Las cartas rogatorias son una parte integral, importante y necesaria de la correspondencia comercial. Por un lado, se trata de solicitudes discretas y diplomáticas sobre temas de actualidad, por otro lado, son una herramienta para lograr determinados objetivos del destinatario. El propósito de cualquier carta rogatoria es alentar al destinatario a ciertas acciones necesario para el autor de la carta. ¿Cómo escribir una carta de solicitud para acercarse lo más posible a una respuesta positiva?
Cualquier carta de solicitud debe consistir en una justificación bien pensada y una declaración clara de la solicitud. Además, puede utilizar técnicas que aumenten la eficacia de la escritura.
Paso 1. ¿A quién contacta con su solicitud?
Dirígete al destinatario personalmente, preferiblemente por nombre y patronímico:
“¡Estimado Ivan Ivanovich!”, “¡Estimado señor Ivanov!”
En primer lugar, expresará su respeto al destinatario; en segundo lugar, la solicitud dirigida a a una persona específica, le impone la responsabilidad de su implementación. Hay situaciones en las que una solicitud se dirige a un equipo o grupo de personas. En este caso, también es recomendable personalizar al máximo el recurso:
“¡Queridos colegas!”, “¡Estimados gerentes!”, “¡Estimados empleados subalternos!”, “¡Estimados empleados de RR.HH.!”
Paso 2. ¿Por qué me contactas?
Haz un cumplido al destinatario. Al felicitar al destinatario, responde a su pregunta: "¿Por qué me haces esta pregunta?" Tenga en cuenta sus logros pasados o cualidades personales.
“Siempre estás dispuesto a escuchar y encontrar manera optima soluciones al problema de casi todos los que se comunicaron con usted. Y debemos reconocerte el mérito de que ayudaste a mucha gente”.
"Usted es un experto líder en el campo..."
“Ha ayudado a muchas personas a resolver los problemas más difíciles en el campo de...”
Esta técnica permitirá al destinatario examinar la solicitud más de cerca e intentar encontrar una oportunidad para satisfacerla. Que se la follen.
Un cumplido es apropiado cuando estamos hablando acerca de sobre solicitudes atípicas, cuando el destinatario necesita conquistar, cuando es necesario prestar atención a ciertos méritos y cualidades que son necesarios e importantes para el cumplimiento de su solicitud.
Es muy importante no cruzar la línea entre un cumplido y un halago grosero. Ser sincero.
Paso 3. Justificación de la solicitud
Cualquier solicitud debe estar justificada del motivo por el que realiza esta solicitud en particular. Ingrese el destinatario en el contexto de su problema.
En esta etapa, es necesario seleccionar los tres argumentos más importantes para el destinatario. Lo mejor es construir argumentos de acuerdo con el siguiente esquema: fuerte - medio - más fuerte.
hay solicitudes niveles diferentes complejidad, por lo que el destinatario no siempre está interesado en cumplir con las solicitudes de alguien. Necesita estar convencido de que cumplir con la solicitud tiene beneficios potenciales:
Interesar al destinatario
Ofrezca implementar alguna oportunidad atractiva para él relacionada con el cumplimiento de su solicitud:
“En todo momento, las personas emprendedoras y con mentalidad empresarial se esforzaron no sólo por lograr el éxito material, sino también por dejar su huella en la historia de su Patria, ser recordados por sus buenas obras y ganarse el respeto”.
« La actividad exitosa de cualquier comunidad profesional es, ante todo, la comprensión y el apoyo de sindicatos amigos, la participación en eventos y proyectos conjuntos.».
« Por supuesto, el tuyo gran objetivo es una ciudad limpia y cómoda para la gente».
O exprese un problema que sea muy relevante específicamente para su destinatario:
“Usted, como sabio propietario de la ciudad, probablemente esté preocupado por los caóticos paseos de los niños. de diferentes edades en lugares inadecuados, lo que provoca un aumento de los accidentes de tráfico y un aumento de la delincuencia infantil”.
"Su departamento ha recibido llamadas más frecuentes sobre cuestiones no esenciales, lo que consume mucho tiempo de trabajo valioso".
Muestre cómo su solicitud puede ayudar a aprovechar la oportunidad:
« Y hoy, cuando nuestro país depende de la juventud, es difícil encontrar una causa más necesaria y sagrada que ayudar a hombres y mujeres jóvenes de familias desfavorecidas. En nuestra ciudad hay quienes ya brindan dicha asistencia: bajo los auspicios de la alcaldía, nuestro centro benéfico "Heritage" funciona con donaciones de los ciudadanos y enseña a los adolescentes difíciles artesanías populares. ».
O para resolver el problema:
"Equipar lugares especializados para que los niños de diferentes edades pasen su tiempo ayudará a reducir el nivel de delincuencia infantil y minimizará los accidentes de tráfico que involucran a niños".
Describa el significado de la solicitud.
Cuando no hay nada que ofrecer al destinatario o en el contexto de esta solicitud resulta inapropiado, entonces es mejor poner al destinatario al día. Aquí es necesario describir la situación tan detalladamente como sea necesario para comprender la relevancia de la solicitud y la importancia de su implementación. El significado de la petición debe describirse de tal manera que “toque el alma”. Si la solicitud no entra en la categoría de "delicada", entonces debe mostrarle al destinatario la relación de causa y efecto, lo que garantizará que el destinatario cumpla con la solicitud.
“A partir de (fecha), según contrato de arrendamiento No. X, el alquiler por 1 m2 es de 20 USD. en un día. En los últimos tres meses, ha habido una disminución en la actividad comercial debido a la inestabilidad económica y el malestar social. El beneficio medio de las operaciones es de 10 USD. por día, lo que no alcanza ni para pagar el alquiler. Si no se toman medidas, los empresarios privados se verán obligados a cerrar sus salidas, lo que puede afectar negativamente a sus ingresos."
Por lo tanto, debe dejar claro al destinatario que cumplir con la solicitud conlleva la posibilidad de recibir beneficios materiales o no materiales.
Paso 4. Declaración de la solicitud
Cuando el destinatario esté preparado, podrá indicar la solicitud real. El texto de la solicitud debe ser bastante conciso y extremadamente claro. En ningún caso debe haber ambigüedad o subestimación. Por ejemplo, si hablamos de reducir el alquiler, entonces es importante indicar hasta qué nivel:
“Les pedimos que reduzcan el nivel del alquiler hasta que la situación se estabilice en 5 dólares. por m2 por día”.
Si hablamos de la prestación de servicios, entonces haz la solicitud lo más concreta posible, indicando las fechas deseadas, cuestión de precios, etc.:
« Para equipar un taller de alfarería necesitamos un horno para cocer cerámica; le pedimos que nos ayude a comprarlo. El costo de la estufa con instalación es de 998 mil rublos.».
EN en este ejemplo No está del todo claro qué tipo de ayuda se requiere del destinatario. Sería mejor formular la solicitud de manera más específica: “Les pedimos que nos ayuden a comprar un horno para cocer cerámica transfiriendo 333 mil dólares a la cuenta bancaria de la empresa para la producción e instalación de hornos”.
Pidas lo que pidas, el destinatario debe saber exactamente cuándo, qué, cuánto y a qué precio quieres recibirlo. Una solicitud generalizada corre mayor riesgo de ser rechazada, porque el destinatario no siempre tiene el tiempo y las ganas de ocuparse de los detalles. Además, corre el riesgo de no conseguir lo que desea transfiriendo la iniciativa al destinatario.
Por ejemplo, los empresarios privados escribieron una carta pidiendo una reducción del alquiler, pero no indicaron hasta qué nivel quieren reducir el alquiler:
"Les pedimos que reduzcan el alquiler hasta que la situación se estabilice".
Como resultado, recibieron una reducción en el alquiler, pero sólo ligeramente (un 1% del existente). Por tanto, su petición fue aceptada, pero no hizo mucho por cambiar la posición de los iniciadores de la carta.
En algunos casos, el texto de la solicitud se puede poner en negrita para que se destaque en el texto, pero no abuses de esta técnica.
Paso 5: Resuma su solicitud.
Repita su solicitud y enfatice cómo se beneficiará el destinatario si se cumple la solicitud. La solicitud debería modificarse un poco. Lo mejor es construir una frase según el esquema: "Si cumples con la petición, serás feliz".
“Si nos encontramos a mitad de camino y reducimos los alquileres hasta que se estabilice la situación en la región, no sólo podremos salvar más de 150 puestos de trabajo, sino que tampoco incurriremos en pérdidas globales debido a ausencia total alquilar."
Pero puede haber otras opciones:
"Puedes estar seguro de que cada rublo de tu donaciones de caridad Iremos por una buena causa y ayudaremos a los niños en situaciones difíciles a convertirse en ciudadanos dignos”.
"Pueden estar seguros de que la sonrisa de cada niño les brindará satisfacción moral por su difícil trabajo, y sus esfuerzos y esfuerzos son una inversión en ciudadanos dignos y felices del futuro cercano".
Lo principal es repetir el significado de la solicitud y los beneficios de cumplirla. El beneficio no tiene por qué ser material. Recuerde que el destinatario es una persona y los sentimientos no le son ajenos.
EJEMPLO:
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Era |
Se convirtió |
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“Les pedimos amablemente, I.I. Ivanov, organiza una reunión de candidatos con el director principal de tu empresa. Estaremos agradecidos por su ayuda. Con respeto y gratitud, Director del centro de empleo PÁGINAS. Petrov" |
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“¡Querido Iván Ivánovich! Su empresa participa desde hace varios años en el Programa de Orientación Profesional para candidatos, ayudándoles a decidir su elección profesional. Como gerente de recursos humanos, usted está interesado en formar profesionales y estamos dispuestos a ayudar a los escolares a empezar a formar maestros en su oficio. Hoy en día, la profesión de directivo es una de las más habituales, pero muchos aspirantes no tienen una idea clara de su significado. En este sentido, le solicitamos que organice una reunión del director general con los solicitantes el 23 de marzo a las 15.00 horas en la base de su empresa. Al contarles a los muchachos sobre los secretos de la profesión hoy, está sentando las bases para formar verdaderos profesionales del mañana. Quizás en unos años alguno de ellos lleve a su empresa a un nuevo nivel de desarrollo. Con respeto y gratitud, Director del centro de empleo PÁGINAS. Petrov" |
Y no te olvides del diseño de la carta: esta es la “cara” de la organización. Si el iniciador de la carta de solicitud es una organización, dicha carta se redacta en papel membretado con la firma del gerente o de la persona autorizada. Si es un particular, basta con respetar las normas básicas en la disposición de los elementos de las letras. Estos detalles son muy importantes desde el punto de vista jurídico y psicológico para el destinatario y para la formación de una imagen correcta del remitente.
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Una persona de negocios no solo debe poder hablar de manera competente y hermosa, ser cortés y propicio para la comunicación, sino también realizar correctamente la correspondencia comercial. Sin embargo, aquí la mayor parte del éxito no depende del propio empresario, sino de su asistente personal o director de oficina.
Pocas veces he tenido la suerte de ver empresarios que sean capaces de redactar una carta comercial de acuerdo con las normas y reglas establecidas para ello, pero incluso los empresarios menos ilustrados en esta materia solían tener una unidad de personal especial para la correspondencia. Los deberes de este empleado incluían la correspondencia.
A veces es una secretaria inteligente y hábil, a veces persona especial, ocupado solo respondiendo cartas (esto último es típico de empresas más grandes que mantienen correspondencia constante). Pero en cualquier caso debe haber una persona en la empresa que sepa cómo se escriben las cartas comerciales.
En primer lugar, La correspondencia comercial debe responder exactamente a la pregunta formulada. Si te preguntan qué asentamientos cubierto por las actividades de su empresa, no es necesario comenzar con una descripción de la estructura de la empresa, su historia, etc.
En segundo lugar, Para cada tema de una carta existe una forma internacional establecida, y no es necesario reinventar la rueda y descubrir cómo escribir tal o cual carta. Simplemente utilice formularios ya preparados y la vida será más fácil tanto para usted como para quienes reciban su mensaje. La gente se acostumbra a los formularios; no les gusta "extraer" información de cartas no estándar.
Tercero, sus cartas deben escribirse de forma cortés y correcta. Incluso si no está satisfecho con algo, el texto en sí no debe contener palabras groseras o expresiones inapropiadas que puedan ofender a otra persona.
La correspondencia comercial puede ser de dos tipos: interna y externa, oficial y no oficial. Correspondencia oficial interna diseñado para la circulación dentro de su empresa o para la comunicación con sus sucursales. Ejemplos de correspondencia comercial interna son pedidos, instrucciones, memorandos y notas explicativas. Correspondencia oficial externa representado por cartas de garantía, cartas informativas, solicitudes comerciales, comunicados de prensa, etc.
Correspondencia informal interna representa cartas de respuesta, cartas informativas, invitaciones, felicitaciones, condolencias, cartas de recomendación, agradecimiento. Externo no oficial– invitaciones, felicitaciones, condolencias, cartas de recomendación, agradecimientos.
CARTAS A LAS PAREJAS DE DOMÉSTICO
Para que la forma sea más fácil de percibir, la carta se construye de acuerdo con estructura establecida. Toda carta comercial comienza con una dirección a la persona a quien va dirigida. Para ello, en el encabezado de la carta se colocan el cargo y el apellido, nombre y patronímico del destinatario. Debajo del centro de la hoja y con letra mayúscula debe escribir un llamamiento a su destinatario: por ejemplo, "Estimado Ivan Ilyich" o "Estimado Sr. Sergeev", según el grado de conocimiento u otras razones importantes.
Si le escribe a un hombre de negocios occidental o, de hecho, a cualquier persona al otro lado de la frontera, puede dirigirse a él por su nombre o por "Sr. Fulano de tal". Si tiene que escribir a personas occidentales de alto rango (reyes, aristócratas, líderes de la iglesia), existen estándares generalmente aceptados para este tipo de cartas que no pueden violarse.
Al redactar una invitación a reunión de negocios(exposición, presentación), utilice la dirección generalizada "estimados señores", pero si la invitación se refiere a un evento social, entonces la dirección será "estimados damas y caballeros". Al redactar una carta a estructura fuerte la dirección incluye la palabra "camarada", que durante mucho tiempo ha sido excluida de la vida: "querido camarada comisario militar", "querido camarada capitán", etc.
A la apelación le sigue un preámbulo en el que debes revelar el propósito de la carta: el destinatario de tu mensaje debe comprender inmediatamente de qué hablarás a continuación. Por ejemplo, tu proveedor retrasa el envío de componentes y te provoca daños materiales. En un esfuerzo por obligarlo a cumplir el acuerdo, le escribe una carta. En el preámbulo usted explica la situación de la siguiente manera: “Le escribo para expresarle mi descontento por el retraso en la entrega de los componentes que su empresa prometió suministrarnos, y cuento con sus acciones encaminadas a cambiar rápidamente la situación para mejor y compensando las pérdidas que nos causaron”. De esta frase, el destinatario debe entender que: 1) no está satisfecho con su trabajo; 2) harás cumplir el contrato; 3) le das al gerente la oportunidad de “resolver” la situación él mismo.
El texto del cuerpo a continuación debe describir la situación en unos pocos párrafos. En esta parte de la carta, puede exigir que el destinatario tome alguna medida o describa su propia visión para resolver un problema existente.
Por ejemplo, en nuestro caso, este texto puede verse así: “Durante el último mes, a partir del dieciséis de enero de este año, no hemos recibido ni una sola entrega de componentes, aunque según el acuerdo de (se indican el número de contrato, la fecha de firma) las entregas deben realizarse los días 2, 9, 16, 23 de cada mes. Estos hechos, que sólo pueden considerarse como una interrupción del suministro, fueron debidamente documentados por los especialistas de nuestra empresa. Se adjuntan copias de los documentos a esta carta. Las pérdidas de nuestra empresa por falta de recepción de componentes ascienden a más de 17 millones de rublos. Llevamos dos años cooperando con Sigma CJSC y hasta ahora no hemos tenido motivos para quejarnos. En esta situación, insistimos en el envío inmediato de componentes y una compensación total por nuestras pérdidas".
Luego de presentar tus quejas y expresar tus demandas (en este caso), sigue una conclusión, que es la propuesta final. Por ejemplo: "Estoy seguro de que comprenderá esta situación y en un futuro próximo nuestra cooperación volverá a la normalidad".
La carta está completa, pero estará incompleta sin su firma y sin indicar su puesto, por ejemplo, así: “Director de Lastochka LLC Pushkarev V.V.” Pero antes de firmar, no olvides despedirte amablemente de tu destinatario. Para ello, se utilizan formas estándar de dirección: “Con respeto”, “Atentamente”, “Con esperanza de una cooperación productiva”, “Con gratitud por su cooperación”, etc.
Recuerde que al firmar una carta se observa la regla del rango oficial, es decir, si le escribe al director, entonces el director debe firmar su carta, y no un empleado de oficina o incluso un subdirector. En ningún caso se deberá indicar el nombre de una persona mientras otra firma. Si el descifrado de la firma dice " CEO Spiridonov K.R. (pero, por suerte, está ausente), entonces su adjunto Shvabrin D.P. no puede firmar esta carta. Aquí debe escribir una nueva carta o esperar a que el director Spiridonov regrese de un viaje de negocios.
Muy raramente, después de la firma final, se hace una adición, que se llama posdata - P.S. (literalmente del latín - "después de la carta"). Tal adición puede ser necesaria si, después de escribir la carta, aparecieron nuevos datos o ocurrió algún evento que lo obligó a mirar la situación en su conjunto de otra manera.
Por ejemplo, después de escribir una carta a ZAO Sigma, el director de ZAO Flashka se puso en contacto con Lastochka LLC y dijo que el maldito Sigma tampoco les había proporcionado nada. Entonces nuestro director tiene derecho a añadir después de la letra P.D. la siguiente frase: “Le informo que he tenido conocimiento de interrupciones en los envíos al Sr. Rozhnov, JSC “Fleshka””.
A veces una carta requiere Materiales adicionales. Luego, estos materiales se denominan anexos y el texto de la carta indica que están disponibles. No existen reglas sobre cómo redactar adiciones a una carta como tal. Están elaborados en hojas separadas y numerados: “Apéndice 1, Apéndice 2”, etc. La información sobre los anexos se indica antes de la firma y tiene una forma generalmente aceptada, por ejemplo: “Se adjuntan a esta carta 2 documentos en 3 hojas:
1. Certificado de aceptación del trabajo terminado en dos copias.
2. Facturas."
Después de escribir una carta, comprueba qué tan bien está escrita.
Para ello, responda usted mismo las siguientes preguntas:
– ¿Se cumplen los requisitos generales de la estructura?
– ¿Qué tan clara y lógica es la estructura?
– ¿Quién es el destinatario (cliente antiguo, jefe, proveedor, inspector fiscal)?
– ¿Mi tono le parece aceptable al destinatario (si no está seguro, léalo en voz alta)?
– ¿Qué hago en una carta (informar, persuadir, criticar, agradecer...)?
– ¿Parezco grosero, falta de tacto, desinteresado, demasiado familiar?
– Si se invirtieran los roles, ¿cómo reaccionaría yo ante esta carta?
– ¿La carta contiene información que no es necesaria?
– ¿La carta incluye todo lo importante?
– ¿Se acorta cada frase lo máximo posible?
– ¿El destinatario comprenderá términos técnicos especiales o es necesario que se los explique en detalle?
– ¿No se utilizan expresiones y clichés “manidos”?
– ¿Se utilizaron expresiones de jerga (por ejemplo, “volar por el desagüe”)?
– ¿Se ha revisado la ortografía, puntuación y gramática?
– ¿Se han comprobado posibles errores fácticos (por ejemplo, fechas, precios, condiciones de entrega)?
– ¿Se ha impreso la versión final de la carta?
– ¿Cuál es el formato de la carta?
– ¿El papel y el sobre corresponden al tipo de carta y al estatus del destinatario?
– ¿Se utilizó papel con membrete de nuestra empresa?
– ¿Están indicados correctamente todos los datos de la empresa de envío?
– ¿Están escritos correctamente los datos del destinatario?
– ¿Se corresponde el recurso con el cargo y estatus del destinatario?
– ¿Se indica el cargo, apellidos y datos de contacto del remitente?
– ¿Existe una lista de inversiones?
La carta no sólo debe estar redactada correctamente, sino también de manera competente. emitido.
Las cartas comerciales están escritas en hojas con membrete especial de la organización, que contienen la siguiente información obligatoria:
- Nombre de la organización;
– dirección física de la organización;
– teléfono y fax;
– sitio web y correo electrónico.
La información opcional son los detalles de la organización y su logotipo. Este último le da solidez al formulario y le brinda al destinatario más información sobre su empresa.
En organizaciones acreditadas, a las cartas enviadas se les asigna su propio número de serie, que se indica en la esquina superior izquierda de la carta. Este es el número de registro (por ejemplo, No. 123). Al enviar una carta, no olvide registrarla en el libro de cuentas para poder seguir su destino en el futuro. Esto es especialmente importante si la empresa es grande y hay mucha correspondencia.
Además del número, la carta debe tener una fecha, por ejemplo, 11 de enero de 2009. En la carta esta información quedará escrita de la siguiente manera: “Ref. No. 123 de fecha 11 de enero de 2009”. En el futuro, cuando reciba una respuesta, observará que se trata de una respuesta a la carta que conoce: “Entrada No. 254 del 21.01.2009 a la ref. No. 123 del 11.01.2009”.
Justo debajo número de registro, en la esquina superior derecha hay un "encabezado" de la carta que contiene un llamamiento al destinatario y que tiene la forma adecuada: cargo, nombre de la organización, apellido, nombre, patronímico. Por ejemplo:
al director ejecutivo
JSC "Sigma"
Serguéiev I.I.
Y debajo, en el centro de la hoja: “¡Querido Iván Ilich!” o "¡Estimado señor Sergeev!"
Para que la carta se vea correctamente formateada, asegúrese de dejar márgenes: a la izquierda, aproximadamente 3 cm, a la derecha, aproximadamente 1,5 cm. Se necesitan márgenes para ambos. trabajo técnico con cartas (se archivan en carpetas) y para las notas del destinatario.
La fuente de la letra se elige según sus propias preferencias. Para cartas puramente comerciales, las fuentes Times New Roman o Arial son adecuadas para invitaciones y felicitaciones; puede elegir una fuente menos estándar, según el tema de la carta;
Por lo general, el texto se escribe de forma predeterminada en una fuente de 12 puntos, pero si sabe que su destinatario tiene problemas de visión, sea cortés y utilice una fuente más grande de 14 puntos. El espacio entre líneas normalmente se establece en simple. Si una carta incluye dos o más páginas, cada página debe estar numerada (en la esquina inferior derecha de la hoja).
Las cartas comerciales deben incluir información sobre el contratista necesaria para contactar a la persona específica responsable de esta área de trabajo: es necesario indicar su puesto en la empresa, apellido, nombre, patronímico, teléfono de contacto (trabajo, móvil) , dirección de correo electrónico. La información sobre el artista se escribe una fuente o dos más pequeña que el texto principal de la carta.
En la correspondencia comercial, se acostumbra utilizar el pronombre personal en primera persona del singular si la carta proviene de individual. El responsable de una empresa o empresa utiliza la siguiente estructura de frases: “Me gustaría llamar su atención...”, “Por favor...”, “Le informo...”
Si el árbitro representa a todo el equipo, entonces se utiliza el pronombre o verbo de primera persona del plural en esta persona y número: “Aprobamos...”, “Recibimos su telegrama...”, “Felicitaciones...”, “ Apoyamos...". Si la carta está redactada por una persona jurídica, entonces se suele utilizar el verbo en tercera persona del singular, por ejemplo: “Lastochka LLC exige...”, “Fleshka CJSC toma nota...”, “Severostal Plant garantiza”. ..” o en tercer plural: “La dirección y el personal de la empresa “Armonía” expresan su conformidad...”.
Además, las cartas de personas jurídicas se pueden redactar utilizando verbos en primera persona del plural (como cartas de particulares).
Para cada tipo de carta comercial existen patrones de habla estándar que se debe utilizar. Aquí hay una lista de muestra de ellos.
Carta estándar
De acuerdo con el protocolo... Con el fin de mejorar la seguridad de la propiedad... En respuesta a su solicitud...
Para confirmar nuestra conversación telefónica...
En confirmación de nuestro acuerdo... En el orden de entrega asistencia técnica... Debido a la difícil situación... En relación con el trabajo conjunto... De acuerdo con la carta del cliente...
Aviso
Les informamos que el retraso en el envío... se produjo debido a...
Nos gustaría informarle que la dirección de la planta ha tomado una decisión...
Le informamos que su oferta ha sido aceptada.
Les informamos que nosotros...
Nos gustaría informarle que...
Te informamos que lamentablemente no podemos...
Pedido
Les pedimos que verifiquen el avance de los trabajos... Por favor tomen medidas...
Por favor proporcione datos de rendimiento...
Envío de documentos
o bienes materiales
Enviamos planos de montaje de la máquina...
Te enviamos los documentos que te interesan por correo certificado...
Te enviamos el contrato firmado por nosotros...
Confirmación
Agradecemos acusar recibo de su pedido y procedemos a su ejecución...
Confirmamos recepción de especificaciones para...
La planta de Zaryá confirma las condiciones de suministro de equipos...
Oferta
Podemos ofrecerle... Le ofrecemos comprar... Podemos recomendarle...
Invitación
Te invitamos a participar en la discusión del proyecto...
Les pedimos que participen en la discusión del problema...
Invitamos a un representante de su empresa a visitar…
Denegación y rechazo de propuesta (proyecto)
El borrador de la lista de títulos que envió para proyectos de construcción por valor... no puede ser aprobado por nosotros por las siguientes razones...
Su propuesta (proyecto) ha sido rechazada por los siguientes motivos...
Recordatorio
Te recordamos que según el plan de trabajo conjunto debes...
Te recordamos que de acuerdo con... Debes...
Te recordamos que tu pago pendiente asciende a...
Les recordamos que el plazo para el envío del manuscrito vence...
Garantías
Garantizamos el pago.
Garantizamos plazos.
Garantizamos la calidad de los productos.
Interpretación de la propia posición.
Nuestros llamamientos sobre esta cuestión no dieron resultados positivos.
No tenemos ninguna objeción al diseño.
No podemos entregarle los productos... debido a las siguientes razones...
Interpretación de las acciones de la otra parte.
Tal retraso puede llevar a... Es completamente inexplicable por qué su fábrica está retrasando el envío de moldes...
Las promesas que hiciste no se cumplen.
Ultimas palabras
Esperamos que nuestra petición sea atendida. Esperamos una mayor cooperación. Con deseos de éxito.
Le rogamos amablemente que no demore su respuesta. Perdónanos por la demora en la respuesta (por un error).
Una investigación se envía para obtener información y documentos oficiales, por lo que, además de la solicitud en sí, también indica la justificación de la necesidad de proporcionar materiales o información. Dado que la organización no tiene derecho a recibir información que no esté relacionada con sus actividades directas, la justificación contiene referencias a regulaciones legislativas y de otro tipo, documentos organizativos y legales que permiten obtener la información necesaria.
Dicha carta está firmada por el director de la organización o autorizado para realizar tales acciones. oficial. La carta de solicitud existe junto con por carta-respuesta, es decir, cualquier solicitud debe tener una respuesta, ya sea positiva (luego el remitente recibe la información que necesita) o negativa (luego sigue un rechazo).
Las cartas de respuesta utilizan el mismo vocabulario que las cartas de solicitud. Si la carta de respuesta contiene una negativa, se deberá indicar el motivo de la negativa.
EN carta de confirmación Se da confirmación de un acuerdo previamente alcanzado, por lo que contiene la frase obligatoria: "Confirmamos (recepción de documentos, acuerdo preliminar, consentimiento para ...)". No olvide indicar el nombre completo de los documentos en cuestión, o la naturaleza del acuerdo alcanzado que confirma. Puede finalizar dicha confirmación con un cortés deseo de mayor cooperación o una solicitud o propuesta.
Carta de queja contiene información negativa para el destinatario, por lo que debe redactarse con cortesía y cierta distancia, de lo contrario puede convertirse en malas palabras ordinarias. Indique los motivos de las quejas y describa la situación que le obligó a escribir esta carta. No dejes que tus pensamientos divaguen, sé breve. Al final de la carta, describa la mejor manera resolviendo el problema.
cartas de garantia Son documentos tan importantes como los contratos, por lo que su redacción exige mayores exigencias. Al redactar este tipo de cartas, es mejor consultar con abogados. Las cartas de garantía pueden referirse a remuneración por trabajo, producción de trabajo, suministro de bienes, pago de productos, etc. Si la carta de garantía se refiere al pago, se debe indicar el número del contrato y la factura según la cual se realiza el pago. La redacción de dichas cartas deberá ser clara, precisa e inequívoca. El cuerpo de la carta suele contener las siguientes frases clave:
Con esta carta te garantizo...
Garantizamos el pago.
Garantizo el pago puntual y completo.
Nosotros garantizamos...
Te garantizamos que...
La empresa (nombre) garantiza...
Por favor envíe a nuestra dirección contra reembolso (tipo de garantía)…
Garantizamos el pago...
Por la presente garantizamos...
La carta enviada como garantía de pago indica los datos bancarios de la organización pagadora.
CARTAS A SOCIOS EXTRANJEROS
Si envía una carta al extranjero a un empresario extranjero, debe escribirla en su idioma nativo o en inglés (como idioma internacional). Hay matices a la hora de escribir este tipo de cartas. Empecemos con el nombre de su empresa, dirección del destinatario, fecha Y el propio destinatario. porque pocos personas de Occidente Si habla ruso y entiende el alfabeto cirílico, entonces un hermoso “sombrero” y el logo de su empresa no les dirán absolutamente nada. Y si el destinatario no entiende cómo te llamas, entonces no tiene sentido usar un "sombrero". Pero no puedes hacerlo sin un "sombrero". Entonces lo hacen de dos maneras: o tienen formularios traducidos al inglés, o se proporciona una transcripción en inglés debajo del logotipo y el nombre en ruso.
En la versión extranjera, no tiene ningún sentido utilizar lo que es familiar para una persona rusa. número saliente de la carta- no conocen a nadie allí (el mundo occidental utiliza la fecha y el asunto de la carta).
fecha de la carta indicado según las normas del país al que se envía la carta. Para países europeos El orden de escritura de la fecha es el siguiente: día, mes, año (por ejemplo, 29 de enero de 2009). Para EE.UU.: mes, día, año (por ejemplo, 29 de enero de 2009).
No olvides indicar dirección interna(por ejemplo, Triandos Co., Inc.).
Ahora averigüe urgentemente si su destinatario tiene alguna título, si es así, entonces el título se indica antes del apellido (por ejemplo, dr. Hide). Si no hay título, se coloca Sr. antes del apellido del hombre. (Señor; en plural– Mgs.), antes del apellido de la mujer – Sra. (Señorita, Señora, plural – Mmes).
A veces, el nombre de la empresa se compone de los apellidos de los propietarios, en este caso se utilizan abreviaturas especiales: Messers para hombres y Messers (Mmes) para mujeres (por ejemplo: Messers Hide and Jones Ass., o Mesdames Isher y Carder). Culo.).
A menudo, el apellido va precedido de una abreviatura de la palabra atención: Attn. (A la atención del Sr. Hide). Después de su apellido se indica el cargo del destinatario: Attn. Señor. Hide, Jefe de Departamento, que traducido al ruso suena como “a la atención del Sr. Hide, jefe de departamento (departamento)”.
Y además, si mantiene correspondencia con el Sr. Hyde, se indica que se trata de una respuesta a su carta, digamos, del 13 de marzo de 2009. Esta nota se verá así: Re.: (Respecto a) su carta del 13 de marzo de 2009.
Luego, como en el análogo ruso, sigue una apelación al destinatario. En inglés se acostumbra utilizar el adjetivo Dear, es decir, “dear”, “darling”, “caro”. En ruso parece un poco informal y frívolo, pero en la tradición occidental es prácticamente un análogo de nuestro "respetado". Para que puedas usar Dear de forma segura en varias combinaciones: tanto al dirigirse a un individuo (Estimado señor, Estimada señora, Estimado señor Hide, Estimado John) como a un grupo de personas (Estimados señores, si son europeos).
Los estadounidenses suelen utilizar, en lugar de la última frase, un análogo de nuestro título "caballeros": caballeros. Además, Caballeros y Estimados Señores también se utilizan como direcciones si su carta está dirigida a alguna empresa y no a su director.
El texto en inglés de la carta está redactado de la misma forma que el ruso. No lo olvides en tradición inglesa Algunas palabras están escritas en letras únicamente con mayúscula. Estos son: a) nombres, domicilios, domicilios; b) cada palabra del nombre de la empresa; c) cada palabra del título oficial del puesto; d) el nombre de los objetos de correspondencia.
Hay un matiz distintivo más: no se pueden usar abreviaturas de verbos modales y auxiliares (esto parece una falta de respeto), así que no escribas shant o can't, escribe no debe, no puede. Termine el texto con una cortés despedida. Generalmente se utilizan dos formas para esto: Atentamente o Fielmente. Puedes dirigirte a un buen conocido o amigo como Tuyo (muy) sinceramente o Cordialmente tuyo.
En la propia carta puedes utilizar las siguientes frases en inglés.
Al principio de la carta:
En la introducción y conclusión de la carta:
Al final de la carta podrá indicar lo siguiente (si es necesario):
Si le estás dando a un extranjero tarjeta de visita , luego puedes ponerlo a lápiz en la esquina inferior izquierda abreviatura condicional(bastante comprensible para un extranjero):
Inicio > Directorio
ERRORES TÍPICOS AL PREPARAR CARTAS COMERCIALES
Los compiladores de documentación comercial cometen errores de los siguientes tipos: estructurales, sintácticos, morfológicos, léxicos y estilísticos.Errores estructurales
Normalmente, una carta comercial consta de tres partes: una introducción concisa, el cuerpo principal y una breve conclusión. La parte principal expone la esencia del problema, argumenta el punto de vista del autor de la carta, por lo que su volumen es mayor que el volumen de la introducción y la conclusión combinadas. Es importante que el argumento se lleve a cabo de manera consistente, completa, sin repetición ni interrupción de conexiones lógicas.
Los errores estructurales están asociados con la construcción incorrecta de una carta comercial, la desproporción de sus partes, por ejemplo: falta de introducción o conclusión, introducción excesivamente prolija, sistema complejo de argumentos que carece de conexión lógica.
Errores de sintaxis
Errores asociados con el orden incorrecto de las palabras en una oración
El orden de las palabras en el idioma ruso es libre, pero se debe evitar el orden de las palabras, que se convierte en la causa de una comprensión variable de lo escrito.
Así, por ejemplo, de la frase: Para generar reportes a fin de año se aclaran indicadores por región No está claro: los indicadores se actualizan al final del año o se generan informes al final del año. .
Aparentemente esta oración debería verse así: Para generar informes, los indicadores por región se actualizan al final del año.
Violación de normas para el uso de frases participiales.
El gerundio nombra una acción que ocurre simultáneamente con la acción nombrada por el verbo predicado o la precede.
Por ejemplo: Habiendo examinado cuidadosamente lo presentadoaprobación del proyecto,Departamentopiensa... – el proyecto ha sido revisado previamente;
Examinando atentamente lo presentadoaprobación del proyecto,Departamentopiensa... – el proyecto está siendo considerado ahora .
Es mejor comenzar una frase que terminarla con una frase adverbial. Por ejemplo: uchity-vaya..., Considerando..., Teniendo en cuenta..., Guiado por... etc.
Cabe recordar que en una oración correctamente construida, el gerundio y el predicado deben nombrar acciones realizadas por el mismo actor.
Los errores en el uso de frases participiales se pueden corregir fácilmente reemplazando oraciones con frases participiales por oraciones con sustantivos verbales.
Equivocado: Estudiar los problemas de la organización de servicios,Se obtuvieron resultados interesantes.
Bien: Al estudiar los problemas de la organización de servicios se encontraronSe obtuvieron resultados interesantes.
O: estudiando los problemasorganización de servicios, inspectoresPor-obtuvo resultados interesantes.
Errores resultantes del desconocimiento de la estructura de una oración compleja
al construir oraciones complejas Debe tenerse en cuenta que las siguientes conjunciones y palabras afines se utilizan con mayor frecuencia Qué; cual; Si;a; Dónde; Cómo.
Las cláusulas subordinadas se pueden reemplazar por brevedad por frases participiales y participiales sinónimas.
Por ejemplo: nosotros dirigimosPara su información, las Disposiciones Básicas del Estado Unificadonuevo sistema de gestión de oficinas aprobado por el Estadocomité...(en lugar de: que estan aprobados).
Uso incorrecto de preposiciones.
Mayoría Error común– uso incorrecto de preposiciones. En redacción comercial y discurso oral las frases con la preposición se han generalizado oh Y sustantivos dependientes en el caso preposicional: pregunta sobreconfianza; decisión de personal; acuerdooh cooperación... etc. Sin embargo, hay casos de uso de la preposición. oh con palabras que no controlan el caso preposicional o requieren otra preposición cuando se controlan.
Equivocado: Jefe del departamento deCancelarhasta sobre la importancia del problema planteado.
Bien: JefeSeñaló la importancia del problema planteado.
Equivocado: Esto demuestra que somos tolerantes condeficiencias.
Bien:Esto demuestra que somos tolerantes.veamos las deficiencias.
Equivocado:
No hay duda de que el trabajo realizado por el departamentogrande e importante.
Bien:No hay duda de que sobreEl trabajo realizado por el departamento es grande e importante.
Caso incorrecto
Los redactores de cartas comerciales a veces utilizan incorrectamente los formularios de casos. A menudo hay un uso erróneo de un sustantivo en el caso genitivo en lugar del caso dativo o viceversa.
Equivocado: Según su petición..., segúnkaza..., Según la decisión....
Bien:Según su petición..., Según el pedido...,Según la decisión... .
Equivocado: El Ministerio del Interior de Rusia solicita registro permanente en Moscú al inspector...
Bien: El Ministerio del Interior de Rusia solicita el registro permanente del inspector... o El Ministerio del Interior de Rusia solicita el registro permanente de un inspector en Moscú...
Errores morfológicos
Armonización de definiciones
Si la definición se refiere a un sustantivo que lleva un apéndice, concuerda con la palabra principal de la combinación: Nuevo coche de laboratorio, programa editor universal.. La palabra principal en tales combinaciones suele aparecer primero.
Si la definición se refiere a una combinación de un nombre personal y una aplicación como jefe del departamento deT. Ivanov, la definición suele concordar con el sustantivo más cercano: nuestro Jefe de Departamento Petrov; Camarada inspectora superior Yakovleva; nuevo jefe Serov.
Se observan desviaciones de esta regla en los casos en que la definición se expresa mediante un participio: voceroen una reunión operativa, la jefa adjunta del departamento Si-dorova...; El inspector jefe Alekseeva, que participó en la preparación del proyecto de orden...
Errores al usar completo y forma corta adjetivos
Los redactores de cartas comerciales deben tener en cuenta que las formas breves de adjetivos son más comunes en el discurso comercial formal. Las formas completas de los adjetivos en tales textos resultan inapropiadas.
Equivocado: Las conclusiones de la comisión son razonables y justas.Bien:Las conclusiones de la comisión están justificadas yjusto.
Equivocado: La decisión de destituir a V.V. Ivanov ilegal.
Bien: La decisión de destituir a V.V. ivanovailegal.
Cuando se utilizan formas de adjetivos cortos en -enen y participios cortos en -es Debe tenerse en cuenta que en el discurso comercial oficial es preferible utilizar formularios en -enen.
Bien: El resultado final es idéntico.cálculos preliminares.
Cada empleado del departamento es responsable de la calidad del trabajo.
Errores léxicos y estilísticos.
Uso incorrecto de palabras y términos.
Ciertos términos y palabras de la jerga profesional son conocidos sólo por un círculo reducido de personas en una determinada profesión, por lo que es necesario descifrarlos en el texto. El uso de palabras coloquiales y figuras retóricas generalmente es inapropiado en documentos oficiales, por ejemplo:
Asegurar la construcción diaria del departamento.
Parte del estilo clerical son las frases, que en estilística se denominan división del predicado. En lugar de este tipo de frases, es mejor utilizar verbos: no hacer bonificaciones, A dar bonificaciones; No realizar controles, A control.
En las cartas comerciales hay muchos sustantivos verbales que terminan en -anie, -enie. No debes dejarte llevar por la formación de palabras utilizando este modelo, especialmente si hablamos de palabras con negación, por ejemplo: no adscripción,déficit,subcumplimiento.
Uso inapropiado o injustificado de palabras extranjerasnij palabras
El deseo de dar mayor significado al texto expresándolo “más bellamente” explica el abuso de palabras extranjeras.
Por ejemplo: fecha límite la ejecución puede retrasarsecerrado en lugar de extendido; presente en lugar de introducir.
Al utilizar una palabra extranjera, es necesario conocer su significado exacto. Por ejemplo, la siguiente frase es incorrecta: EficazLa eficacia del régimen de ahorro depende en gran medida de cómoLos gastos financieros son limitados.
Palabra límite significa “norma máxima”, por lo que los fondos asignados son limitados, no los gastos.
Usar varias palabras con el mismo significado (convención–condición, extraordinaria–especial) A menudo dificulta el trabajo con documentos, especialmente cuando se procesan a máquina.
CARTAS COMERCIALES OFICIALES
Pronombres Tú Y Su están escritos con letra mayúscula:
como una forma de dirigirse cortésmente a una persona;
en los cuestionarios.
Cuando se dirigen a más de una persona, estos pronombres se escriben con letra minúscula.
1. Para cartas rogatorias
A. Formulaciones básicas:
Nos dirigimos a usted (usted) con una solicitud.…
Sobre el envío a nuestra dirección...
Sobre la dirección a mi dirección...
Sobre la deportación a nuestra unidad...
Sobre la rápida transferencia a nuestro representante autorizado...
Sobre proporcionar...
Te preguntamos (te preguntamos)...
Notificanos)...
Enviar (a mí)...
Presentar urgentemente (al ministro)...
Informar inmediatamente (al consejo científico y técnico) ...
Notificar (Gerencia del Departamento) sobre...
Infórmame sobre...
Solicito su consentimiento para...
Envío a la dirección (de la organización que me ha sido confiada)...
Proporcionándonos...
Familiarización de (jefe N) con...
Solicitamos su ayuda en...
Recepción...
Envío rápido...
Proporcionando información adicional sobre...
Llevando a cabo...
pido tus instrucciones...
... celebrar un acuerdo sobre... con...
Para entrega desde el almacén de la empresa... a un representante...
Preparar documentos sobre... (para el candidato B)...
Para revisar (límites)...
B.
En relación con (la apelación a nosotros)...
De conformidad con el (acuerdo anterior)...
Basado en (los resultados de las negociaciones sobre la cuestión de)...
Teniendo en cuenta (nuestra cooperación a largo plazo)...
Considerando (el carácter fructífero y de largo plazo de nuestras relaciones comerciales)...
Según (acuerdo vigente sobre...)...
Formalmente...
En realidad...
Por favor...
Como una excepción...
Le estaríamos muy agradecidos por...
Debido a circunstancias extraordinarias...
Refiriéndose a su carta de...
Permítame referirme a este respecto a su mensaje de correo electrónico de...
La base de esta apelación es su fax de...
Como probablemente sabrás, durante una conversación telefónica entre... y... (... fecha)...
2. Para cartas de mensaje
A. Formulaciones básicas:
te informo (te informo)…
Acerca de lo que pasó...
Sobre los cambios en...
Sobre la necesidad...
Sobre los hechos...
Sobre las medidas que hemos tomado para...
Sobre los resultados preliminares...
Sobre llegar a un acuerdo final con...
estoy presente...
Información sobre...
Proyecto (plan, programa)...
Ofertas para...
Desplazarse...
Materiales...
Informar sobre...
OMS...
Informar sobre...
estoy dirigiendo…
Instrucciones sobre...
Orden...
Extracto del pedido...
Una copia de la directiva...
Una copia del acuerdo...
Solución...
Protocolo...
Resolución...
Lo estoy enviando…
Kit de herramientas...
Forma...
...Copiar...
Descripción...
Documentación...
B. Declaraciones auxiliares:
Nos gustaría informarle que...
Lo enviamos para uso en el trabajo...
Te envío para que me guíes en las actividades diarias...
Siguiendo sus instrucciones, les presento...
Para la atención de su gestión, le informamos sobre...
Consideramos nuestro deber informar...
Consideramos necesario enviar a su dirección...
3. Para cartas de consulta
A. Formulaciones básicas:
... presento una solicitud...
Estoy enviando una solicitud...
Solicite la siguiente información de usted...
Contactarle con una solicitud de...
4. Para cartas de solicitud
A. Formulaciones básicas:
…están autorizados a declarar...
Sobre la intención de la gerencia...
Sobre el plan del Departamento...
Sobre el deseo de nuestra dirección...
…Tengo el honor de hacer la siguiente declaración....
Relativamente...
Debido a...
Sobre...
Acerca de...
B. Redacción adicional:
Debido a la aparición en los fondos. medios de comunicación en masa información sobre presuntos abusos...
Considerando la naturaleza de las relaciones existentes entre nuestras divisiones...
5. Para correos electrónicos de confirmación
A. Formulaciones básicas:
Confirmar (confirmar)…
El hecho de recibir...
Recepción...
Participación...
Llegada...
Enviando...
La urgente necesidad de...
yo (nosotros) recibimos...
Con gratitud confirmamos...
Me complace confirmar...
Esta carta confirma...
Te enviamos confirmación...
Para confirmar... te enviaremos a tu dirección...
Acabamos de recibir...
Todavía no he recibido...
Lo hemos recibido completo...
Estas muestras nos satisfacen completamente...
La información que envió ha perdido su relevancia e idoneidad para...
Los complejos que nos han sido transferidos para uso permanente cumplen plenamente con los requisitos...
Lamentablemente, el equipo puesto en funcionamiento ya no cumple con los estándares...
6. Para cartas de seguimiento
A. Redacción básica:
Además A nuestra referencia. de… № ...
Estoy informando...
Lo estoy enviando...
Estoy presente...
Estoy dirigiendo...
Por favor añadir...
El texto del proyecto de acuerdo que le presentamos para su firma...
Sección... del acuerdo sobre...
El acuerdo a tu disposición...
B. Declaraciones auxiliares:
Considero necesario agregar...
Propongo complementar el proyecto...
Las siguientes adiciones al texto del actual...
Creemos que sería aconsejable realizar las siguientes adiciones al contenido...
7. Para boletines
A. Formulaciones básicas:
Le informamos...
Déjame informarte...
Tenemos la intención de informarle...
Nos parece oportuno informar a su organización...
Gracias por su interés en nuestra oferta...
Nos alegró mucho recibir su respuesta a nuestro mensaje anterior de...
Agradecemos la atención que ha prestado a nuestra carta de...
Gracias por considerar posible responder a nuestro mensaje de...
Esta carta informativa tiene como objetivo...
Solución1.1. Esta versión de la Carta del Abierto sociedad Anónima El "Instituto Central de Investigación para el Procesamiento de Fibras Discontinuas", en adelante la "Empresa", fue desarrollado de conformidad con la legislación vigente.
(correspondencia electrónica)
Carta de oferta de cooperación.
Asunto: Propuesta de cooperación.
Datos: 20.05.0216
De: [correo electrónico protegido]
A: [correo electrónico protegido]
Presidente de la Junta
Unión de Productores de Alcohol
Dobrov D.E.
¡Querido Dmitri Evgenievich!
La Unión de Productores de Alcohol (UPAP) es la principal asociación de líderes industriales de la industria nacional del alcohol. Respetuoso trabajo activo, realizado por su organización en relación con la creación de un mercado civilizado de productos alcohólicos y licores en la Federación de Rusia.
Por supuesto, la preocupación por la calidad y seguridad de los productos fabricados es una de las prioridades de SPAP, y sus participantes son fabricantes concienzudos que prestan gran atención a estos aspectos.
AIG es una de las instituciones de seguros más grandes del mundo. La compañía internacional lleva 90 años en el mercado asegurador y tiene oficinas en 160 países. La división rusa de la empresa funciona desde hace más de 15 años.
La cooperación con los fabricantes de alimentos y bebidas es una prioridad para nuestra empresa. Guiado por muchos años de experiencia internacional de AIG en Rusia, se desarrolló un programa de seguro único para las empresas de la industria del alcohol (seguro de responsabilidad por productos defectuosos y retirada de productos del mercado).
Creemos que este programa es de interés potencial para los participantes del SPAP, porque Un producto como el alcohol requiere un enfoque especial en la calidad de las materias primas, el embalaje y la seguridad para el consumidor.
Teniendo en cuenta lo anterior, nos acercamos a usted con una invitación para discutir el potencial de cooperación en esta área.
Le agradeceremos su evaluación profesional de dicha cooperación y le pediremos que establezca un procedimiento para una mayor interacción entre nuestras empresas. Estamos dispuestos a considerar cualquiera de sus propuestas sobre el formato del trabajo conjunto.
Atentamente,
Andreev Pavel
Vicepresidente de AIG
Tel.: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[correo electrónico protegido]
Carta de invitación
Asunto: Invitación al seminario
Datos: 25/06/2016
De: Anna Simonova
Para: xxx-xxx-xxx
Queridos compañeros,
17 de marzo de 2016 Lo invitamos a unirse al seminario sobre construcción de programas de seguros internacionales, que se realizará especialmente para socios de AIG Marcos Goldenberg- Asesor Regional de Programas de Seguros Internacionales de AIG.
Mark viene a Rusia específicamente para realizar una serie de eventos de capacitación, ya que tiene la más amplia experiencia en seguros para empresas multinacionales.
Teniendo en cuenta la experiencia actual en ofrecer programas internacionales para clientes rusos con presencia internacional, estoy seguro de que este seminario será muy interesante y responderá muchas preguntas en esta área.
Adjunto la invitación y el programa del seminario.
Les pido que envíen esta invitación a los colegas que estén interesados en este tema.
La inscripción se realiza respondiendo a esta carta. La participación es gratuita, el número de plazas es limitado.
Dirección del seminario: Rusia, 125315, Moscú, Leningradsky Prospekt, 72, edificio 2, piso 3
¡Estaremos encantados de verte!
Atentamente,
Anna Simónova
Responsable de programas de formación
AIG
Tel.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[correo electrónico protegido]
Carta de solicitud para organizar una reunión.
Asunto: Organización de una reunión con Elena Firsova
Datos: 25/06/2016
De: Cherkesov Ilya
Para: Ivanova Galina
¡Querida Galina Nikolaevna!
Si su oferta es válida, la próxima semana (del 6 al 10 de junio) podría venir en cualquier momento que le convenga a Elena Petrovna.
Le agradecería mucho que me informara de la decisión de la Sra. Firsova.
Atentamente,
Vadim Tatarenko
gerente de la empresa AIG
[correo electrónico protegido]
Carta solicitando contacto
Asunto: Número de teléfono de Elena Firsova
Datos: 25/06/2016
De: Cherkesov Ilya
Para: Ivanova Galina
¡Querida Galina Nikolaevna!
Gracias nuevamente por la reunión y la conversación constructiva.
Le agradecería mucho que lo enviara a la dirección indicada o me avisara por teléfono.
¡Gracias de antemano!
Atentamente,
Vadim Tatarenko
Gerente de Compañía AIG
Tel.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[correo electrónico protegido]
Carta de respuesta a una carta agresiva de un cliente
Carta agresiva del cliente:
Asunto: ¡Estabas completamente loco!
Datos: 20/02/2016
De: Petrov Andrey
A: [correo electrónico protegido]
¿Cómo puedo recuperar el dinero que pagué por su maldito servicio? Prefiero gastarlo en otra cosa que en tu sistema pornográfico. Usa tu maldito servis.tutu.net tú mismo.
andréi petrov
Responder a una carta agresiva de un cliente
Asunto: ¡Acerca de un reembolso y una solución al problema! | ALGORITMO DE TRABAJO |
Hola Andrei! | |
Si le entiendo correctamente, no está satisfecho con el trabajo de nuestro servicio y le gustaría recuperar su dinero. | 2. Aclarar con el destinatario nuestro entendimiento de la solicitud/reclamo/cuestión. Esto es especialmente necesario si la carta del destinatario es caótica y dificulta la comprensión de la esencia del problema. |
Te haré saber cómo se puede hacer esto. | 3. Proporcionar al destinatario información muy clara y completa sobre el tema que le interesa. |
Andrey, al igual que tú, me siento incómodo con la situación, por lo que estás dispuesto a dejar de interactuar con nosotros. Creo que tanto nosotros como usted somos los perdedores en este caso: nosotros perdemos al cliente y usted pierde la oportunidad de utilizar nuestro servicio (¡le aseguro que el servicio es bastante conveniente y efectivo!). Si está dispuesto a tomarse el tiempo para solucionar la situación, escríbame lo que pasó y necesita un reembolso. Entenderemos los motivos y le ayudaremos a que el uso de nuestros servicios sea lo más cómodo y eficaz posible para usted. | 4. Comentarios y aspecto emocional. |
PD La única petición: comuniquémonos en el marco del vocabulario normativo. | 5. Utilizando una posdata, exprese su actitud hacia el uso de un estilo de escritura incorrecto por parte del destinatario. |
Atentamente, Elena Iváshchenko Gerente del servicio al cliente |
Clichés para expresar una petición de no consumir blasfemia correspondencia:
Por favor trate de no utilizar lenguaje inapropiado. No contribuye a una solución constructiva del problema.
Le informamos que nos reservamos el derecho de no responder a cartas que contengan lenguaje vulgar o grosero dirigidas a la empresa o su personal.
carta de negativa
carta al cliente
¡Buenos días, Andrey!
Le escribo con una solicitud formal.
Nuestra empresa suministra equipo industrial, así como repuestos para empresas de la industria alimentaria. Desde 2010 somos sus clientes habituales.
¡Le agradecemos de antemano su comprensión y apoyo!
Atentamente,
Director de marketing
JSC "Pishcheprom"
Roman Petrenko
Tel.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[correo electrónico protegido]
Muestra 1. Carta de negativa a la solicitud de un cliente.
ALGORITMO DE TRABAJO |
|
¡Querido Román Petrovich! | 1. Llamar por su nombre es una señal de atención al interlocutor. Ayuda a evitar el anonimato. |
Le expresamos nuestro más sincero agradecimiento por su cooperación a largo plazo con nuestra empresa. | 2. Gracias por trabajar con la empresa (o simplemente por la carta). |
Actualmente el descuento de su empresa es del 10%. Durante los últimos 12 meses, su empresa ha solicitado servicios para... rublos El próximo umbral de descuento es…. rublos A partir del mismo se aplicará un descuento del 15%. Cuando alcance este umbral, su descuento aumentará automáticamente. | 3. Indique las razones específicas que le impiden aceptar la solicitud (use una historia este problema, números, plazos, procedimientos). |
Si decide utilizar el servicio de pago diferido, comuníquese con Irina Mikhailova (tel.: 495-777-89-21; [correo electrónico protegido] ). | 4. Expresar su comprensión de que el tema de la solicitud es verdaderamente importante. 5. Oferta solución alternativa, si es posible. |
6. Exprese su esperanza de que continúen las asociaciones. |
|
Atentamente, Andréi Ivanov |
Muestra 2
Asunto: Sobre la terminación de la cooperación
Datos: 20/03/2016
De: [correo electrónico protegido]
Para: Petrenko Iván
¡Querido Iván Nikolaevich!
Estamos encantados de colaborar con su empresa durante 7 años. Siempre nos satisfizo buen nivel calidad del servicio y del producto. Sin embargo, durante el año pasado se produjeron una serie de incidentes, tales como: incumplimiento regular de los plazos de entrega, calidad insatisfactoria de los productos y actitud incorrecta de los empleados de su empresa ante estas situaciones. Como resultado de todo esto, nuestra interacción ha llegado a un callejón sin salida.
En este sentido, lamentablemente nos vemos obligados a poner fin a la cooperación con usted al finalizar el contrato. Gracias por los años de servicio.
Atentamente,
Director
LLC "Makulatura"
Malajov Gennady Viktorovich
Tel.: 8-945-xxx-xx-xx
[correo electrónico protegido]
_____________________________________________________________________________________________
Muestra 3
Asunto: Negativa a pagar una indemnización
Datos: 20/06/2015
De: aig.ru
Para: Evgeny Knysh
Querido Evgeniy!
¡Gracias por su cooperación a largo plazo con nuestra empresa!
Lamentablemente, nos vemos obligados a negarnos a pagarle la indemnización requerida por un importe de... rublos.
En este momento La empresa ha establecido un procedimiento diferente para la toma de decisiones sobre la indemnización del seguro, del que le han informado repetidamente.
(Ver adjunto para obtener una copia de esta alerta).
Además, usted especificó en declaración de reclamación los reclamos No. 4-6 no son asegurables, ya que se violaron las cláusulas 12.1-12.2 del Acuerdo.
Entendemos bien su situación y, si desea evitar precedentes similares en el futuro, le ofrecemos celebrar un acuerdo adicional con nuestra empresa que le permita compensar las pérdidas asociadas con riesgos comerciales similares al suyo. (Ver acuerdo adicional en el archivo adjunto)
¡Esperamos su comprensión y cooperación continua!
Atentamente,
Gerente AIG
Vladímir Tuchkov
Tel.: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[correo electrónico protegido]
Carta de respuesta a una denuncia justificada
Asunto: Respuesta a la denuncia.
Datos: 12/05/2016
De: [correo electrónico protegido]
Para: Anna Kolesnikova
¡Querida Anna!
En nombre de todo el equipo de nuestra fábrica, me gustaría expresar mi más sincero pesar y disculparme por la situación actual.
Nuestra fábrica trabaja de manera estable y eficiente en el mercado de costura y reparación de ropa durante muchos años.
Su situación se refiere a casos raros en los que la culpa es del llamado factor humano.
Hicimos una investigación y los responsables de incumplimiento de plazos y mala educación fueron sancionados. Según la orden de la fábrica del 13 de abril de 2016 No. 78/2, el capataz de turno V.V Volkova fue amonestado, el cortador A.P. Gusev fue transferido como sastre al equipo de costura de ropa exterior para hombres.
La administración ha tomado medidas urgentes para cumplir con su pedido. él estará listo 15.05.2016. En cualquier momento que le resulte conveniente, el mensajero lo entregará en la dirección que haya especificado.
Créame, ¡estamos tan descontentos con la situación actual como usted!
1) Una carta comercial suele constar de:
título;
texto principal;
terminaciones.
El encabezado contiene:
nombre de la empresa (institución) que envía la carta;
dirección postal y telegráfica;
teletipo y telefax;
números de teléfono;
cuenta de cheques;
fecha de salida: el mes se escribe como una palabra. Por lo general, estos detalles están presentes en el membrete.
En el encabezado junto a la fecha suele haber un enlace al contenido de la carta o al motivo por el que fue escrita.
Ejemplo:
"Con respecto a (con respecto a) ..."
"Sobre el tema de la entrega (pedido)".
“NaNo. de..."
“En tu no. de..."
En una carta comercial, coloque el número original. No se recomienda poner un número de salida en cartas dirigidas al extranjero. Allí están limitados por la fecha de envío y el contenido de la carta.
EN correspondencia de negocios, además de la dirección y el nombre de la empresa o institución escritos en el sobre, los atributos nombrados también se colocan en el encabezado (en la parte superior derecha de la carta).
Si la carta está dirigida a una empresa o fundador, primero indique el nombre de la empresa (institución) en el caso nominativo y luego la dirección postal. En un documento enviado al director (organización), el nombre de la organización se incluye en el título del puesto del gerente.
Ejemplo: “Al Presidente de la empresa... Sr...” En una carta dirigida a un particular se escribe primero la dirección postal, y luego el apellido e iniciales del destinatario. Puede preceder el nombre del destinatario con la palabra Attn., por ejemplo Attn. Señor. Negro (Atención Sr. Black).
Si se conoce el cargo del destinatario, es aconsejable indicarlo después del nombre. Por ejemplo: A la atención de Señor. Black, Jefe de Departamento (Atención Sr. Black, Jefe de Departamento). Cuando se dirige a personas individuales, se utiliza la expresión informal Estimado. Por ejemplo, Estimado señor, Estimada señora, Estimado señor. Brawn, Estimado John, y cuando se comunique con una empresa, formalmente Dears Sirs (Europa), Gentleman (EE.UU.).
Hay que tener en cuenta que los nombres, direcciones, direcciones, cada palabra del nombre oficial, cargo, nombres de los objetos de correspondencia se escriben con mayúscula (ABC de la comunicación empresarial // Negocios para todos. M., 1991. Edición 1.P.33, 34).
La dirección suele ir seguida de una frase introductoria. Se formula en función del tipo de carta y su finalidad.
En la parte superior derecha de la carta se coloca en caso nominativo el nombre de la empresa: el destinatario de la carta, y luego la dirección postal.
En el documento enviado al gerente, el nombre de la organización se incluye en el título del puesto del gerente.
En una carta dirigida a un particular, se escribe primero la dirección postal y luego el apellido e iniciales del destinatario.
La apelación suele ir seguida de una frase introductoria, que se formula según el tipo de carta y su finalidad.
Por tanto, la introducción se caracteriza por una gran variedad. Al mismo tiempo, hay una serie de frases de etiqueta que se utilizan con mayor frecuencia al escribir y son estereotipadas. Conocerlos o tenerlos a mano reduce el tiempo de redacción de un mensaje y en muchos casos mejora la cultura de la escritura. Ejemplos de algunas fórmulas de etiqueta estables:
Recibimos su carta No.... del 1 de noviembre del presente año, de la cual nos alegró saber
(nos alegró saber) que...
Recibimos su carta del 15 de mayo de este año. junto con los documentos adjuntos al mismo.
Estamos satisfechos con la rápida respuesta a nuestra solicitud.
Gracias por la carta de... o No. ...En respuesta le informamos...
Confirmamos recepción de su carta de... con todos los archivos adjuntos
Por la presente confirmamos que hemos recibido su carta de fecha 14 de marzo del presente año y le informamos que...
Estamos muy sorprendidos por su carta de... en la que informa...
Nos sorprendió saber por su telegrama (télex) que...
Además de nuestra carta del 12 de febrero de este año. Le informamos que...
Permíteme escribirte...
Tenemos que recordarte...
Por la presente recordamos (informamos) una vez más...-
Lamentamos (expresamos arrepentimiento) su negativa (silencio).
Lamentablemente, todavía no hemos recibido su respuesta a nuestra carta de... y nos vemos obligados a recordárselo (preguntarle) nuevamente.
En relación con su carta de... le informamos que, a nuestro pesar...
En respuesta (contestación, referencia) a su carta, le informamos que...
En confirmación de nuestro telegrama de...les informamos que...
En confirmación de nuestra conversación telefónica que tuvo lugar el 5 de junio del presente año, les informamos que...
Tomamos nota de su carta de. y reportar.
Nos vemos obligados a comunicárselo.
Le informamos que...
Nos gustaría informarle...
Por favor, esté informado...
Si lo solicita, le enviaremos...
Por favor, perdónanos por el retraso en responder a tu carta de...
Por favor acepte nuestras disculpas por.
Le agradecemos (le agradecemos, le expresamos nuestro agradecimiento) por el servicio brindado (ayuda, apoyo).
El contenido de la carta depende de los problemas y tareas que deben resolverse a través de la correspondencia. En una carta comercial no debe ser extenso. A menudo el contenido se limita a una o unas pocas frases que expresan una petición, un acuerdo o una negativa.
Ejemplos de frases que pueden formar la base de cartas cortas:
Le rogamos nos informe sobre el tiempo de entrega...
Por favor acelera el envío...
Por favor háganoslo saber.
Por favor, háganos saber su decisión sobre el tema... Le pedimos que envíe... Necesitamos información adicional sobre...
Háganos saber si nuestra oferta es aceptable para usted. Por favor confirme la aceptación de nuestra orden de ejecución. Su solicitud de... ha sido concedida.
En respuesta a su carta de... le informamos que su solicitud de entrega... ha sido resuelta positivamente.
Le informamos que su solicitud (pedido, oferta) ha sido aceptada por nosotros. En atención a sus demandas... le informamos que hemos tomado las siguientes medidas... En atención a su solicitud (pedido), lamentamos informarle (debemos, estamos obligados a informarle) que no podemos ( no tenemos la oportunidad) de cumplirlo. Lamentablemente, nos vemos obligados a rechazar su oferta. Desafortunadamente, su solicitud no puede ser atendida por las siguientes razones...
Su solicitud (propuesta) está bajo consideración. Al recibir los resultados de la revisión, le informaremos inmediatamente.
Su propuesta será aceptada con mucho gusto (gratitud) si acepta realizar los siguientes cambios en ella...
Su pedido se cumplirá sujeto a (por ejemplo, si acepta una fecha de entrega posterior para los productos que necesita. La fecha de envío es aceptable para nosotros).
Al escribir el texto principal de una carta, se utilizan las siguientes frases:
En relación con (de acuerdo con) su solicitud... En relación con lo anterior... Al mismo tiempo... En primer lugar... en segundo lugar... etc. En primer lugar...
Además... además.además de eso... Sin embargo... a pesar de... A continuación nos vemos obligados... Ni que decir tiene...
Lo consideramos necesario (importante, necesario, apropiado).
De acuerdo con su solicitud (documentos adjuntos).
Estamos absolutamente seguros.
Expresamos nuestra confianza...
Esto se refiere a su solicitud (sugerencia)...
El hecho es que.
De lo contrario nos vemos obligados. En la situación actual... En nuestra opinión...
No estamos de acuerdo con su punto de vista por las siguientes razones... En caso de su negativa (falta de pago). A continuación escribes. Además.
Además de lo anterior (arriba, anotado arriba), les informamos...
Es necesario (necesario, necesario, debe, querer, considerar necesario) ser añadido (marcado, notado).
En vista de lo anterior (indicado anteriormente), se sigue (queremos, debemos, necesitamos).
Resumiendo (concluyendo, resumiendo, resumiendo). Así (en conclusión). Para evitar demoras... Es necesario (debe, debe) admitir que... Estamos teniendo dificultades con. De hecho...
Respecto a su solicitud (comentario), llamamos la atención sobre el hecho de que
Qué...
Expresamos pesar (duda, desconcierto, satisfacción). Lamentamos...
En nuestra defensa, queremos informarle... En respuesta a su reproche, queremos informarle. Lo admitimos... Nosotros también te compraríamos...
Las entregas se realizarán (realizarán).
Confirmamos recepción...
Llama tu atención sobre...
Sin duda (obviamente) lo sabes.
Al final de una carta comercial hay solicitudes para escribir o informar, así como deseos, esperanzas de una mayor cooperación, recepción de pedidos, etc. También puede haber disculpas y agradecimientos aquí.
La carta termina con una fórmula de cortesía que indica el cargo, apellido e iniciales de la persona que firma la carta y, en algunos casos, se coloca un sello.
Como en otros elementos estructurales de una carta comercial, al final se utilizan expresiones estables, por ejemplo:
Por favor indique su consentimiento. Atentamente. Por favor escriba sobre su decisión. Atentamente.
Le rogamos que confirme la recepción de su pedido y le preste la debida atención. Atentamente...
Esperamos una respuesta rápida. Atentamente.
Le rogamos amablemente que no demore su respuesta. Tuyo sinceramente. Por favor déjanos saber. Atentamente. Le pedimos que nos informe sobre las medidas que ha tomado. Atentamente. Esperamos su respuesta en los próximos días. Atentamente. Agradeceríamos su pronta respuesta. Atentamente. Esperamos recibir una respuesta en un futuro próximo y gracias de antemano. Atentamente...
Esperando una respuesta favorable. Atentamente. Esperamos que cumpla con nuestra solicitud. Atentamente. Estamos esperando sus pedidos (aprobación, consentimiento, confirmación). Atentamente. Con respeto y esperanza de una mayor cooperación... Gracias de antemano por el servicio brindado. Sinceramente... Con la esperanza de una solución positiva al problema. Tuyo sinceramente. Por favor contáctenos si necesita ayuda (asistencia). Atentamente...
Esperando una cooperación fructífera. Atentamente. Al recibir la carta, le pedimos que la confirme por escrito (telégrafo, fax). Atentamente. Te aseguramos que... Saludos cordiales.
Si se adjunta documentación, dibujos, etc. a la carta, al final se indica la presencia de un archivo adjunto, por ejemplo:
"Adjunto: del No..."
Según la etiqueta oficial, la carta de respuesta la firma un empleado de igual (o superior) puesto. Entonces, si la carta de iniciativa fue firmada por el director (presidente, presidente), entonces la respuesta también la firma el mismo director o, en casos extremos, su suplente.
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3.11. 5.