Профессия архивариус. Кто такой архивариус

Успешное настоящее и счастливое будущее невозможно без уважения и эффективной работы с открытиями прошлого. Не только многомиллионные организации и предприятия с тысячами сотрудников, но и мелкие компании часто вынуждены обращаться к ранним наработкам, пользоваться устаревшей и сданной в архив информацией для того, чтобы решить насущные вопросы.

Но информации изо дня в день скапливается неимоверно много и если бессистемно складывать дела на полки или забивать ими память компьютеров, рано или поздно наступит момент, когда найти что-либо быстро, станет невозможным.

Для того, чтобы легко, не тратя много времени, пользоваться архивной документацией, организации часто приглашают специалистов на должность архивариуса. Хранитель архивов не только может подсказать где, но и что именно искать, задать правильное направление поиска материалов или самостоятельно подготовить нужные бумаги.

Профессия архивариус описание: это специалист, заведующий архивом государственной или частной организации, который занимается систематизацией архивных документов, составляет их описание и отвечает за сохранность.

Образовано слово архивариус от архив - понятие из латинского языка, обозначавшее правительственное здание. Как и любая специальность, профессия архивариус плюсы и минусы имеет в достаточном количестве. К преимуществам профессии следует относить творческую составляющую процесса, спокойствие окружающей обстановки, неспешность, сведение к минимуму стрессовых ситуаций, возможность получать навыки, развивать личностные качества, повышать профессиональную квалификацию.

К недостаткам профессии можно отнести невысокий уровень заработной платы, наличие медицинских противопоказаний, одиночество на рабочем месте, нехватку открытых вакансий на рынке труда в России.

Должность архивариус востребована в разных организациях. Популярна, например, должность архивариуса в суде или должность архивариуса в медицинском учреждении, в больнице.

Обязанности архивариуса (архивиста)

Профессиональный хранитель архивов для того, чтобы получить работу, должен обладать комплексом качеств личности и профессионала для успешного выполнения задач.

Формально работа кажется простой, но архивариус обязуется и хранить, и взаимодействовать с документами. В список основных обязанностей включены:

• отбор, систематизация, хранение архива;
• обработка и прием документации в архив;
• формирование справочных данных по архивным документам;
• передача документации в государственное хранилище;
• контроль за процессом делопроизводства в организациях.

Архивисту необходимо уметь организовывать хранение документов, регистрировать и шифровать бумаги, своевременно подготавливать описи единиц. Кроме того, на архивиста возлагаются дополнительные обязанности:

• участвовать в экспертизах;
• следить за соблюдением правил пожарной безопасности;
• выдавать архивные копии, если поступают запросы по ним; использовать в работе современные технические средства, если это необходимо.

Архивариус требования

Работа архивиста непростая и связана с серьезной ответственностью за результат. По этой причине, требования к должности высокие. Кому-то они могут показаться излишне строгими, но это необходимо для сокращения количества невынужденных ошибок из-за человеческого фактора. Все требования к профессии можно разделить на несколько основных групп.

Архивариус - требования к должности личностные:

• внимательность;
• любовь к порядку и структурированию;
• организованность и дисциплинированность;
• спокойствие;
• усидчивость, терпеливость;
• сосредоточенность.

Квалификационные требования к архивариусу:

• знание единой системы делопроизводства;
• знание нормативных актов по ведению архива;
• владение правилами составления документов;
• умение составлять отчеты;
• владение правилами эксплуатации средствами техническими;
• умение принимать, оформлять, хранить, утилизировать документы.

Старший архивариус требования:

• наличие опыта в должности архивиста около 5 лет;
• высшее профессиональное образование.
• архивариус требования к образованию:
• законченное среднее образование на основе 9 или 11 классов СОШ;
• законченное средне-специальное или высшее образование по направлению.

Обучение на архивариуса

Получить образование архивиста можно в учреждениях средней и высшей категории в разных городах России. Обучение считается законченным по истечению 4 или 5 лет, в зависимости от того, какая форма посещения лекций выбрана. Немаловажный фактор - школьное образование. На базе 9 классов учиться придется дольше.

Специальность архивариуса входит в группу специальностей по направлению подготовки “документоведение и архивоведение”. Направление, помимо специальностей архивариус (архивист) включает в себя такие профессии как библиотекарь, пресс-секретарь, специалист по документационному обеспечению управления (архивист), историк-архивист, музеолог, секретарь, специалист кадрового делопроизводства.

Чему можно учиться на этом учебном курсе:

• организации и ведению архивных дел;
• созданию и обработке документов;
• руководству архивами;
• проведению экспертиз;
• делопроизводству.

Профессия архивариус - где учат:

• 4 вуза в Екатеринбурге;
• по 3 вуза в Краснодаре, Казани, Уфе, Нижнем Новгороде;
• по 2 вуза в Барнауле, Мурманске, Иркутске, Самаре, Саратове, Улан-Удэ.

Архивариус обучение в Москве (примеры):

• в Российской экономической школе;
• в Государственном институте русского языка имени А.С. Пушкина;
• в МГИМО.

Архивариус обучение в СПб (примеры):

• в Ленинградском государственном университете;
• в Санкт-Петербургском гуманитарном университете профсоюзов;
• в Санкт-Петербургском государственном университете промышленных технологий и дизайна.

архивариус обучение в колледже(примеры):

• в Московском областном колледже искусств;
• в Колледже автоматизации и информационных технологий.

Историк архивист

Архивист это современное наименование профессии архивариус. Данный специалист наделен примерно теми же обязанностями, что и обычный архивариус. Тем не менее, между похожими специальностями архивист и архивариус разница существует. Чтобы различить разницу, необходимо обратиться к истории.

Должность архивариуса появилась несколько сотен лет назад еще во времена одного из самых влиятельных людей мировой истории - Петра Великого. Тогда, в 1720 году российский император впервые ввел должность архивариуса, как руководителя архива. При этом, архивистом считался рядовой сотрудник этого подразделения. Со временем эти два понятия стали синонимами, а позднее “архивист” практически вытеснил “архивариуса” из обращения.

Помимо привычной специальности архивист есть еще смежная профессия “историк архивист”. Многие люди, поступающие в учебные заведения по направлению документоведение и архивоведения”, интересуются: историк архивист кто это? Данный специалист формирует и хранит архивный фонд РФ, стоя на страже культурного наследия государства. Историк хранит документы и передает духовный опыт страны.

Архивариус зарплата

Существенный минус работы архивариуса - небольшая зарплата. Зависит оплата труда главным образом от уровня квалификации, трудового стажа конкретного специалиста и расположения места работы. В среднем, по данным открытых вакансий, в 2016 году профессия архивариус архивист зарплата составляла от 15 до 18 тысяч рублей.

Наиболее низкие показатели пришлись на март 2015 года, когда в профессии архивариус зарплата едва достигала 15 тысяч рублей. Летом 2016 года доходы архивистов выросли до 17-18 тысяч рублей и к осени 2016 остаются на этом уровне.

Лидером по количеству открытых вакансий является республика Татарстан - 11 процентов от общего числа по России. На втором месте Московская область - 8 процентов. Остальные субъекты имеют значительно меньше предложений для специалистов данного профиля.

Уровень доходов для одних и тех же специалистов разнится в зависимости от города и региона. Разницу можно увидеть на следующих примерах:

• архивариус зарплата в Москве - 30-33 тысячи рублей;
• архивариус зарплата в Перми - 20 тысяч рублей;
• архивариус зарплата в Красноярске - 24 тысячи рублей;
• архивариус зарплата в СПб - 25 тысяч рублей;
• архивариус зарплата в Тюмени - 18 тысяч рублей;
• архивариус зарплата в Иркутске - 18 тысяч рублей;
• архивариус зарплата в Краснодаре - 16 тысяч рублей;
• архивариус зарплата Уфа - 15 тысяч рублей;
• архивариус зарплата Нижний Новгород - 17 тысяч рублей.

Возможно Вас заинтересуют:

Узнавайте о самых полезных статьях первыми! Подпишитесь на нашу рассылку!

Читайте в этой рубрике

Цитаты и афоризмы

«Иногда удар не попадает в цель, но намерение не может промахнуться.»

Популярное

Опрос

Новинки

Материалы сайта предназначены для лиц 14 лет и старше.

При частичном или полном использовании материалов активная индексируемая ссылка на ресурс обязательна.

Профессия архивариус: кто это и чем он занимается?

На каждом предприятии существует свой документальный архив, требующий тщательной систематизации и контроля. Некоторые важные материалы (личные досье, киноленты, приказы, распоряжения) имеют достаточно большой срок хранения и важно, чтобы вся ценная информация была правильно расфасована по папкам, имела описи с датами. Требуется это для того, чтобы в случае необходимости человек мог быстро отыскать запрашиваемое дело. В этом вопросе требуются ответственность, кропотливость и правильный подход. Поможет справиться с непростой работой профессиональный архивариус. Кто это? Ценный специалист, занимающийся ведением всего архива предприятия, отвечает за сохранность и безопасность каждой бумажки.

Археологи неоднократно в ходе раскопок находили древние письменности, которые были собраны особым способом. Подобные находки обнаруживали в Ассирии, Греции, Древнем Египте и Риме. В летописях было четко прописано о способах ведения всех ценных материалов. Наличие таких помещений, где собрана важная документация, свидетельствует о высокой культуре социума. Архивы необходимы нам не только для сохранения памяти прошлых событий, но еще они представляют некую базу прикладного и научного характера.

В те годы, когда страной руководил великий вождь пролетариата В.И. Ленин, во всех государственных учреждениях была четкая организация документооборота. Подлежали архивированию материалы национализированных усадеб, монастырей, церквей, а также дела, в которых хранилась информация о великих народных художниках, ученых, композиторах. Уничтожение таких архивов преследовалось законом. За сохранностью всех материалов следил один человек - архивариус. Кто это, спросите вы? Незаменимое государственное лицо любого учреждения.

Профессиональные обязанности

Занимается архивариус систематизацией всех внутренних и входящих материалов, которые вышли из документооборота. Также он отвечает за соответствие условиям, нормам и правилам хранения. В обязанности архивариуса входит: правильное оформление исходящих и поступающих документов, составление описаний, ведение учетных баз, маркирование списков, выдача справок и размещение информации на специальных стеллажах. Сегодня на крупных предприятиях практически вся работа осуществляется в электронном виде, но действительно важные материалы, подлежащие длительному хранению, дополнительно распечатывают на бумажных носителях и передают в архив.

Конечно, автоматизированная база значительно ускоряет и облегчает работу и поиск, но техника имеет свойство ломаться и выходить из строя, вот поэтому во избежание потери всех данных нужен архив. Участвует в комиссиях по уничтожению и списанию устаревших документов архивариус. Профессия также подразумевает слежение за противопожарной безопасностью помещения.

Требования и качества

Взять на эту должность могут человека с высшим (или студента) образованием, который отучился по специальности «архивное дело», «история», «педагогика». Иногда необходимые навыки получают на специальных курсах. Будущий сотрудник должен знать ПК (офисные программы), уметь работать с техникой (ксероксом, факсом, принтером), владеть письменной и устной грамотой.

Аккуратностью, усидчивостью, аналитическим складом ума и скрупулезностью должен обладать архивариус. Кто это придумал и чем обусловлены требования? В течение всего дня работник сталкивается с огромным объемом информации, которую нужно прочесть, зарегистрировать и определить ее срок хранения согласно перечню документооборота. В этом деле требуются внимательность, усидчивость, самоконтроль, развитое мышление, терпеливость и тонкая моторика. Далеко не все люди способны ежедневно проделывать монотонную и кропотливую работу.

Зарплата архивариуса

Оплата труда напрямую зависит от региона, финансового благополучия компании и объема обязанностей. На сегодняшний день средняя зарплата колеблется в пределах 20-35 тысяч рублей. Свыше 40 000 руб. получает опытный с многолетним стажем архивариус. Кто это и чем он занимается, было описано выше. Профессия достаточно востребована, вот только называется она немного по-другому - секретарь или делопроизводитель.

Архивариус: обязанности на предприятии

Архивариусом может выступать сотрудник архива или же хранитель документов. Должностные обязанности архивариуса на предприятии направлены на грамотную организацию работы и документооборота в архиве. Поговорим о них подробно в этой статье.

Где может работать архивариус?

Должностные обязанности данного специалиста велики. Сотрудник с такой профессией востребован там, где наблюдается большой документооборот. Это могут быть страховые, финансовые предприятия, банки, государственные учреждения.

Также есть такая должность, как архивариус в суде. Обязанности его заключаются в ведении документооборота в данном учреждении.

Как возникла профессия?

В двадцатых годах 18 века Петр I издал " Генеральный регламент", в котором была прописана основа формирования управления государством в стране и который указывал на формирование архивов во всех ведомственных учреждениях. Одновременно с этим создана была такая должность, как актуариус. Это был писец в суде, который занимался написанием различных актов, оформлением их в регистр.

С течением времени его функционал переступил через рамки судопроизводства, а профессия стала называться "архивариус". В 20 веке слово устарело, и на его смену пришла должность "архивист".

Основные положения

Архивариус - это технический исполнитель. Данную должность может занимать лицо, которое имеет профессиональное образование либо среднее образование и какие-либо оконченные курсы по данному направлению.

Работник может выдвигаться на вакантное место и быть уволенным руководством компании.

Что обязан осуществлять архивариус?

Должностные обязанности этого сотрудника состоят в следующем:

• формирование архива: он может быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде;
• прием корреспонденции, которая поступает в компанию, фиксирование и подшивка в архив;
• выдача копий архивных документов либо во временное пользование оригиналов файлов, находящихся в архиве;
• формирование отчета по своей деятельности.

Помимо этого, обязанности архивариуса на предприятии заключаются в следующем:

• предоставление документации в компанию, из которой был сделан запрос;
• соблюдение правил безопасности в помещении архива и их контроль.

Какими навыками обязан владеть архивариус? Обязанности этого сотрудника состоят в знании следующей информации:

• различного рода акты, положения, касающиеся его работы;
• порядок по приему и сдаче документации в архив, методы и способы ее хранения и применения;
• единая система по делопроизводству, принятая на уровне государства;
• методы формирования описи документов, их краткого описания, актов по уничтожению документации;
• порядок подготовки документов к хранению и применению;
• порядок учета и формирования отчетности;
• организационная структура компании;
• навыки работы на ПК на уровне профессионала;
• методы работы с офисной техникой на уровне продвинутого пользователя;
• навыки работы с колоссальными объемами информации;
• трудовое законодательство РФ.

Помимо этого, он должен уметь грамотно излагать свои мысли как письменно, так и устно. Что касается образования, то это может быть как высшее образование, при этом крайне желательно, чтобы оно было профильным ("архивное дело", "документоведение"), так и неоконченное высшее. Также можно получить данную профессию, пройдя специализированные курсы.

Достоинства и недостатки должности

Профессия "архивариус", обязанности которой изложены в данной статье, имеет свои плюсы и минусы.

• несложная работа в физическом плане;
• не обязательно получать специальное образование.

• большинство работников считают ее самой скучной профессией;
• невысокий уровень оплаты труда;
• практически нет карьерного роста.

Уровень заработной платы архивариуса

Размер оплаты труда данного работника может быть от 20 000 до 70 000 рублей. Уровень зарплаты зависит от региона, объема работ и прочих нюансов. Размер средней заработной платы - 45 000 рублей.

Итоговые положения

Архивариус, обязанности которого строго закреплены в его должностной инструкции, в своей работе опирается не только на нее, но и на положение об архиве.

Если рассматривать способности, которые должны быть у архивариуса, то это:

• отличная память;
• умение осуществлять анализ колоссального объема информации;
• умение обращать внимание на детали;
• навыки работы с канцелярскими принадлежностями;
• способность осуществлять длительный срок мелкую монотонную работу;
• тонкая ручная моторика.

Рассматривая качества личности, интересы, можно выделить:

• умение организовывать;
• аккуратность;
• упорство;
• умение контролировать себя;
• четкость;
• усидчивость;
• педантичность, собранность.

Качества, которые будут препятствовать эффективному выполнению обязанностей:

• неаккуратность;
• узкий кругозор;
• неумение организовывать себя;
• невнимательность;
• импульсивность.

Основные виды деятельности по профессии "архивариус":

• обязанности поддержания документов в сохранности;
• отслеживание применения документов;
• выдача по запросам документов, справок;
• формирование списка документации, которую надо сдать на хранение;
• прием документации на хранение на долгий срок;
• проверка грамотности и правильности оформления входящей информации;
• создание системы входящей информации;
• отправление сведений по делам в государственный архив;
• формирование описи документации, которая есть в архиве.

Права архивариуса

Сотрудник обладает такими правами:

• знать о проектах и решениях руководства компании, которые касаются его работы;
• выдвигать рекомендации по улучшению своего функционала;
• в рамках своей должности и инструкции уведомлять вышестоящее руководство в случае обнаружения недостатков в ходе выполнения своей работы, выдвигать предложения по их устранению;
• просить у вышестоящего руководства или остальных сотрудников всю документацию, которая нужна для осуществления своих обязанностей;
• обращаться к руководству предприятия для получения помощи и поддержки для выполнения прописанных должностных обязанностей.

Ответственность

Данный сотрудник ответственен в рамках законодательства о труде за полноценное выполнение своих обязанностей.

Рассматривая административный и уголовный аспект деятельности, можно сказать, что архивариус ответственен за допущенные в ходе работы нарушения. В рамках Гражданского кодекса и законодательства о труде РФ - за нанесение материального вреда.

Профессия архивариус (архивист)

Архивариус — это хранитель или сотрудник архива. Главная задача, на решение которой направлена профессия архивариуса (архивиста), это правильная организация работы архива и документооборота в нем.

Места работы

Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот: в страховых и финансовых компаниях, банках, на государственных предприятиях.

История профессии

Чтобы лучше понять, кто такой архивариус и чем он занимается, обратимся к истории. В 1720 году Петр I подписал «Генеральный регламент или Устав», определяющий основы организации государственного управления в стране и предписывающий ввести во всех государственных органах власти архивы. Вместе с этим была введена и новая должность «актуариус» — судебный писец, который не только заносил в регистр представляемые в суд акты, но и писал их.

Со временем обязанности актуариуса вышли за рамки судопроизводства, а должность назвали словом «архивариус». В процессе становления архивоведения как отдельной научной дисциплины эти термины, ставшие в начале ХХ века синонимами, постепенно были заменены на более современное название — архивист.

Обязанности архивариуса

Основные должностные обязанности архивариуса (архивиста):

• Организация архивного дела в электронном и/или бумажном виде.
• Прием и внесение в архив входящей документации.
• Выдача во временное пользование архивной документации или ее копий.
• Подготовка отчетности по документообороту в архиве.

Иногда функции архивариуса включают в себя:

• Доставка архивных документов в организации, из которых поступил запрос.
• Контролирование правил пожарной безопасности в архиве.

Требования к архивариусу

Основные требования к архивариусу (архивисту):

• Знание нормативных актов, положений, инструкций по ведению архивного дела.
• Знание ПК на профессиональном уровне (Word, Excel, Internet, e-mail, системы электронного документооборота).
• Навыки работы с офисной техникой.
• Умение работать с большими объемами информации.
• Высшее образование.
• Грамотная устная и письменная речь.

Образец резюме архивариуса

Как стать архивариусом

Стать архивариусом может человек с высшим (можно даже неоконченным) образованием по специальности «документоведение» или «архивное дело». Иногда необходимые умения можно получить на краткосрочных курсах (возможно даже бесплатно предоставляемых биржей труда).

Зарплата архивариуса

Заработная плата архивариуса варьируется от 20 до 70 тысяч рублей в месяц. На оплату труда влияет регион, объем обязанностей и прочие нюансы. Средняя зарплата архивариуса (архивиста) составляет 45 тысяч рублей в месяц.

Где пройти обучение

Один из множества вариантов на рынке: Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курс «Архивариус».

о поиске работы или выборе профессии? Вы работаете и у вас возникла трудная ситуация?

Должностная инструкция архивариуса - образец

пишется для специалиста, услуги которого могут быть востребованы на многих крупных предприятиях с большим объемом документооборота. О том, кто такой архивариус, какие трудовые обязанности присущи работнику этой профессии и как грамотно составить должностную инструкцию для него, расскажем в статье далее.

Кто такой архивариус?

Архивариус (архивист) — это сотрудник архива, или, в более широком понимании, хранитель документов. К архивному фонду России относятся как государственные архивы, так и негосударственные; при этом государственные могут подразделяться:

• на федеральные архивы;
• архивы субъектов Федерации;
• архивы различных ведомств.

В связи с тем, что многие документы, сопровождающие предпринимательскую деятельность любой организации (налоговые отчеты, приказы, бухгалтерские документы, документы делопроизводства и т. д.), требуют сохранности в течение определенного промежутка времени, в частных фирмах также может потребоваться специалист, способный организовать работу архива и систематизировать документооборот в нем. Именно этим и занимается архивариус.

Таким образом, он может быть работником как государственного (бюджетного) учреждения, так и частного предприятия. В частности, архивариусы довольно востребованы в страховых и финансовых компаниях, банках, на госпредприятиях. Такое разнообразие заметно влияет на круг должностных обязанностей специалиста, а значит, и на содержание должностной инструкции в каждом конкретном случае.

Структура и содержание должностной инструкции архивариуса

Должностная инструкция архивариуса должна не только соответствовать стандартной структуре, принятой в деловом обороте для подобных документов, но и учитывать профессиональные требования к сотруднику и специфику работы организации, для сотрудника которой она составляется.

Типовая должностная инструкция для архивариуса может выглядеть так:

1. Начинается документ с отметок об утверждении и согласовании должностной инструкции, а также подписей ответственных лиц и дат (утверждения и согласования), проставляемых в соответствующих графах в правом верхнем углу первой страницы.
2. Далее идет раздел «Общие положения», включающий в себя требования о возрасте и профессиональных навыках сотрудника. К общим положениям относится и информация о месте должности архивариуса в штатной структуре компании, то есть уточняется, кому подчиняется сотрудник, к каким работникам относится должность архивариуса (техническим, руководящим и т. д.). В этом же разделе перечисляются законодательные акты и внутренние документы организации, с которыми должен быть ознакомлен работник, а также определяются правила приема на работу, увольнения и замещения работника на время отсутствия.
3. Затем идет раздел, в котором описываются должностные обязанности и права архивариуса. Это важнейший раздел документа, требующий тщательной проработки: недостаточно перечислить типовые должностные обязанности, присущие архивариусу, — нужно сделать их корректировку с учетом особенностей работы организации, а также включить в обязательственный круг функции, которые могут и соответствовать профессии, но которые сотруднику в процессе работы придется выполнять. Что касается должностных прав, то под ними понимается круг правомочий, вытекающих из должностных обязанностей и предоставляемых сотруднику для оперативного их исполнения.
4. Следующий раздел посвящен ответственности архивариуса за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Внимание: степень ответственности не может выходить за рамки, определенные трудовым законодательством.
5. Завершает должностную инструкцию место для отметок (даты и подписи работника), свидетельствующих об ознакомлении с документом.

Типовые требования к архивариусу

Получить специальность архивариуса можно, прослушав курс «Документоведение» («Архивоведение») или «Архивное дело». Пройти обучение можно в том числе и на краткосрочных курсах, предоставляемых, например, биржей труда. Свидетельство об окончании таких курсов является одним из основных требований, предъявляемых к кандидату на должность архивариуса.

К другим требованиям, позволяющим работодателю выбрать из соискателей на должность архивариуса подходящего специалиста, можно отнести:

1. Определенный уровень образования. В дополнение к наличию свидетельства о полученной специальности архивариуса некоторые работодатели могут заявлять требования, касающиеся учебных заведений, которые должен окончить кандидат на должность. Так, кому-то будет достаточно среднего или среднего специального образования, кто-то удовлетвориться неоконченным высшим, а кому-то потребуется исключительно специалист по организации документооборота, закончивший высшее учебное заведение.
2. Опыт работы.
3. Возраст. Об определенной возрастной планке может идти речь, если подыскивается специалист на должность начальника архива или другую руководящую должность в области организации архивного дела на предприятии.
4. Знание нормативной документации, касающейся архивного дела.
5. Знание компьютера, в том числе необходимых офисных программ.

Также от специалиста в области архивного дела могут требоваться:

• умение работать с офисной техникой;
• навыки работы со значительными объемами информации;
• грамотная устная и письменная речь;
• иные навыки, определяемые спецификой работы конкретного предприятия.

Должностные обязанности архивариуса

Круг должностных функций архивариуса должен в первую очередь включать в себя те обязанности, которые непосредственно связаны с его профессиональной специализацией, так как именно из-за этих специальных навыков и принимается на работу сотрудник. Кроме того, каждый работодатель волен включать в круг должностных обязанностей сотрудника иные, отличные от стандартных, трудовые функции, которые могут как соответствовать профессиональным навыкам работника и лишь немного корректироваться в соответствии со спецификой и особенностями работы организации, так и не быть связанными с его специализацией.

К типовым должностным обязанностям архивариуса можно отнести:

1. Организацию и ведение архивного делопроизводства на предприятии (как в бумажном, так и в электронном виде).
2. Прием и регистрацию поступивших в архив документов.
3. Хранение находящихся в архиве документов.
4. Участие в составлении нормативных требований по учету и использованию архивной документации.
5. Обеспечение доступа сотрудников к архиву, выдачу требуемых архивных документов.
6. Составление отчетов.
7. Ведение учетных и отчетных документов (журналов, реестров и т. д.).

К должностным обязанностям, не связанным с профессиональными навыками, которые могут быть включены в должностную инструкцию, относятся:

1. Различные организационные требования по соблюдению трудового распорядка в организации.
2. Обязанности, связанные с поддержанием в надлежащем порядке рабочего места и архивного помещения (к примеру, соблюдение противопожарной безопасности).
3. Обязательства по сотрудничеству и взаимодействию с различными подразделениями организации.

Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса

Процедуру создания должностной инструкции для архивариуса можно условно разделить на следующие этапы:

1. Разработка проекта документа. Этим занимаются обычно либо сотрудники подразделения, в котором придется работать специалисту, либо сотрудники специального отдела, в чьи обязанности в числе прочего входит и разработка различных инструкций.
2. Согласование документа. Проект должностной инструкции должен быть согласован со всеми заинтересованными службами. Как правило, к ним относятся:
   • структура, в которой предстоит работать специалисту (в нашем случае это архив или архивный отдел на предприятии);
   • юридическое подразделение;
   • кадровая служба.
3. Утверждение инструкции руководством организации. Окончательный вариант документа после согласования со всеми специалистами подается на подпись директору предприятия для утверждения.

Утвержденную должностную инструкцию на предприятии используют, как правило, до тех пор, пока не изменятся требования к условиям работы или кругу должностных обязанностей специалиста. В заключение предлагаем вам ознакомиться с образом должностной инструкции архивариуса , имеющимся на нашем сайте.

Архивариусом называли чиновника, занимавшего должность директора (управляющего, заведующего) архива. В «Толковом словарь русского языка» Ушакова, слово архивариус расшифровывается не иначе, как «Заведующий архивом». Должность актуариуса в России официально появилась 28 февраля 1720 (10 марта по новому стилю), после того, как Петром Великим был подписан «Генеральный регламент или Устав». Он определил основы организации государственного управления в стране и ввел во всех государственных органах власти архивы и государственную должность, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать…» (в 2002 году этот день стал профессиональным праздником архивоведов).

На современный язык эту должность можно перевести как секретарь — регистратор. Постепенно, со становлением архивоведения, как самостоятельной научной дисциплины, слова актуариус и архивариус стали постепенно вытесняться из лексикона словом архивист.

Во многом из — за того, что без специальной подготовки быть хорошим управляющим архивом стало практически невозможно. Поэтому, директоров стали выбирать из подготовленного персонала, имеющего научный статус архивиста, который, в отличие от должности, было неизменным.

Основные цели и задачи архивистов — это собрать, сохранить документальные богатства страны и использовать их в интересах народа и государства. В зависимости от профиля архива его сотрудники специализируются в той или иной области исторических знаний (политическая история, военная история, история народного хозяйства, литература, искусство) и хронологического периода.

В каждом крупном архиве идет специализация по видам работ: обработка материалов, создание научно-справочного аппарата, учёт документов, использование их, публикаторская работа. В архивах имеются отделы комплектования, которые курируют архивы учреждений, являющиеся источниками их комплектования. Архивы комплектуются также путём передачи личных, семейных фондов (архивы писателей, учёных, гос.деятелей, военных и тд.).

Все материалы, находящиеся в архиве, должны быть сформулированы в архивные дела, иметь заголовок, раскрывающий содержание дела. За состоянием дел в архиве постоянно ведется наблюдение. Архивные материалы используются историками, писателями, кинематографистами, другими специалистами, для которых архивы являются базой их творческой деятельности.

Задача архивиста -приблизить документ к исследователям, облегчить им поиск материалов. По запросам музеев, различных организаций архивисты выявляют материалы по тем или иным историческим событиям. Материалы архивов широко используются при создании научно- популярных и художественных фильмов.

Личные качества

Аккуратность в работе, дисциплинированность, ответственность, педантичность, концентрированность внимания, память на числа и символы, усидчивость, канцелярские способности; склонность к работе с документацией, способность к анализу и систематизации большого количества информации.

Средняя зарплата

От 12 000 до 20 000 рублей в месяц. Зато стабильно.

Образование (Что надо знать?)

Для работы архивисту понадобится среднее специальное или высшее образование.

Место работы и карьера

Государственные и частные архивы, музеи.

Родственные профессии:

Где учиться?

Вузы по специальности	Специальность	Формы обучения	Стоимость за год (рубли)	Проходной балл (2018 г.)
Институт гуманитарного образования		Очная (4 года) Заочная (5 лет)	бесплатно (10 мест) 108 000 32 700
		Очная (4 года) Заочная (5 лет)	бесплатно (10 мест) 124 302 65 220
Институт социально-гуманитарных наук	Документоведение и архивоведение	Очная (4 года) Заочная (5 лет)	124 302 75 000
Факультет документальных коммуникаций и туризма	Документоведение и архивоведение	Очная (4 года) Заочная (5 лет)	бесплатно (10 мест) 118 200 38 000
Исторический факультет	Документоведение и архивоведение	Очная (4 года) Заочная (5 лет)	бесплатно (17 мест) 95 850 23 800
Историко-филологический факультет		Очная (4 года)	бесплатно (17 мест) 111 100
Институт социально-гуманитарных наук		Очная (4 года)	бесплатно (17 мест) 120 970
	Документоведение и архивоведение	Очная (4 года) Заочная (5 лет)	бесплатно (15 мест) 136 000 66 000
Уральский гуманитарный институт		Очная (4 года)	бесплатно (21 место) 136 000

Архивариус (он же архивист, актуариус) – это сотрудник архива, хранитель . Основная задача архивиста заключается в правильной организации работы архива и управлении его документооборотом. По характеру труда архивариус относится к категории исполнителей, по предмету труда – к категории «человек – знаковая система».

История профессии

Профессия «архивариус» была введена в России государем Петром I и закреплена «Генеральным регламентом» 1720 года. Регламент учредил архивы в органах государственной власти и ввел должность государственного служащего, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить и листы перемечивать…». С 2002 года профессиональный праздник архивистов отмечается 10 марта.

Должностные обязанности

Архивариус отвечает за прием, регистрацию, хранение, экспертизу ценности документов, их выдачу по запросам юридических и физических лиц и уничтожение после окончания срока хранения. Иногда архивисты осуществляют доставку архивных документов по запросу юридических лиц и государственных органов.

Условия труда

Архивариус работает в помещении архива. В его рабочей зоне располагается письменный стол, персональный компьютер, печатающее устройство, стеллажи для хранения документов, средства малой оргтехники и осветительные приборы. Выполняя свои должностные обязанности, архивист взаимодействует с людьми, при этом профессиональное общение происходит при непосредственном контакте.

Специализация

В крупных архивах работа с документами ведется децентрализовано, при этом одни архивариусы специализируются на приеме и регистрации документов, другие на их переплете и склеивании, третьи формируют научно-справочную картотеку, четвертые выдают материалы во временное пользование и так далее. В малых архивах архивисты выполняют сразу все функции, либо несколько схожих функций.

Личные качества

Архивариусу необходимы такие личные качества, как аккуратность, ответственность, дисциплинированность, педантичность, усидчивость, хорошая память, аналитическое мышление и способность концентрировать внимание.

Должен знать

Архивист должен знать нормативные правовые акты, инструкции и положения по организации архивного дела. Он должен обладать грамотной речью, уверенно владеть персональным компьютером, знать системы электронного документооборота и приложения для работы с текстовой и числовой информацией Microsoft Word и Microsoft Excel.

Требования к образованию

Архивариус может иметь начальное профессиональное образование или высшее профессиональное образование по специальностям «Документоведение», «Архивное дело», «Документационное обеспечение управления». Конкретные требования к образованию кандидата на должность архивиста предъявляет работодатель.

Архивист - скучная и бесперспективная в карьерном росте специальность? Не стоит спешить с выводами. Современный бизнес сыграл позитивную роль в переосмыслении роли архивиста. Динамичная бизнес-среда потребовала от него не только новых профессиональных навыков, но и принципиально иного подхода к выполнению работы, основанного на умении мыслить стратегически, а при необходимости – еще и творчески. Генеральный директор компании «Делис Архив» Денис Авдюшин поделился с нашими читателями размышлениями о том, как современный бизнес повлиял на формирование профессии.

Знать про документы все

В современной России представление о профессии архивиста изменилось сравнительно недавно. В XX веке архивист-интеллектуал и архивист-философ уступили место советскому - политически сознательному – архивисту, который вплоть до конца столетия не смог стряхнуть с себя малопривлекательный имидж советской выделки. Безусловно, сама профессия в ее классическом понимании ограничена определенным набором компетенций: архивист должен уметь составлять архивные справки, знать правила учета и хранения документов, ориентироваться в законодательстве и иметь достаточные для работы исторические познания.

Если заглянуть в прошлое профессии, можно обнаружить, что к судьбе документов всегда были причастны два героя: делопроизводитель и архивист. Делопроизводитель принимал участие в создании и учете документов, выступая таким образом в качестве родоначальника документа. Архивисту отводилась не менее значимая роль: он хранил документы, обеспечивая их сохранность для текущих и будущих потребностей организации. При этом нередко возникали ситуации, когда обязанности делопроизводителя плавно переходили к архивисту и наоборот. Например, к архивисту могли обратиться с просьбой определить, какие документы должны сопровождать тот или иной бизнес-процесс и как правильно их оформить. Обычно сотрудники не могли внятно ответить на этот вопрос, объясняя свою несостоятельность просто: «Мы архивисты, а не делопроизводители». Случалось также, что в организации полномочия архивиста и делопроизводителя совмещались в одном специалисте. Так профессия и развивалась.

В бизнес-среде деление делопроизводитель – архивист до сих пор не укладывается в головах многих руководителей. Почему принятый на работу архивист не может составить номенклатуру дел? Почему он не может определить, как и на каком этапе должен формироваться тот или иной документ? Он же архивист, поэтому должен знать про документы все! Такой подход говорит о том, что работа и в малых, и в больших компаниях требует от архивиста множества навыков и умений при одинаково высокой ответственности и способности принимать оперативные и взвешенные решения.

От архивного романтизма – к бизнес-реализму

Когда человек принимает для себя решение поступать в историко-архивный институт, он либо романтик, который воображает себя будущим Нестором-летописцем, либо труженик, готовый в тишине и одиночестве посвятить себя работе с архивами. Это те два полюса, между которыми архивист существует как профессионал и как личность. Но диапазон ролей, который предлагает архивисту современный бизнес, намного шире популярных стереотипных крайностей.

Задумываясь о выборе профессии, человек понимает, что нужно учесть несколько факторов: подходит ли ему эта работа, будет ли ему интересно, есть ли там возможность самореализации. И, конечно, не на последнем месте стоит финансовый вопрос. К сожалению, о профессии архивиста сложился такой стереотип – это скучно и никому не нужно, никто не будет за это платить больше, чем 20 тысяч рублей (в Москве). Многие из тех, кто хотел бы выбрать эту специальность, не могут позволить себе заниматься таким альтруистическим трудом.

К счастью, эти представления о профессии уже устарели. Современный подход к пониманию роли архивиста в компании сводится к его умению управлять большими объемами данных и быть участником, а зачастую и организатором процессов у своего работодателя. Таких специалистов на рынке немного. Те, кто остается в профессии после окончания высшего учебного заведения (по экспертным подсчетам это не более 10 процентов выпускников), не соответствуют всем требованиям, предъявляемым к ним реалиями бизнес-жизни. Выпускников научили уважать прошлое и владеть методикой поиска и работы с архивными документами, но то, каким образом сложный архивный комплекс встроен в процессы современной компании, на университетской скамье не выучишь.

Что требует от архивиста современный бизнес? Обычно в рабочих вакансиях указывается огромное количество компетенций, которыми должен обладать будущий архивных работник: наличие профессионального опыта или высшего историко-архивного образования, знание порядка обработки формирования дел в соответствии с требованиями государственных архивов, понимание особенностей бухгалтерского документооборота, умение разрабатывать номенклатуру дел, знание современных технологий и, в частности, способность самостоятельно составить техническое задание для электронного архива. Помимо этого, архивисту придется составлять бюджеты, взаимодействовать с субподрядчиками, которые будут сканировать документы и хранить их на аутсорсинге, проводить запрос коммерческих предложений (в случае электронных аукционов и участия в тендерах), вести переговоры и др.

Руководители готовы платить за такого специалиста очень хорошие деньги. Так, на московском рынке труда зарплата архивиста, отвечающего вышеперечисленным требованиям, начинается с 65 тысяч рублей. Однако найти кандидатов, отвечающих всем критериям отбора, бывает весьма проблематично. Справедливости ради стоит отметить, что от дефицита кадров страдают не только коммерческие организации, но и государственные и муниципальные архивы, в которых в общей сложности работает более 16 тысяч сотрудников.

Подготовка архивиста: в тандеме с потребностями работодателей

Несмотря на инерцию представлений об архивном деле, постепенно компании начинают понимать, что архивист – это хранитель секретов компании и своеобразный гарант ее безопасности. Имея в штате архивного сотрудника, отпадает необходимость приглашать для упорядочивания документов человека со стороны. При должном наборе навыков «свой человек» сможет обеспечить нормальную работу компании. Он будет знать, как правильно оформить документы, как их формировать, как правильно они должны поступать в архив и в каком составе, как своевременно обрабатывать поступающие запросы от граждан, контрагентов и т.д.

Профессионалы нужны везде. И начинать нужно с образования. В первую очередь необходимо адаптировать существующие программы в вузах к актуальным потребностям работодателей. Это поможет повысить образовательный уровень среднестатистического студента и на этой основе сформировать новый пласт будущих специалистов. Архивное дело долгое время оставалось консервативным, но сейчас, когда в нашу жизнь проникают информационные технологии, появилась возможность больших перемен, которые должны затронуть и вузовскую подготовку.

Государственные институты помогают студентам получить систематические академические знания. Более того, в рамках учебной программы они обычно проходят практику в госархивах. И это, без сомнения, очень ценный и базовый опыт. Вместе с тем будущие архивисты должны пробовать себя и в коммерческих компаниях, для того чтобы понимать колоссальное различие между архивистом, занятым в госучреждении и в корпорации. Знание разных граней своей специальности в дальнейшем позволит разобраться в собственных предпочтениях и сделать правильный профессиональный выбор.

В бизнесе возможно все!

При всей важности образовательной подготовки будущих архивистов, важно помнить о том, что ни одна даже самая совершенная программа обучения не гарантирует место в рабочем кабинете. Университет жизни и опыта – лучшая школа! Обучение в процессе – большой стресс для специалиста, но оно гораздо эффективнее пассивной теории и его практически ничем нельзя заменить. Человек, который проработал большую часть времени в госархиве, попадая в коммерческую компанию, теряется. В госучреждениях все структурировано, стабильно и понятно, а в крупных компаниях работа требует другого отношения и уровня ответственности. Правда, и доход в частной фирме в несколько раз выше.

В новой среде архивисту приходится постоянно самообразовываться, повышать квалификацию и искать нестандартные пути решения архивных задач. Это не просто, но важно понимать, что на рынке действительно не хватает специалистов, а значит, настоящий профессионал абсолютно точно сможет трудоустроиться, причем трудоустроиться очень удачно.

Сегодня архивист – это работа на передовой бизнеса, и поэтому это престижно. Без документов (не важно, в бумажном или электронном виде) бизнес не может существовать. В современных реалиях архивист становится не только хранителем, но и . Он напрямую участвует в обмене информацией, а значит, может в определенной степени влиять на экономические факторы своей компании.

Современный архивист – живой и непосредственный участник бизнеса, готовый развиваться и совершенствоваться вместе с ним. Это больше не профессия, замкнутая на самой себе. В ней присутствует динамика, которая предполагает способность выстраивать коммуникацию, быстро осваивать современные технологии и уметь претворять их в жизнь. К этому нужно быть готовым. Современному бизнесу не нужны громоздкие структуры. Ему нужны специалисты, способные переключить сознание на интенсивное существование в деловой среде. Компании будут бороться за тех, кто осознанно получает профессию, кто ценит полученные знания и знает, как правильно их применить. Это очень важный психологический момент. Студентам часто говорят: «Такого быть не может». А я вам скажу, что в бизнесе бывает все.

Денис Авдюшин

генеральный директор компании

На каждом предприятии существует свой документальный архив, требующий тщательной систематизации и контроля. Некоторые важные материалы (личные досье, киноленты, приказы, распоряжения) имеют достаточно большой и важно, чтобы вся ценная информация была правильно расфасована по папкам, имела описи с датами. Требуется это для того, чтобы в случае необходимости человек мог быстро отыскать запрашиваемое дело. В этом вопросе требуются ответственность, кропотливость и правильный подход. Поможет справиться с непростой работой профессиональный архивариус. Кто это? Ценный специалист, занимающийся ведением всего архива предприятия, отвечает за сохранность и безопасность каждой бумажки.

Археологи неоднократно в ходе раскопок находили древние письменности, которые были собраны особым способом. Подобные находки обнаруживали в Ассирии, Греции, Древнем Египте и Риме. В летописях было четко прописано о способах ведения всех ценных материалов. Наличие таких помещений, где собрана важная документация, свидетельствует о высокой культуре социума. Архивы необходимы нам не только для сохранения памяти прошлых событий, но еще они представляют некую базу прикладного и научного характера.

В те годы, когда страной руководил великий вождь пролетариата В.И. Ленин, во всех государственных учреждениях была четкая организация документооборота. Подлежали архивированию материалы национализированных усадеб, монастырей, церквей, а также дела, в которых хранилась информация о великих народных художниках, ученых, композиторах. Уничтожение таких архивов преследовалось законом. За сохранностью всех материалов следил один человек - архивариус. Кто это, спросите вы? Незаменимое государственное лицо любого учреждения.

Профессиональные обязанности

Занимается архивариус систематизацией всех внутренних и входящих материалов, которые вышли из документооборота. Также он отвечает за соответствие условиям, нормам и правилам хранения. В обязанности архивариуса входит: правильное оформление исходящих и поступающих документов, составление описаний, ведение учетных баз, маркирование списков, выдача справок и размещение информации на специальных стеллажах. Сегодня на крупных предприятиях практически вся работа осуществляется в электронном виде, но действительно важные материалы, подлежащие длительному хранению, дополнительно распечатывают на бумажных носителях и передают в архив.

Конечно, автоматизированная база значительно ускоряет и облегчает работу и поиск, но техника имеет свойство ломаться и выходить из строя, вот поэтому во избежание потери всех данных нужен архив. Участвует в комиссиях по уничтожению и списанию устаревших документов архивариус. Профессия также подразумевает слежение за противопожарной безопасностью помещения.

Требования и качества

Взять на могут человека с высшим (или студента) образованием, который отучился по специальности «архивное дело», «история», «педагогика». Иногда необходимые навыки получают на специальных курсах. Будущий сотрудник должен знать ПК (офисные программы), уметь работать с техникой (ксероксом, факсом, принтером), владеть письменной и устной грамотой.

Аккуратностью, усидчивостью, аналитическим и скрупулезностью должен обладать архивариус. Кто это придумал и чем обусловлены требования? В течение всего дня работник сталкивается с огромным объемом информации, которую нужно прочесть, зарегистрировать и определить ее срок хранения согласно перечню документооборота. В этом деле требуются внимательность, усидчивость, самоконтроль, развитое мышление, терпеливость и тонкая моторика. Далеко не все люди способны ежедневно проделывать монотонную и кропотливую работу.

Зарплата архивариуса

Оплата труда напрямую зависит от региона, финансового благополучия компании и объема обязанностей. На сегодняшний день средняя зарплата колеблется в пределах 20-35 тысяч рублей. Свыше 40 000 руб. получает опытный с многолетним стажем архивариус. Кто это и чем он занимается, было описано выше. Профессия достаточно востребована, вот только называется она немного по-другому - секретарь или делопроизводитель.