az értekezlet a vezetői munka kiegészítése, a mindennapi üzleti kérdések, problémák náluk megoldhatók.
Az üzleti találkozók céljai
Üzleti megbeszéléseken keresztül a következő feladatokat oldják meg:
- A társaság politikáját kidolgozzák és megerősítik, és megtörténik annak végrehajtása;
- A vállalkozás összes részlegének tevékenysége integrált, figyelembe véve a vállalat általános céljait;
- A kollektív eredményeket azonosítják és kiszámítják;
- Létezik a problémák kollektív megoldása, figyelembe véve a tanulási hatást.
Találkozási szakaszok
1. megjegyzés
Az üzleti megbeszélés előkészítésének szakaszában meghatározzák az ülés megtartásának megvalósíthatóságát, a vezető meghatározza a megoldáshoz szükséges fő feladatokat. Célszerű értekezletet tartani, ha információcserére van szükség, valamint véleményeket, problémákat, nem szokványos helyzetek megoldási módjait, összetett kérdésekben döntéseket kell hozni.
Ugyanebben a szakaszban meghatározzák az üzleti találkozó résztvevőinek napirendjét és összetételét. A napirend elkészítése során tisztázni kell:
- a tárgyalt kérdések tartalma és a lényegét jellemző fő téma;
- azokat a feltételeket, amelyeknek a találkozó végeredményének meg kell felelnie;
- a találkozó résztvevőiről és funkcióikról.
A résztvevők listájának meghatározása után a találkozó dátuma és időpontja kerül meghatározásra. A legtöbb vállalkozás hetente egy meghatározott napot szán megbeszélésekre, ami lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy racionálisan megtervezzék munkaidőés megfelelő felkészülést biztosítanak.
Az üzleti megbeszélés előkészítésének utolsó szakasza a találkozó résztvevőinek felkészítése. Az ezen a területen végzett minden munka alapja a napirend és a szükséges anyagok előzetes megismertetésére korlátozható. Minden résztvevőnek előzetesen meg kell ismerkednie a találkozó témájával és céljaival, ami a jövőben hatékonyabbá teszi a találkozót.
A következő szakasz a tényleges találkozó. A legtöbb ember számára a közös mentális tevékenység optimális időtartama a tudósok szerint mindössze 40-45 perc. 50-60 perc elteltével az értekezlet résztvevőinek figyelme meggyengülhet, ami idegen zajhoz, felesleges mozdulatokhoz, elvont témájú beszélgetésekhez vezethet. Ha ilyenkor nem tartasz szünetet, akkor több a résztvevők túlfáradnak. Ha tart egy 30-40 perces szünetet, akkor a jelenlévők közérzetének javulását, a normális állapot helyreállítását láthatja, így a problémák megbeszélése eredményesebben folytatható.
Bevezetés
1. Az üzleti megbeszélések osztályozása………………………………………………………
2. Üzleti találkozók szervezésének és lebonyolításának technológiája……………3
3. A résztvevők összetétele, az ülés ideje és helye………………..4
4. A résztvevők felkészítése és az ülés időtartama………………6
5. Pszichológiai vonatkozások műhely…………………………7
6. A vezető fő feladatai az értekezlet előkészítésében és lebonyolításában……………………………………………………………………8
7. Az előadó fő feladata…………………………………………………9
8. Az ülés szabályzata és lezárása………………………………………..12
Következtetés…………………………………………………………………14
Irodalom…………………………………………………………………………………15
Bevezetés
Az üzleti megbeszélések (meetings) a vezetői tevékenység egyik legfontosabb formája. A megbeszélés során információcsere zajlik a beosztottak és a vezető között, megszületik a vezetői döntéseket.
A tapasztalatok azt mutatják, hogy az üzleti találkozók nem mindig hozzák meg a kívánt hatást, mivel sok menedzser nem ismeri a szervezési és lebonyolítási technológiát. Egyes esetekben az üzleti megbeszéléseket túl gyakran és rosszul előkészítik; túl sok ember vesz részt ezek végrehajtásában, és minden bizonnyal az „első” vezetők; az ülések indokolatlan időtartama csökkenti azok hatékonyságát; végül az üzleti megbeszéléseken meghozott döntések gyakran rosszul formalizáltak és a végrehajtás során rosszul ellenőrizhetők, ami jelentősen csökkenti azok hatékonyságát, ezért szükség van egy megismételt megbeszélésre ugyanazon kérdésekben.
Az üzleti találkozó egy módja annak, hogy bevonzza a kollektív elmét, hogy optimális megoldásokat dolgozzanak ki a vállalkozásban felmerülő aktuális és legösszetettebb kérdésekre. Az irányítási folyamat ebben a tekintetben három fő szakaszból áll:
- információk gyűjtése és feldolgozása;
- az összes vállalati szolgáltatás és minden alkalmazott tevékenységének koordinálása;
- döntéshozatal.
Minden racionálisan szervezett összejövetel közvetlen célja mellett fontos nevelési feladatot is megold. A megbeszélésen a dolgozók megtanulnak csapatban dolgozni, integrált megközelítést alkalmazni a közös problémák megoldásában, kompromisszumot kötni, kommunikációs kultúrát sajátítanak el stb. Egyes alkalmazottak számára az egyetlen lehetőség a vezetők látására és hallására az üzleti találkozón való részvétel magasabb szinteket menedzsment. Ezenkívül egy üzleti találkozón a menedzser lehetőséget kap arra, hogy megmutassa vezetői tehetségét.
Így a menedzser vezetői tevékenységei kiegészülnek kollektív ülésekkel (találkozókkal), amelyeken a mindennapi üzleti kérdések, problémák megoldására kerül sor. Ezzel kapcsolatban megfogalmazhatjuk az üzleti megbeszéléseken keresztül megoldott főbb feladatokat:
- a vállalkozáspolitika és annak végrehajtása fejlesztése, megerősítése;
- az összes részleg és szolgáltatás tevékenységének integrációja, figyelembe véve a vállalat átfogó céljait;
- a kollektív eredmények meghatározása és kiszámítása;
- kollektív problémamegoldás a tanulási hatás figyelembe vételével.
Az üzleti találkozók osztályozása
Az üzleti találkozók a munkaszervezés egy speciális típusa, amely egy nagyon rövid határidőkés van egy bizonyos célja. A találkozókat a következő főbb jellemzők szerint osztályozzák:
1. Cél szerint:
- döntések kidolgozása és meghozatala;
- a korábban meghozott döntések végrehajtásához szükséges feladatok tisztázása, pontosítása;
- a korábban meghozott döntések összegzése, értékelése;
- működési (vezérlő helyiségek);
2. Az esemény gyakorisága (gyakorisága) szerint:
- egykori;
- szabályos;
- időszakos;
3. A résztvevők száma szerint:
- szűk összetétel (legfeljebb öt ember);
- kiterjesztett (legfeljebb húsz fő);
- képviselő (több mint húsz fő);
4. A találkozó résztvevőinek összetételének stabilitási foka szerint :
- rögzített összetételű;
- az egyes ülésekre összeállított lista szerint meghívottakkal;
- kombinált;
5. Tartozék szerint:
- párt (és más közszervezetek);
- közigazgatási;
- tudományos és tudományos-műszaki;
- egyesült.
Szervezési technológia és üzleti találkozókat tartanak
Az ülés céljainak eléréséhez szükséges a lebonyolításának alapos előkészítése, áttekinthető megszervezése, a kötelező elemek összességének figyelembevételével.
A találkozóra való felkészülés az üzleti találkozó szükségességének és megvalósíthatóságának meghatározásával kezdődik. A megbeszélés szükségességének indokolásakor a vezetőnek olyan feladatokat kell megfogalmaznia, amelyek optimális és időszerű megoldást igényelnek. A találkozónak akkor van értelme, ha információcserére van szükség; vélemények és alternatívák meghatározása; összetett (nem szabványos) helyzetek elemzése; összetett kérdésekben hoz döntéseket. A vezetőnek elemeznie kell az ülés megtartásának minden alternatíváját: a felsővezető döntését; a probléma telefonos megoldásának képessége; konferenciahívás - más (ütemezett) találkozókkal való kombinálhatóság. És ha ezek után a vezető meggyőződik a találkozó hasznosságáról, akkor meg lehet tartani. Ellenkező esetben az ülést fel kell hagyni. Az ülés megtartásának szükségességéről szóló döntés meghozatala után meghatározzák a napirendet és a résztvevők összetételét.
A napirend elkészítésekor meg kell határozni: 1) az érintett ülés témáját és a tárgyalt problémák tartalmát; 2) azokat a feltételeket, amelyeknek az ülés végeredményének meg kell felelnie az ülés céljának meghatározásához; 3) ki milyen előkészítő munkát végezzen (célszerű munkacsoportot létrehozni a napirend kialakítására, osztályonkénti előzetes megbeszéléseket tartva).
Alapvető hibák, amelyek a napirend kialakításakor megengedettek:
1. A találkozó fő témájának hiánya (nem teszi lehetővé azok pontos elhatárolását és megfelelő elemző támogatását);
2. A tárgyalt probléma lényegét korábban nem magyarázták el a résztvevőknek; változó terjedelmű és tartalmú kérdések napirendre vétele, aminek eredményeként az ülés az egyes résztvevők közötti megbeszéléssé vagy akár káromkodásba fajul;
3. Növekszik a passzív hallgatóság pozíciójába helyezett résztvevők száma;
4. Napirendtől való eltérés, spontán módon felmerült melléktémák, vagy valamilyen „örök” probléma (pl. ellátási kérdések stb.) mérlegelése.
Résztvevők, az ülés ideje és helye
A résztvevők összetételének meghatározásakor különösen óvatosan kell megközelíteni a mennyiségi és minőségi összetétel listáját. Olyan tisztviselőket kell bevonni az ülésre, akik a tárgyalt problémában a legkompetensebbek, és a gyakorlat azt mutatja, hogy nem mindig osztályvezetők. A találkozó résztvevőinek számát illetően ne hívjon meg annyi embert, ahány szék van az ülésteremben (tömeges részvételi meghívók). A legjobb lehetőség- az ülés résztvevőinek számának megfeleltetése a kérdés megvitatásában aktívan részt vevők számával. A jövőbeli üzleti találkozó résztvevőinek kiválasztásának fő kritériuma a napirenden szereplő kérdésekben való kompetencia.
Meg kell határozni az esemény napját és időpontját. Javasoljuk, hogy a hét egy meghatározott napját jelöljék ki egy megbeszélésre, amely lehetővé teszi a találkozó résztvevőinek, hogy megfelelően megtervezzék munkaidejüket és felkészüljenek rá. A megbeszélésekre a legalkalmasabb nap szerda vagy csütörtök, mivel a heti teljesítménygörbe hétfőn és pénteken észrevehetően csökken. A bioritmusok elméletéből ismert, hogy egy személy a munkanap során a megnövekedett teljesítmény két csúcsát tapasztalja: az első - 11 és 12 óra között; a második - 16 és 18 óra között. Mivel minden értekezlet megzavarja a munka ritmusát, nem célszerű a munkanap első felében (az első csúcsidőben) megtartani.
A találkozó időtartamának meghatározásakor elkövetett leggyakoribb hibák: A találkozó során elkövetett fő hibák:
* időtartama nem szabályozott;
* a megállapított időtartamot nem tartják be;
* a találkozók túl hosszúak;
* nem tartanak szünetet;
* nincs időkorlát a beszámolókra és a beszédekre;
* a résztvevők nem tudják, hogyan fejezzék ki gondolataikat röviden és érthetően.
Az üzleti megbeszélések jelentős részének (több mint 70%-ának) általában a szervezet vezetőjének irodája ad helyet. Az ülést azonban célszerű külön erre a célra felszerelt helyiségekben összehívni. A találkozóra meghívottak jellemzően egy téglalap alakú asztalhoz ülnek. Ez rendkívül kényelmetlen mind a vezető, mind a találkozó résztvevői számára. Ismert az asztal egy másik, kényelmesebb formája, a trapéz.
Egy ilyen asztalnál senki nem zavar senkit, minden résztvevő tisztán lát mindenki mást, az elnök és a gyorsíró-titkár pedig tisztán látja az üzleti megbeszélés minden résztvevőjét.
A helyiségnek jó hangszigeteléssel, normál hőmérséklettel és relatív páratartalommal, kényelmes bútorokkal kell rendelkeznie a munkához, szellőztetéssel stb. A találkozás helyének meghatározásakor gyakran elkövetett hibák: stb.
A találkozó helyének meghatározásakor elkövetett fő hibák:
· túl sok megbeszélést tartanak a főnök irodájában;
· A találkozó során telefonbeszélgetést folytatnak, sőt látogatókat is fogadnak;
· A tárgyalóterem rosszul felszerelt és nem kellően megvilágított.
. A résztvevők felkészítése és a találkozó időtartama
Az ülés résztvevőinek felkészítése az üzleti találkozók szervezési eljárásának előkészítő munka utolsó szakasza, amely magában foglalja az összes résztvevő előzetes megismerését a napirenddel és a szükséges anyagokkal. Mindenkinek előre tudnia kell a találkozó témáját és céljait.
Minden vezetőnek helyesen kell meghatároznia az értekezlet megtartásának eljárását a céltól függően. De még sikeres megfogalmazás esetén is mindig van egy rejtett szint a céloknak, amelyekről általában nem beszélnek, de amelyeket figyelembe kell venni.
Például: ha az osztályok képviselői részt vesznek egy értekezleten, akkor mindegyikük érdeke rejtett céllá válik. Az értékesítési osztály ellenzi mindazt, ami negatívan befolyásolhatja értékesítési tevékenységét. A termelési részleg arra törekszik, hogy az értékesítési osztálynak ne legyen nagyobb lehetősége a megbeszélés után diktálni neki gyártási ütemtervekés tervek stb. Így minden osztály fő feladatának tekinti „nyereségének” megtartását vagy akár növelését: jogait, kiváltságait és hatalmát.
A rejtett indítékok arra késztetik a találkozó résztvevőit, hogy obstrukciós taktikát alkalmazzanak. Már a kezdet kezdetén megpróbálhatnak zavart kelteni a találkozó céljával kapcsolatban. Másik megbízható módon blokkolja a vitát - vezessen fel új, összetett mellékes kérdéseket, és tegye ezt folyamatosan, amikor a találkozó a célok egyértelmű megfogalmazásához közelít. Egy másik romboló erő az ilyen magyarázatok igénye egy olyan előadótól, aki az előadás egyszerűsége érdekében általánosságban beszél. Ez a taktika annyira bonyolulttá és megoldhatatlanná teszi a problémát, hogy azonnal javaslat születik további megbeszélésre, és ez elég ahhoz, hogy háttérbe szoruljon.
Nagyszámú ember közös mentális tevékenységének optimális időtartama mindössze 40-45 perc. A megbeszélés kezdete után 40-60 perccel a résztvevők figyelme meggyengül: zaj, felesleges mozdulatok, beszélgetések kezdődnek. Ha szünet nélkül folytatja a találkozót, a legtöbb résztvevő elfárad. 30-40 perc szünet után a jelenlévők jobban érzik magukat, helyreáll a normális állapotuk, folytatódhat a problémák megbeszélése.
90 perc munka után megszűnik a figyelem és az érdeklődés a megbeszélt problémák iránt. A szakértők a találkozó ezen szakaszát negatív tevékenység időszakának nevezik. Ebben a pillanatban az ember irányíthatatlanná válik, idegesen, bizalmatlanul kezel mindent. Az ilyenkor meghozott döntések általában szélsőségesek. Ha a találkozó 2 órán keresztül szünet nélkül folytatódik, akkor a résztvevők több mint 90%-a bármilyen döntéssel egyetért, mindaddig, amíg minden gyorsan véget ér.
Így a találkozó optimális időtartama nem több, mint 1 óra. Ha a körülmények hosszabb munkát igényelnek, akkor az ülés 40 perce után 10-15 perc szünetet kell kihirdetni.
A workshop pszichológiai vonatkozásai
Műhely az egyik fő eszköz, amellyel a Szervezet a vezetői döntéseket kidolgozza és azok végrehajtását ellenőrzi.
Műhely:
Javítja a problémás helyzet jelenlétét;
rövid, közép- és hosszú távú előrejelzéseket vesz figyelembe a helyzet egészére és a szervezet számára legfontosabb szempontokra (előrejelzésekre) vonatkozóan;
Meghatározza a szervezetet fenyegető és lehetséges fenyegetések szintjét alternatív lehetőségek problémamegoldás;
Meghatározza a probléma megoldásához szükséges erőforrások elérhetőségét és felhasználási lehetőségeit;
Dokumentálja az általa kidolgozott (vagy a Társaság vezetésétől kapott) döntés végrehajtásához szükséges valamennyi szempontot;
Dokumentálja a személyes felelősséget az egyes elemek (szakaszok) megvalósításáért hozott döntést, és létrehoz egy mechanizmust a végrehajtásának nyomon követésére.
A döntéshozatal alapvető módszerei csoportban
Visszajelzés hiánya – a döntés nem kritikus értékelés alapján születik lehetséges opciók, de abban a pillanatban, amikor megtalálják az alternatívát, amelyre senki sem reagál negatívan
A szenioritás szabálya - az egész csoportra vonatkozó döntést a jelenlévők közül beosztás szerint a legidősebb hozza meg; a hatékonyság attól függ, hogy eleget kapott-e teljes körű tájékoztatástés hogy sikerült-e motiválnia a többi résztvevőt
Kisebbségi szabály - a csoportnak vannak többségi (formális és informális) vezetői, akik a Szervezetben elfogadott eljárások segítségével képesek biztosítani az őket érdeklő döntések meghozatalát.
Többségi szabály – az alternatívák értékelésére szavazási eljárásokat alkalmaznak; Elfogadottnak minősül az a döntés, amelyre a Szervezetben elfogadott eljárások által meghatározott többség megszavazott (50%+1, 67% stb.); a kisebbségi véleményeket nem veszik figyelembe
A konszenzusszabály hasonló a „többségi szabályhoz”, de magában foglalja egy olyan helyzet elérését, ahol a „vesztes” kisebbség minden képviselője kész támogatni a meghozott döntést.
A vezető által a csoportkohézió fokozására használt technikák
Alkalmazzon olyan módszereket a csapattagok jutalmazására, amelyek maximális jutalmat biztosítanak a közösen elért eredményekért
Olyan döntéshozatali módszereket alkalmazzon, amelyek a csoporttagok lehető legteljesebb körű tájékoztatásán, a megbeszélések nyitottságán, a kollegialitáson alapulnak (a konszenzus szabályától az egyhangúság szabályáig)
Tegyen (bizalmasan) intézkedéseket, hogy növelje csapata versenyét más csoportokkal (csapatokkal)
Tegyen (bizalmas) intézkedéseket annak érdekében, hogy növelje csapata tagjainak kommunikációját és információs elszigeteltségét a többi csapattól
Ha lehetséges, csökkentse csapata létszámát a „diszidensek” elutasításával (a „homogenitás” szintjének növelésével)
A vezető által a csoportkohézió gyengítésére használt technikák
A személyesen elért eredményeket maximálisan megjutalmazó ösztönző módszerek alkalmazásának bővítése egyéni teljesítménymutatók alapján
A lehető legkisebb információn alapuló döntéshozatali módszerek alkalmazásának kiterjesztése, formális eljárások alkalmazása (többségi szabály)
Tegyen (bizalmasan) intézkedéseket a csoporton belüli viszályok kiváltására és a csoportok közötti verseny csökkentésére
Tegyen (bizalmas) intézkedéseket a csoport nyitottságának növelésére és a csoporton belüli verseny fokozására
Ha lehetséges, növelje a csoport méretét a „disszidensek” vonzásával (a „heterogenitás” szintjének növelésével)
A vezető fő feladatai az értekezlet előkészítésében és lebonyolításában
A menedzser első feladata a probléma jelentőségének felmérése, a lehetséges forgatókönyvek átgondolása, a Szervezet politikájának stratégiai prioritásainak megfelelő döntéshozatali módszer kiválasztása, valamint az értekezlet előkészítésére vonatkozó utasítások megadása.
A menedzser második feladata, hogy a találkozót oly módon levezesse, hogy a résztvevők konstruktív megbeszélése történjen, lehetővé téve a legteljesebb információ megszerzését a problémáról, azonosítja az események fejlesztésének fő alternatív forgatókönyveit és a leghatékonyabbat. vezetői döntések
A menedzser harmadik feladata a konszenzus elérése (minden jelenlévő meggyőzése arról, hogy a meghozandó döntés optimális a szervezet stratégiájának és politikájának megvalósítása szempontjából)
A vezető negyedik feladata a személyes felelősség megosztása a döntés egészének végrehajtásáért, az övé egyes részekés a végrehajtás ellenőrzése.
Az előadó fő feladata
Az előadó fő feladata a következő előkészítés:
A beszéded
Kiosztóanyagok
határozattervezet
oly módon, hogy
Az ülésen jelenlévők lehető legteljesebb körű tájékoztatása a fennálló problémá(k)ról;
Emelje ki a probléma fő alternatív megoldásait, és értékelje ezek biztosítását a szükséges erőforrásokkal;
Értékelje a lehetséges megoldási lehetőségek összehasonlító hatékonyságát, és emelje ki a helyzet kialakulásának legvalószínűbb forgatókönyveit;
Vonja be a jelenlévőket egy konstruktív párbeszédbe a megvitatott kérdésekről.
A találkozóra való megfelelő felkészülés nemcsak felkészülést és elfogadást tesz lehetővé hatékony megoldás, hanem lehetővé teszi egy olyan kollektív formát is, amely pszichológiailag optimálisan motiválja a munkatársakat annak tudatos megvalósítására.
Meggyőzési eljárás 4 típusú meggyőző hatást tartalmaz:
- Tájékoztatás
- Magyarázat
- Bizonyíték
- Cáfolat
- A tájékoztatás fő módja a történet
- A tisztázás főbb típusai
| tanulságos | egy nyugodtan kimondott, logikusan ellenőrzött utasítássorozatként van felépítve, mint például a „csináld egyet, csinálj kettőt, csinálj hármat” | akkor kerül végrehajtásra, amikor a beosztottaknak a legjobban emlékezniük kell arra, hogy mit és hogyan, milyen sorrendben kell tenniük. |
| elbeszélés | abban különbözik a tanulságostól, hogy formailag úgy kell felfogniuk a beosztottaknak, mint egy izgatott vezető eleven, érdeklődő történetét. Ennek a hatásnak az eléréséhez egyedi elemek az utasításokat élő példák váltják fel, amelyeknek a szükséges következtetésekre kell vezetniük az alárendelteket. | akkor kell elvégezni, ha a vezető rendelkezik az ehhez szükséges képzettséggel. |
| érvelés | úgy van felépítve, hogy olyan problémákat és kérdéseket tegyenek fel a beosztottaknak, amelyekre meg kell válaszolniuk. A vezető eleinte maga hozza fel a pro és kontra érveket, figyelemmel kíséri a beosztottak reakcióit, és mivel a beosztottakat bevonják a folyamatba, arra ösztönzi őket, hogy önállóan hozzanak fel pro és kontra érveket. | akkor hajtják végre, amikor biztosítani kell, hogy a beosztottak alapvetően maguk fogalmazzák meg a vezető számára szükséges döntést, és azt a jövőben sajátjukként fogják fel. |
3. A bizonyítás a logika három alapvető törvényén alapul:
- Az azonosság törvénye – a vita során minden gondolat ugyanazt a konkrét tartalmat tartja meg, függetlenül attól, hogy hányszor ismétlődik. Akkor és csak akkor, ha a vitafolyamatban használt kifejezések jelentése előre szigorúan meghatározott.
- A kizárt középső törvénye - két állítás, amelyek közül az egyik megerősít valamit ("A" "B"), a másik pedig ugyanazt tagadja ("A" nem "B"), mindkettő nem lehet egyidejűleg igaz legyen.
- Az elégséges ész törvényét - ahhoz, hogy egy bizonyos ítéletet megbízhatónak fogadjunk el - más érvekkel kell alátámasztani, amelyek igazságát a gyakorlat igazolta.
A bizonyítás fő elemei:
A szakdolgozat elkészítésének szabályai
· A dolgozatot rendkívül világosan és világosan kell megfogalmazni, anélkül, hogy a megértés és az értelmezés kétértelműségét megengedné. A szóválasztási hibákat, amelyek a tézis megfogalmazásának kétértelműségéhez vezetnek, és lehetővé teszik annak félreérthető értelmezését, az opponensek felhasználhatják mind magának a tézisnek, mind a hibázó vezető diszkreditálására.
· A bizonyítás során a tézisnek változatlannak kell maradnia - vagyis ugyanazt az állítást kell bizonyítani (természetesen, ha a bizonyítási folyamat során nem vette észre, hogy maga hibázott a megfogalmazásban). Tartsa ellenőrzése alatt a szakdolgozatot az értekezlet során; ne engedje, hogy a dolgozat elveszjen; kérem figyeljen különös figyelmet az ellenfelek részleges vagy teljes pótlására tett kísérleteire.
Az absztraktok használatának fő problémái
| Szakdolgozat elvesztése | A kiinduló tézis megfogalmazása után a vezető megzavarodik, egy idő után megfeledkezik róla, és áttér egy másik, az eredetihez többé-kevésbé hasonló, de elvileg már más tézisre. Így az eredeti ötlet elveszik, ami elveszítheti a találkozó célját, és időpocsékolássá változhat. | a szakdolgozat elvesztésének elkerülése érdekében az értekezletre való felkészülés során a vezetőnek üresen kell hagynia a főbb pontokat és az értekezlet forgatókönyvét. Ez a legtöbb esetben lehetővé teszi, hogy visszatérjen a tervezett irányhoz, és elmozduljon a cél felé. |
| A szakdolgozat teljes helyettesítése | ez a tézis elvesztése a vezető vagy ellenfelei tudatos cselekedetei következtében. A disszertáció teljes helyettesítéséhez vezető legismertebb módszerek a figyelem átirányítása az opponens személyiségére, és az ellenfél által feltett kérdések megválaszolásának elkerülése („verés körbe-körbe”). | Az eredeti tézis bizonyításának lehetetlenségét érezve a vezető megpróbálhat logikai elterelést végrehajtani - az egybegyűltek figyelmét egy formailag hasonló (auditív), de elvileg más, fontos, de tartalmilag semmi köze nincs az egybegyűltekhez. az eredeti dolgozat. A vezetőnek figyelembe kell vennie, hogy ellenfelei is alkalmazhatnak logikai szabotázst. |
| A szakdolgozat részleges pótlása | a vezető tudatos változtatása a tézis megfogalmazásában (általában lágyítás) anélkül, hogy a bizonyítás során megváltoztatná a fő tartalmát | a kiinduló tézist a találkozó előkészítésének szakaszában a vezető túl szigorúan fogalmazhatja meg, hogy az ellenfelekkel folytatott megbeszélés során mozgástér legyen |
Az érvek alapkövetelményei
Ahhoz, hogy az érvek meggyőzőek legyenek, meg kell felelniük a következő követelményeknek:
· Csak olyan rendelkezések használhatók fel érvként, amelyek igazságtartalma korábban bizonyított, és nem kelt kétséget a jelenlévőkben; legalább egy gyenge érv „eltemetheti” az egész bizonyítást;
· Az érveknek autonóm indoklással kell rendelkezniük – azaz kell, hogy legyen számukra a tézis indoklásától eltérő és független indoklás; nem mondanak ellent általánosan ismert tényeknek;
· Az érveknek összhangban kell lenniük egymással;
· Az érveknek elegendőnek kell lenniük – nem lehet sem túl sok, sem túl kevés.
Az ülés szabályzata és lezárása
Mindenki tudja, mi az előírások, de nem mindenki követi. Ha az ülés szabályait az ülés kezdete előtt nem alakítják ki, akkor az ülés nem üzleti környezetének előfeltétele. A szabályok betartásában kiemelt szerepe van az ülés elnökének. A megbeszélés minden résztvevőjének azonban tiszteletben kell tartania a szabályokat, függetlenül attól, hogy milyen pozíciót tölt be. Az értekezletről készült jegyzőkönyv az elsődleges hivatalos dokumentum, amely alapján a vezetőnek jogában áll követelni a dolgozóktól a rábízott feladatok elvégzését. Az ülés titkára a jegyzőkönyvben rögzíti a legfontosabb pontokat: az ülés céljának elérése; megoldások; előadók és határidők.
Az értekezlet megszervezésének és lebonyolításának végső szakasza a döntés meghozatala és a végrehajtás feltételeinek egyeztetése. Az ülésen a döntéseket mindenki együtt és mindenki külön-külön hozza meg. Az értekezlet hatékonysága attól függ, hogy az értekezlet résztvevője milyen mértékben tudta beépíteni elképzeléseit és észrevételeit az átfogó döntésbe. A határozat megfogalmazása kifejti: kinek és milyen időkeretben kell egy bizonyos munkát elvégezni. Meghatározzák, hogy az eredményeket milyen formában összesítik (a jegyzőkönyv vagy annak egy részének kiosztása (kivonatok a jegyzőkönyvből), döntés születik az információ szélességéről (a teljes csapat vagy annak egy része).
A döntést kétféleképpen lehet meghozni: 1) a döntés előkészítésére külön választott bizottság előzetesen tervezetet készít. A projekt olvasása folyamatban van. A megbeszélés résztvevői a szavazás eredménye alapján saját maguk módosítják és elfogadják azokat; 2) az ülés elnöke összegzi a vitát és határozatot hoz. A döntés meghozatala után egy személy (személyek csoportja) elhatározza, hogy végrehajtja a döntést, és ellenőrzi a végrehajtást.
Következtetés
A sikereket elérő szervezetek főként abban különböznek társaiktól, hogy dinamikusabb és hatékonyabb vezetést biztosítanak. Ez azt jelenti, hogy minden vállalkozás sikerét az határozza meg, hogy az emberek milyen aktívan és tudatosan vesznek részt benne. Ezért elengedhetetlenek és alapvetőek a vezető számára azok a szociálpszichológiai vezetési módszerek, amelyek a kitűzött cél elérését, a vállalkozás tevékenységének végeredményét befolyásolják.
Az üzleti megbeszélés a vezető egyik legfelelősségteljesebb tevékenysége és fontos tényező, a teljes csapat munkarendjének megszervezését befolyásolva. A találkozók szükségessége nyilvánvaló. Szükségesek az örökbefogadási folyamat felgyorsításához és érvényességük növeléséhez, a hatékony vélemény- és tapasztalatcseréhez, a konkrét feladatok gyorsabb eljuttatásához az előadóhoz, de ami a legfontosabb, az értekezlet résztvevőire gyakorolt érzelmi hatás és ennek eredményeként. , az egész csapatban.
Az értekezlet összetett folyamat, és ennek lebonyolításánál figyelembe kell venni hatalmas mennyiség pszichológiai minták és szabályok. Az objektív valóság jelenleg minden szervezeti vezetőt arra kényszerít, hogy szembenézzen a munkája hatékonyságának növelésével, a munkaidő minden percének produktív felhasználásával.
Összegezve a fentieket, ismételten szeretném felhívni a figyelmet a szervezet egyes vezetőinek munkaidő-elosztásának relevanciájára, arra, hogy pontosan, világosan, gyorsan tudja átadni az információkat beosztottjainak, megkapja a szükséges információkat. információkat, és időben hozzon helyes döntéseket.
Az üzleti találkozó az üzleti kommunikáció egyik népszerű típusa, beleértve a gazdasági, pénzügyi és menedzsment problémák megoldását. Egy üzleti találkozó bármikor és bárhol releváns.
Irodalom
3. Kabushkin N L. A menedzsment alapjai: Tankönyv. kézikönyv - 5. kiadás, sztereotípia. - Mn.: Új ismeretek, 2002. - 336
- F. Kotler, J. Bowen, J. Makens Marketing Vendéglátó-turizmus Tankönyv egyetemeknek – 2. kiadás. – M.: UNITY-DANA, 2002 p36-52
- A.Ya. Kibanov, D.K. Zakharov, V. G. Konovalova Etika üzleti kapcsolatok– M.: INFRA – 2003 p245-250, p305-316, p347-360
- O.A. Mitrosenkov Hatékony tárgyalások Gyakorlati útmutatóüzletembereknek 2. kiadás. Javítva – M.: Kiadó „INFRA-M” Kiadó „Az egész világ” 2000 p127135, p152-157, p264
- I.V. Groshev, A.A. Pozdnyakov Szolgálati értekezlet Gazdasági irodalom 1. kiadás Kiadó "Peter" 2004 p-35-52
- V.E. Nikolaychuk Marketing és szolgáltatásmenedzsment Üzleti szolgáltatás 1. kiadás Kiadó "Peter" 2004 pp.17-21
- V.N. Lavrenenko Az üzleti kommunikáció pszichológiája és etikája Tankönyv egyetemeknek, 3. kiadás, átdolgozva. És további M., UNITY-DANA 2000. 327-331.
Céljai eléréséhez a találkozót megfelelően elő kell készíteni és le kell vezetni. Számos kötelező elem van, amelyek nélkül a találkozó céljai nem valósulnak meg. A találkozóra való felkészülés a megbeszélés megvalósíthatóságának meghatározásával kezdődik. Amikor eldönti, hogy szükség van-e egy értekezletre, a vezetőnek át kell gondolnia, hogy milyen feladatokat kell azon megoldani (ez a munkaforma, mint például a megbeszélés, eredményesebb, mint a többi). Megbeszélést kell tartani, amikor szükség van információcserére, vélemények és alternatívák azonosítására, összetett (nem szabványos) helyzetek elemzésére, összetett kérdésekben történő döntéshozatalra. Ezen túlmenően, ugyanabban a szakaszban a vezetőnek elemeznie kell ennek minden alternatíváját forma: a felső vezetés döntése; a probléma telefonos megoldásának képessége; konferenciahívás; Lehetőség más (terv szerinti) találkozókkal való összevonásra. Ugyanakkor a menedzsernek meg kell határoznia, hogy mire van szükség a probléma megoldásához. A résztvevők összetételének eldöntésekor nagyon óvatosan kell megközelítenie a lista összeállítását, mind mennyiségi, mind minőségi összetételét illetően. Egyáltalán nem szükséges például osztályvezetőket meghívni minden ülésre. Az értekezletre azokat a tisztviselőket kell bevonni, akik a legkompetensebbek a tárgyalt problémában, és a gyakorlat azt mutatja, hogy nem mindig osztályvezetők. .A találkozók résztvevőinek számát illetően nem szabad annyi embert meghívni, ahány szék van az ülésteremben (meghívás tömeges részvételre). Az optimális megoldás az, ha a találkozó résztvevőinek számát a kérdés megvitatásában aktívan részt vevők számával párosítjuk. A résztvevők kiválasztásának fő kritériuma a napirendi kérdésekben való hozzáértés. Miután meghatározta a résztvevők összetételét, meg kell határoznia a napot és az időt. Általában heti egy adott napot szánnak a találkozóra. Ez lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy megfelelően tervezzék meg munkaidejüket, és megfelelően felkészüljenek rá. A megbeszélésekre a legalkalmasabb nap szerda vagy csütörtök, mivel a heti teljesítménygörbe hétfőn és pénteken észrevehetően csökken. A péntek azonban jó nap a folyamatos találkozókra (összefoglalva összefoglaló héten, és tűzz ki feladatokat a következő hétre). Az értekezleteket legjobb délután megtartani. A bioritmusok elméletéből ismert, hogy egy személynek két megnövekedett teljesítmény csúcsa van a munkanap során: az első - 11 és 12 óra között, a második pedig 16 és 18 óra között. A legjobb, ha a találkozót a második csúcsra időzítjük. Ez további ösztönzést jelent a találkozó résztvevői számára, hogy gyorsan és hatékonyan dolgozzanak, hogy ne maradjanak el későn. Mivel minden megbeszélés megzavarja a normál munkaritmust, nem tanácsos a munkanap első felében (az első csúcsidőben) megtartani. A találkozó résztvevőinek felkészítése az üzleti megbeszélés utolsó szakasza. Minden ilyen irányú munka lényege abban rejlik, hogy minden résztvevőt előzetesen megismertetnek a napirenddel és a szükséges anyagokkal. Mindenkinek előzetesen ismernie kell a találkozó témáját és céljait, ami a későbbiekben hozzájárul a találkozó eredményes lebonyolításához, hiszen a résztvevők megfelelően felkészültek rá. Találkozót tartani. Nagyszámú ember közös mentális tevékenységének optimális időtartama mindössze 40-45 perc. 50-60 perc elteltével a találkozó résztvevőinek figyelme gyengül: zaj, szükségtelen mozdulatok, elterelt beszélgetések keletkeznek. Ha szünet nélkül folytatja a megbeszélést, a legtöbb ember elfárad. 30-40 perc szünet után a jelenlévők jobban érzik magukat, helyreáll a normális állapotuk, folytatódhat a problémák megbeszélése. Az értekezlet jegyzőkönyve az elsődleges hivatalos dokumentum, amely alapján a vezetőség jogosult a dolgozóktól a rábízott feladatok elvégzését követelni. Az ülés titkára az ülés nevében jegyzőkönyvbe veszi a legfontosabb pontokat: az ülés céljának elérését; megoldás; feladatvégzők és határidők. Összegzés és döntés. A találkozók szervezésének utolsó szakasza a döntés meghozatala és annak végrehajtása. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy az ülésen a döntést mindenki együtt és mindenki külön-külön hozza meg. A megbeszélés eredményessége attól függ, hogy az értekezlet résztvevője milyen mértékben tudta belefoglalni elképzeléseit és megfontolásait az átfogó döntésbe. Teremtés kedvező feltételek Mert csapatmunkaés a kollektív döntés Ha egy értekezleten összetett problémák kerülnek megvitatásra, akkor feltétlenül biztosítani kell a jelenlévők kollektív szellemi munkájának feltételeit. Azt mondhatjuk, hogy a csoportmunka sikeres volt, ha az eredmény:
- · magasabb, mint a csoport legjobb tagja munkájának eredménye;
- · jobb, mint az összes csoporttag egyéni eredményeinek összege.
A csoportmunka különleges felkészültséget igényel. Fizikai munkával ez a szabály magától értetődő (a csapatmunka mindig eredményesebb), de szellemi munkával sokkal nehezebb elérni a könnyedség és a hatékonyság légkörét a vezető. Az üzleti együttműködést nehezíti a túlzott kritika, különféle panaszok stb. A könnyed és hatékony légkör megteremtéséhez szükséges, hogy a résztvevők egyenrangúnak érezzék magukat, és érezzék a vizsgált kérdések jelentőségét. A megbeszélésvezetőnek gondoskodnia kell arról, hogy a hétköznapiság ne nyomja el a hatékonyságot, és fordítva. A mindenki számára kellemetlen problémát a megbeszélés végén kell átgondolni (egyeseket addigra szabadon engedhetnek), és ha lehet, röviden. A legtöbb ilyen problémát egyénileg kell megoldani. Jobb, ha a vezetők és az alacsonyabb vezetői szinteken dolgozó szakemberek osztják meg gondolataikat a megbeszélés elején. A megbeszélésvezetőnek olyan üzletszerű és egyben nyugodt környezetet kell teremtenie, amelyben mindenki nyugodtnak érzi magát. Az elnyomás, a félelem és az ellenséges légkör semmilyen módon nem járul hozzá a hatékony csapatmunkához A találkozó feladata nem a bűnös megtalálása, hanem a probléma megoldása. Az alkalmazottak gondolatainak szabad és őszinte kifejezése, valamint a kommunikáció könnyedsége jelentősen csökkenti az elvesztegetett időt. Biztosítani kell, hogy az értekezlet minden résztvevője aktív legyen. A levezető tisztnek figyelembe kell vennie az úgynevezett pszichológiai jelenséget, és meg kell szerveznie a beszédek olyan sorrendjét, amelyben azok sorrendje fordítottan arányos a beszélő tekintélyével és pozíciójával. Ennek az az oka, hogy a fiatalabb munkavállalók nagyon vonakodnak kifejteni álláspontjukat – különösen akkor, ha az nem esik egybe a vezető már korábban kifejtett véleményével. Ezért friss nem szabványos megoldások A fiatalabb munkavállalók által felvetett problémákat gyakran egyszerűen nem beszélik meg. Egy másik módja annak, hogy növeljük az aktivitást az értekezleten, ha minden résztvevőt megkövetelünk, hogy beszéljen. Vita eltérő vélemények. Mint már említettük, a sikeres találkozó garanciája az összes résztvevő véleményének figyelembe vétele. Természetesen előfordulhat, hogy néhányan tévednek, de ebben az esetben az ülésvezetőnek röviden indokolnia kell a téves vélemény okát (senki ne hagyja el a találkozót azzal az érzéssel, hogy álláspontja helyes, és a testület döntése). találkozó rossz). A második, leggyakrabban a legtöbb Az eltérő vélemények olyan emberek által megfogalmazott ítéletek, akik a felvetett javaslatot vagy problémát bővíteni, vagy éppen ellenkezőleg, szűkíteni kívánják. Ezek a vélemények megvitatást igényelnek, mivel általában különösen értékesek, és lehetővé teszik pozitív eredmények elérését. Egy értekezleten nem lehet szavazni, mert az már nem találkozó lesz, hanem megbeszélés. Az eltérő vélemények megvitatása során szükség esetén bírálni kell a nézőpontokat, a problémák megoldásának megközelítéseit, de nem magukat az embereket.