El derecho a firmar documentos primarios: orden o poder. Redactamos una orden para el derecho a firmar documentos primarios. Formamos muestras de firmas de personas autorizadas para firmar documentos.

Según el art. 9 Ley Federal “Sobre Contabilidad” de 6 de diciembre de 2011 No. 402, cada hecho de la vida económica de una empresa está sujeto a registro como documento contable primario. Los documentos primarios incluyen cualquier documento relacionado con la contabilidad y la contabilidad fiscal:

• facturas;
• órdenes de pago;
• hechos;
• extractos;
• certificados;
• cartas de porte, etc.

Pasemos a la opinión del Ministerio de Finanzas de Rusia, expresada sobre este tema en la información del 4 de diciembre de 2012 No. PZ-10/2012. Según él, el director de cada organización debe determinar una lista de personas a quienes se les dará la oportunidad de certificar documentos contables primarios.

Se distingue el derecho de primera y segunda firma. El primero pertenece al líder. Para conceder tal derecho, se utiliza una orden de muestra a la derecha de la primera firma. El segundo pertenece al jefe de contabilidad de la organización. Si es necesario, el director de la empresa determina en quién debe delegar la certificación de determinados papeles. Básicamente, se otorga a los empleados que, por sus funciones, muchas veces tienen que trabajar con la oficina principal: jefes de divisiones y sucursales separadas, empleados de contabilidad, empleados de departamentos económicos, etc. No se otorga a terceros ajenos a la empresa. la oportunidad de firmar papeles.

Si es necesario delegar autoridad, el gerente decide cómo otorgar a su empleado el derecho a firmar. Esto se puede hacer de dos formas:

• utilizar un poder para firmar el documento principal;
• aprobación de un pedido especial.

Ahora averigüemos en qué casos es necesario redactar un poder y en qué casos, emitir una orden.

Poder legal

Es apropiado en los casos en que los documentos se firman no solo dentro de la empresa, sino también en otros lugares. Por ejemplo, cuando un conductor de transporte recibe carga del almacén de una organización asociada o cuando un contador recibe un extracto bancario, etc.

Orden

Se aplica únicamente a aquellas personas que trabajan en la empresa y tienen derecho a certificar documentos corporativos estrictamente internos.

Una vez redactado el decreto, el director deberá certificar con su autógrafo las firmas de los empleados indicados en el mismo. La duración del pedido se determina de forma individual: un pedido sobre el derecho a firmar documentos primarios puede ser de carácter indefinido o redactarse por un período específico, dependiendo de la situación dentro de la empresa.

Independientemente de si se redactará un acto administrativo o el administrador dará preferencia a un poder, el formulario debe indicar:

• datos personales de la persona autorizada;
• nombres de los papeles que podrá firmar;
• Si se emite un poder, se deberá indicar adicionalmente su período de vigencia.

Procedimiento para la transferencia de derechos de firma.

La concesión de estos poderes a un empleado se formaliza de la siguiente manera.

Todos los detalles necesarios se ingresan en el pedido de muestra para otorgar el derecho a firmar:

• número de orden;
• Fecha de preparación;
• Nombre de empresa;
• la localidad en la que está registrada la empresa.

En la parte principal, el modelo de orden para el derecho a firmar documentos debe contener los datos del empleado (o empleados, si la orden se refiere a varias personas):

• título profesional;
• NOMBRE COMPLETO.;
• una lista de documentos que un empleado tiene derecho a firmar;
• visa ejecutiva;
• muestra de firma de una persona autorizada.

Se debe informar al empleado de esta decisión. Deberá firmar en señal de conocimiento del mismo y expresar conformidad con las responsabilidades que le son transferidas. Dado que no existe un formulario de pedido unificado para este caso, usted mismo puede desarrollar el formulario basándose en nuestras muestras y utilizarlo en su trabajo.

5 de septiembre de 2012

Noticias Contables, No. 33

La delegación de autoridad para firmar documentos en ausencia de un responsable en el sitio es una herramienta muy importante para mejorar y optimizar el proceso de trabajo. Lo principal en esto es la correcta ejecución de los documentos para la transferencia de derechos de firma.

Dalia Demina

Abogado Intercomp

Una firma es una firma manuscrita de un funcionario u otra persona autorizada de la organización, que certifica la autenticidad o certifica una copia de un documento. La firma es un requisito documento obligatorio.

Consideremos con más detalle la delegación de autoridad para firmar documentos en nombre de una entidad jurídica. Los jefes de las organizaciones no siempre pueden estar presentes y firmar documentos; a menudo viajan y realizan viajes de negocios. Por lo tanto, la autoridad para firmar documentos a menudo se delega en otros empleados u otras personas.

De conformidad con la Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia No. 34n del 29 de julio de 1998, los documentos utilizados para formalizar transacciones comerciales con fondos están firmados por el jefe de la persona jurídica y el jefe de contabilidad o las personas autorizadas por ellos. La lista de personas autorizadas para firmar documentos contables primarios es aprobada por el jefe de la persona jurídica y de acuerdo con el jefe de contabilidad.

Registro del derecho a firmar un pedido.

El derecho a firmar documentos para otras personas autorizadas se formaliza mediante orden o poder correspondiente, dependiendo de si la persona con derecho a firmar forma parte del personal de la persona jurídica. Dado que el pedido es un documento interno, el derecho a firmarlo solo puede transferirse a un empleado de la organización. La orden deberá indicar el motivo del traspaso de autoridad, el cargo y apellido de la persona a quien se le asignan las funciones o la fecha de inicio de las funciones del gerente. Un poder implica la transferencia del derecho a firmar documentos a una persona no relacionada con la organización por relaciones laborales. Un poder en nombre de una persona jurídica solo puede ser emitido por el director general o los fundadores de esta persona jurídica.

De acuerdo con los párrafos. 7.5, 7.6 Instrucciones del Banco Central de Rusia No. 28-I del 14 de septiembre de 2006, sobre documentos financieros el derecho de primera firma pertenece al jefe de la entidad jurídica (único órgano ejecutivo), así como a otras personas (excepto para las personas especificadas en el párrafo 7.6 de esta Instrucción), dotado del derecho de primera firma mediante un acto administrativo de una persona jurídica, o sobre la base de un poder emitido en la forma prescrita por la legislación de la Federación de Rusia, y el derecho de la segunda firma pertenece al jefe de contabilidad de una persona jurídica y (o) a las personas autorizadas para llevar registros contables, sobre la base de un acto administrativo de una persona jurídica. El titular de la organización puede transferir el derecho a firmar documentos a otras personas sobre la base de la correspondiente orden o poder emitido en la forma legalmente establecida. Como se indica en la Carta del Banco Central de la Federación de Rusia No. 31-1-6/1244 del 14 de junio de 2007, el poder, la descripción del puesto y la orden de nombramiento para un puesto serán documentos apropiados para confirmar el derecho de la primera o segunda firma sólo si indican directamente que a esta persona se le concede el derecho de primera o segunda firma.

Si de los documentos presentados para confirmar la autoridad no se desprende directamente que el empleado tiene el derecho de primera o segunda firma, pero la presencia de este derecho es consecuencia de la ocupación de un determinado puesto, se deberá presentar un documento apropiado (por ejemplo , una descripción del puesto) debe presentarse confirmando que este derecho es el derecho de firma del empleado. De lo contrario, es necesario tener una orden (instrucción) de una entidad legal que contenga instrucciones sobre cómo otorgar al empleado el derecho a la primera o segunda firma o el poder correspondiente.

El derecho a firmar se puede conceder tanto a los empleados a tiempo completo como a terceros. Al mismo tiempo, el derecho de primera firma no se puede otorgar al jefe de contabilidad ni a otras personas que tengan el derecho de segunda firma. Tampoco está permitido conferir a una persona el derecho de primera y segunda firma al mismo tiempo (de conformidad con la cláusula 7.9 de la Instrucción del Banco Central de la Federación de Rusia del 14 de septiembre de 2006 No. 28-I).

En ausencia de un puesto de jefe de contabilidad en el personal de la organización, sus responsabilidades de mantener registros contables y otorgar el derecho a firmar documentos financieros pueden asignarse al director general. La asignación de tales funciones se formaliza mediante orden correspondiente.

En este caso, en los documentos financieros presentados al banco, la firma manuscrita del director general se coloca en la tarjeta bancaria con firmas de muestra, y en el campo “segunda firma” se indica que no hay ninguna persona con derecho de segunda firma (de conformidad con la cláusula 7.10 de las Instrucciones del Banco Central de la Federación de Rusia de 14 de septiembre de 2006 No. 28-I).

Los requisitos de “Firma” incluyen:

• cargo de la persona que firmó el documento;
• firma personal;
• descifrado de firma (iniciales, apellido).

Al firmar un documento, importa si el documento se emite en un formulario o no.

Si el documento está redactado con membrete, la firma incluye el cargo de la persona que firma el documento (el nombre de la organización se presenta en el formulario), su firma (firma), iniciales y apellido (transcripción de la firma).

Si el documento no está en papel con membrete, el nombre de la organización se incluye en el título del trabajo.

Cuando un documento es firmado por varios funcionarios, sus firmas se colocan una debajo de la otra en una secuencia correspondiente a la jerarquía de cargos.

Registro del derecho a firmar un poder.

De conformidad con el apartado 1 del art. 185 del Código Civil de la Federación de Rusia Un poder es una autoridad escrita otorgada por una persona a otra para su representación ante terceros. Dirigido a personas ante quienes el representante representará los intereses de la persona jurídica. Un poder representa una transacción unilateral y puede emitirse a nombre de una o más personas.

El período de validez del poder no puede exceder los tres años. Si el plazo no está especificado en el poder, éste sigue siendo válido por un año a partir de la fecha de su otorgamiento. Un poder que no indique la fecha de su ejecución es nulo (Cláusula 1 del artículo 186 del Código Civil de la Federación de Rusia).

Un poder emitido mediante delegación es válido únicamente si está certificado ante notario de conformidad con el inciso 3 del art. 187 del Código Civil de la Federación de Rusia (excepto en determinados casos). El período de validez de dicho poder no puede exceder el período de validez del poder en cuya base se emitió.

De conformidad con el artículo 53 del Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia, un poder en nombre de una entidad jurídica se emite firmado por su titular u otra persona autorizada por sus documentos constitutivos, sellado con el sello de esta entidad jurídica.

Un poder es un documento escrito, para ser reconocido como válido es necesario cumplir con una serie de detalles obligatorios:

• El nombre del documento es “Poder notarial”;
• Número de registro: se indica un número de serie; por lo general, la organización mantiene un registro de los documentos salientes emitidos;
• Lugar de ejecución del poder: indica la localidad donde se emitió el poder;
• Fecha de ejecución del poder (debe indicarse en virtud del artículo 186 del Código Civil de la Federación de Rusia). Si el poder no contiene este detalle, inicialmente no tendrá fuerza legal y quedará sin efecto. Es costumbre indicar la fecha del poder en su totalidad en palabras (día, mes, año) y no en números;
• Texto del poder: indique los datos de la organización (nombre, domicilio legal, NIF), apellido, nombre, patronímico, datos del pasaporte, dirección de registro del representante autorizado, alcance de los poderes, período de validez (si no se especifica, el se considera que el período de validez es de 1 año a partir de la fecha de expedición del poder);
• Firma del gerente;
• Sello de persona jurídica.

Si el poder se redacta en varias hojas, se deberá coser y numerar las hojas; La encuadernación se coloca con la firma de la persona autorizada para firmar poderes en nombre de la organización y se coloca un sello.

Documentos utilizados en el artículo:

• Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de 29 de julio de 1998 No. 34n "Sobre la aprobación del Reglamento sobre contabilidad y presentación de informes financieros en la Federación de Rusia". En edición. desde el 24/12/10.
• Instrucción del Banco de Rusia de 14 de septiembre de 2006 No. 28-I "Sobre la apertura y cierre de cuentas bancarias y cuentas de depósito". En edición. desde el 25.11.09.
• Código Civil de la Federación de Rusia (primera parte) de 30 de noviembre de 1994 No. 51-FZ. En edición. del 12.06.11, según enmendado. desde el 27/06/12.

La lista de personas autorizadas para firmar documentos contables primarios es aprobada por el jefe de la organización de acuerdo con el jefe de contabilidad. Además, los documentos utilizados para formalizar transacciones comerciales con fondos están firmados por el titular de la organización y el jefe de contabilidad o personas autorizadas por ellos.
Demos una forma aproximada de dicha lista.

YO APROBÉ
Director General de Tempera LLC
Golovin A.D. _ /firma/ _
05.10.2000

Lista de funcionarios autorizados a firmar
documentos contables primarios en Tempera LLC

Nombre documento	Autoridad	Cargo y apellido	Muestra firmas
Pago orden	Permiso para volver a transferencia de dinero fondos de dis- incluso contar	La primera firma es genética. director general Golovin A.D. Primer gen adjunto director general Pozharnov I.I. La segunda firma es la principal. el contador Dolganov P.V. Vicejefe el contador Toporkov Z.G.	firma firma
Reemplazable caja registradora der	permiso para ti dando dinero fondos	La primera firma es genética. director general Golovin A.D. Primer gen adjunto director general Pozharnov I.I. La segunda firma es la principal. el contador Dolganov P.V. Vicejefe el contador Toporkov Z.G.	firma firma
	Emision de efectivo fondos	Cajero Borovikova K.E.	firma
Prijodni caja registradora der	Permiso para recibiendo efectivo fondos	Contador jefe Dolganov P.V. Vicejefe el contador Toporkov Z.G.	firma firma
Avance informe	Aprobación del informe	CEO Golovin A.D.	firma
	Confirmación de precio forestación productos de carreras se mueve	jefes de estructuras divisiones: Departamento 1 - Zaitsev I.V. Departamento 2 - Konev P.R. Taller 1 - Vanin R.N. Contabilidad - Petrova A.Kh.	firma firma firma firma
	Comprobando el informe y apéndice documentos	Contador jefe Dolganov P.V. Vicejefe el contador Toporkov Z.G.	firma firma
Requisito- factura Límite- cerca mapa	Solicitud de matemáticas valores reales	jefes de estructuras divisiones: Departamento 1 - Zaitsev I.V. Departamento 2 - Konev P.R. Taller 1 - Vanin R.N. Contabilidad - Petrova A.Kh.	firma firma firma firma
	Permiso para Lanzamiento de mercancías y materiales desde el almacén.	jefe de la OMTS Paramonov N.T.	firma
	Liberación de bienes y materiales de depósito	El tendero Woodsward M.I.	firma
	Recepción de materiales de inventario.	Financieramente responsable personajes importantes de la estructura divisiones: Departamento 1 - Fein I.V. Departamento 2 - Perov P.R. Taller 1 - Sanin R.N. Contabilidad - Reina P.V.	firma firma firma firma
Contador jefe _ /firma/_ Dolganov P.V.

Si un documento está firmado por una persona inapropiada (es decir, una persona que no figura en la Lista o una persona que por ley no tiene autoridad para firmar), la validez de dicho documento es cuestionable. En particular, el párrafo 5 del artículo 185 del Código Civil de la Federación de Rusia determina que una persona que actúe en nombre de una entidad jurídica al realizar transacciones debe estar autorizada mediante un poder emitido en nombre de una entidad jurídica firmado por su director o otra persona autorizada para ello por los documentos constitutivos, con sello de adjunto de esta organización. El contador jefe (senior) de esta organización también debe firmar un poder en nombre de una entidad legal con sede en propiedad estatal o municipal para recibir o emitir dinero y otros activos inmobiliarios. Si no se cumple al menos una de las condiciones, cada una de las partes de la transacción puede insistir en su nulidad. Esta disposición está contenida en el artículo 183 del Código Civil de la Federación de Rusia, que establece que como resultado de la firma de documentos (conclusión de una transacción) por una persona no autorizada, en ausencia de autoridad para actuar en nombre de otra persona o en exceso de dicha autoridad - la transacción se considera concluida en nombre y en interés de la persona que la completó, a menos que otra persona (representada) apruebe posteriormente expresamente la transacción. La aprobación posterior de la transacción por parte del representado crea, modifica y extingue para él los derechos y obligaciones civiles derivados de esta transacción desde el momento de su finalización.
El artículo 982 del Código Civil de la Federación de Rusia determina las consecuencias de la aprobación por parte de una persona interesada de acciones en su interés: si una persona en cuyo interés se toman acciones sin sus instrucciones aprueba estas acciones, las normas sobre el contrato de agencia u otro acuerdo correspondiente a la naturaleza de las acciones realizadas, incluso si la aprobación fue verbal.
El artículo 986 del Código Civil de la Federación de Rusia establece una regla sobre las consecuencias de una transacción en interés de otra persona: las obligaciones derivadas de una transacción concluida en interés de otra persona se transfieren a la persona en cuyo interés se realizó, sujeto a su aprobación de esta transacción y si la otra parte no se opone a dicha transferencia o al concluir una transacción, ella sabía o debería haber sabido que la transacción se concluyó en interés de otra persona. Cuando las obligaciones derivadas de tal transacción se transfieren a la persona en cuyo interés se concluyó, los derechos derivados de esta transacción también deben transferirse a esta última.
Por lo tanto, si una organización aprueba una transacción realizada por una persona no autorizada, esto puede ser confirmado por:
- documentos sobre la publicación o uso de bienes materiales;
- documentos de pago relacionados con la transacción;
- documentos (órdenes, instrucciones, aprobación de un informe anticipado, etc.) o testimonios de testigos que confirmen la aprobación de la transacción realizada por el empleado;
- otros documentos.
Asimismo, si la otra parte de la transacción ha comenzado a tomar medidas para cumplir con sus obligaciones derivadas de la transacción o ha aceptado el pago en relación con la transacción, se considera que la transacción ha sido aprobada por ella.

Ejemplo 1. Trabajador Sidorchuk V.V. materiales aceptados para las necesidades del sitio en ausencia del capataz autorizado para aceptar materiales. Los materiales fueron aceptados para su procesamiento, lo cual se registra en los documentos primarios, registros contables y cuentas contables correspondientes. Así, la transacción en este caso fue realizada por un empleado no autorizado, pero fue aprobada.

Ejemplo 2. Un contrato para el suministro de bienes materiales fue firmado por una persona no autorizada para realizar una transacción en nombre de una persona jurídica, pero los bienes materiales fueron recibidos en el almacén de la organización y su recibo se refleja en el albarán de entrega. tarjetas de almacén y registros contables. Una vez transcurrido el plazo especificado en la transacción, el proveedor exigió a la organización el pago de los valores recibidos, pero hubo una negativa, motivada por el hecho de que la transacción fue realizada por una persona no autorizada.
En este caso, no existen motivos para declarar inválida la transacción y rechazar el pago, ya que la transacción fue efectivamente aprobada por la persona jurídica en el momento de la aceptación de los valores para contabilidad.

Ejemplo 3. En la tarjeta de límite de entrega de materiales valiosos al taller, se reemplazó la firma del jefe del departamento que solicitó los materiales por la firma de su asistente. El comerciante se negó a aceptar el documento para su ejecución debido a su ejecución inadecuada.

Además de los detalles del documento obligatorio anterior, puede ingresar los siguientes detalles adicionales:
- número de documento (la numeración de los documentos internos tiene un valor de control, excluyendo la posibilidad de duplicación de documentos y su pérdida);
- dirección de la organización;
- la base para realizar una transacción comercial (como argumento adicional al realizar auditorías financieras);
- la presencia y monto de impuestos reembolsables en el valor de los activos (para controlar la exactitud de la atribución de costos y el cálculo de los pagos de impuestos).
Para simplificar el procesamiento de la información contable, los documentos contables primarios pueden prever la colocación de un código de transacción comercial. Los sistemas de codificación se pueden desarrollar dentro de una organización, teniendo en cuenta su estructura organizativa y sus condiciones operativas.

Ejemplo 4. La puesta en producción de materiales se codifica con códigos del grupo 1000:
1001 - liberación de materiales del almacén al taller No. 1;
1002 - lo mismo - al taller No. 2;
1003 - igual - al taller No. 3.
La emisión de dinero desde la caja registradora está codificada por códigos del grupo 5000:
5001 - emisión de dinero para salarios;
5002 - emisión de dinero a cuenta, etc.

El uso de códigos es especialmente útil si los datos están sujetos a procesamiento informático.
El documento contable primario deberá redactarse en el momento de la transacción y, si esto no es posible, inmediatamente después de su finalización.
Las personas que compilaron y firmaron estos documentos deben garantizar la ejecución oportuna y de alta calidad de los documentos contables primarios, su transferencia dentro del plazo establecido para su reflexión en la contabilidad, así como la confiabilidad de los datos contenidos en ellos.
Si los documentos contables primarios están preparados incorrectamente o no están preparados en absoluto, la organización enfrenta el problema de probar el hecho de una transacción comercial. En caso de disputas, otros documentos contables primarios, informes de inventario, opiniones de expertos, etc. pueden servir como confirmación indirecta del hecho de una transacción comercial. Sin embargo, obtener dichas pruebas suele ser difícil y puede no ser suficiente.
Puede suceder que una empresa tenga que demostrar ante los tribunales la realización de una determinada transacción comercial.
En este caso, la información obtenida de conformidad con los requisitos del artículo 52 del Código de Procedimiento de Arbitraje de la Federación de Rusia se puede utilizar como prueba utilizando:
- pruebas escritas (documentos que confirman directa o indirectamente el hecho de una transacción comercial. Por ejemplo, en ausencia de una factura por la entrega de productos a un tercero, una factura firmada por el comprador, documentos sobre el pago posterior, documentos sobre el la entrada de estos productos en el balance del comprador puede servir como confirmación indirecta del hecho del envío, etc.);
- evidencia material (durante el inventario se debe identificar la disponibilidad de activos materiales o fondos que la organización debería tener como resultado de una transacción comercial ejecutada incorrectamente);
- opiniones de expertos (por regla general, dichas opiniones se requieren en ausencia de documentos sobre la cancelación de materiales para la producción o al calcular los salarios sin órdenes de trabajo debidamente ejecutadas, etc. En este caso, un especialista del perfil relevante, invitado como experto, puede confirmar estándares tecnológicamente justificados para el consumo de materiales para la producción, el volumen de trabajo realizado, el monto de los costos laborales, etc.);
- testimonio de testigos [por ejemplo, si no fue el propio empleado, sino otra persona quien firmó la nómina, pero el empleado afirma que recibió el dinero de esta nómina en su totalidad, entonces el tribunal no obligará a la organización a pagar el dinero nuevamente de forma formal (falta de firma adecuada en el documento)];
- explicaciones de las personas involucradas en el caso (por ejemplo, si el cajero emitió dinero a cuenta, sin una orden escrita del jefe de la organización, pero posteriormente sus acciones fueron aprobadas por el jefe, entonces la ausencia de una firma en el la orden de recibo de efectivo es sin duda una violación del procedimiento para realizar transacciones en efectivo, pero no implica la aplicación de sanciones a la organización).
Sin embargo, en cualquier caso, es necesario tener en cuenta que, de acuerdo con el artículo 57 del Código de Procedimiento de Arbitraje de la Federación de Rusia, las circunstancias del caso que, de acuerdo con la ley u otros actos legales reglamentarios, deben ser confirmadas. por ciertas pruebas, no puede ser confirmado por otras pruebas.
El legislador determina que los requisitos del jefe de contabilidad para documentar las transacciones comerciales y presentar los documentos e información necesarios al departamento de contabilidad son obligatorios para todos los empleados de la organización. Sin la firma del jefe de contabilidad, los documentos monetarios y de liquidación, las obligaciones financieras y crediticias se consideran inválidas y no deben aceptarse para su ejecución.
Es importante que en caso de desacuerdos entre el jefe de la organización y el jefe de contabilidad con respecto a la implementación de ciertas transacciones comerciales, los documentos sobre ellos puedan aceptarse para su ejecución con una orden escrita del jefe de la organización, quien asume toda la responsabilidad. por las consecuencias de dichas operaciones (cláusulas 3, 4 del artículo 7 de la Ley de Contabilidad).
20. Plazo para desarrollar políticas contables
Como regla general, el desarrollo de políticas contables para el nuevo año financiero finaliza a fines de diciembre del año saliente y se aprueba en el mismo mes. Es necesario tener en cuenta que el plazo para la aprobación de la política contable debe ser tal que todos los empleados de la organización que estén directamente afectados por las disposiciones de los documentos desarrollados tengan tiempo de familiarizarse con ellos.
Si una organización recién se está creando, entonces debe aprobar sus políticas contables antes de la primera publicación de sus estados financieros, pero a más tardar 90 días a partir de la fecha del registro estatal como entidad legal. En este caso, se considera que la empresa aplica políticas contables desde el momento del registro estatal.
La organización debe conservar el plan de cuentas de trabajo y otros documentos de política contable durante al menos cinco años después del año en que se utilizaron por última vez para preparar los estados financieros.

21. Cambios en las políticas contables

Según el apartado 4 del art. 6 de la Ley N 129-FZ, la política contable adoptada por la organización se aplica consistentemente de año en año. Las políticas contables sólo se pueden cambiar:
- en caso de cambios en la legislación de la Federación de Rusia o en los reglamentos de los órganos que regulan la contabilidad;
- cuando una organización desarrolla nuevos métodos de contabilidad;
- si hay un cambio significativo en las condiciones de sus actividades.
Para garantizar la comparabilidad de los datos contables, se deben introducir cambios en las políticas contables desde el comienzo del ejercicio financiero. Al mismo tiempo, el desarrollo de métodos contables para las actividades que la organización realizó por primera vez no se considera un cambio en la política contable.
La organización anuncia cambios en las políticas contables para el próximo año de informe en una nota explicativa de los estados financieros.

22. Políticas contables y estados financieros

Actualmente, no existen formularios uniformes de estados financieros que deban completarse. Los formularios de muestra recomendados por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia del 22 de julio de 2003 N 67n, contienen solo una composición aproximada de los principales indicadores.
Así, para reflejar todos los indicadores esenciales, la organización debe desarrollar sus propios formularios de estados financieros, aprobándolos mediante un documento administrativo.
Al mismo tiempo, se deben eliminar aquellas líneas de los formularios de presentación de informes de muestra recomendados por el Ministerio de Finanzas de Rusia que resulten sin completar. No debe haber líneas vacías en los informes. Así lo exige el inciso 5 de las Instrucciones sobre el procedimiento para la elaboración y presentación de estados financieros (Orden del Ministerio de Finanzas No. 67n).
En consecuencia, la forma del balance de las organizaciones diferirá de la recomendada por el Ministerio de Finanzas de Rusia.

Contraer Mostrar

A la hora de pedir una firma en un documento, es muy importante. De hecho, en caso de violaciones, el documento se considerará no firmado por una persona autorizada, es decir. sin tener fuerza legal.

Contraer Mostrar

Una orden es un acto jurídico emitido por el jefe de un organismo de gobierno (su unidad estructural), que actúa sobre la base de la unidad de mando para resolver las tareas principales y operativas que enfrenta este organismo. En algunos casos, puede afectar a una amplia gama de organizaciones y funcionarios, independientemente de su subordinación (Un breve diccionario de tipos y variedades de documentos, Dirección Principal de Archivos del Consejo de Ministros de la URSS, VNIIDAD, Archivo Estatal Central de Actas Antiguas. - M., 1974).

Una orden es un acto del jefe de un organismo gubernamental, una agencia gubernamental o una organización comercial, que contiene pautas obligatorias para los empleados (Diccionario económico moderno).

Una orden es un documento organizativo y administrativo relacionado con el Sistema Unificado de Documentación Organizativa y Administrativa (USORD), incluido en OK 011-93 "Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia" (OKUD)) (clase 0200000).

¿Cómo obtener derechos de firma?

Las órdenes se emiten para las principales actividades y personal. En una empresa, el gerente suele firmar el pedido. Expliquemos en qué se basan sus poderes.

El órgano ejecutivo de una entidad jurídica encarna la voluntad de los fundadores (participantes) y gestiona las actividades actuales de la organización. Al mismo tiempo, puede ser individual: el director general (o director) de la organización, o colegiado: la junta (o dirección). Es en los estatutos de la organización donde se establece qué derechos tienen el director general y la junta directiva (si los tiene). El estatuto especifica el procedimiento para aprobar (firmar) documentos que son competencia del órgano ejecutivo correspondiente. Por lo tanto, para comprender el derecho a firmar pedidos en una empresa, es necesario leer atentamente los estatutos de la empresa.

Consulte el formato de muestra para ver un extracto de la carta en el Ejemplo 1. Para la situación considerada, la frase clave es “7.4. Director General de la Empresa: ... dicta órdenes e instrucciones que son vinculantes para todos los empleados de la Empresa.” Esta redacción significa que sólo su director general puede firmar una orden en una organización.

Ejemplo 1

El estatuto refleja el derecho a firmar órdenes únicamente por parte del director general.

Contraer Mostrar

Ejemplo 2

Delegación del derecho a firmar órdenes de forma continuada

Contraer Mostrar

Pero la orden también puede ser firmada por otro funcionario, y también son posibles varias opciones. Sistematicémoslos indicando quién puede firmar una orden para el director general de la empresa y en qué documentos se registran estos poderes:

¡Importante! Si se delega la firma de un documento que tiene “circulación” no sólo dentro de la organización, sino que también debe ser presentado a terceros, entonces además será necesario confirmar el derecho a firmar. Poder legal. Por lo general, esto no se aplica a la firma de pedidos. Más a menudo se trata de cartas, contratos, declaraciones de impuestos, etc. Consideraremos el tema de los poderes con más detalle en los próximos números de la revista.

Echemos un vistazo más de cerca a la opción número 2.1: delegación de poderes de un gerente temporalmente ausente por estatuto.

Ejemplo 3

Reflexión en el estatuto de delegación de facultades de un director general temporalmente ausente

Contraer Mostrar

Durante la ausencia del Director General por sus vacaciones, incapacidad temporal o viaje de negocios, sus funciones son desempeñadas por el Director General Adjunto, quien adquiere los derechos correspondientes y es responsable de la calidad y oportunidad del cumplimiento de las funciones que le sean asignadas. .

En este caso, el empleado se convierte en director general interino, actuando sobre la base del estatuto y, en consecuencia, tiene todos los poderes de este último, incluido el derecho a firmar documentos dentro de su competencia. Podrá acreditar las facultades del director general en funciones ante terceros (contrapartes, autoridades reguladoras) con los siguientes documentos:

• copia notariada del estatuto o extracto del mismo, que indique quién administra la persona jurídica en ausencia del director general;
• una orden por la que se designa a la persona correspondiente para el cargo de Director General Adjunto;
• un documento que acredite la ausencia del director general (baja por enfermedad o orden de viaje de negocios o vacaciones).

Si el estatuto establece tal procedimiento para el desempeño de las funciones del director general, entonces solo el funcionario especificado en el estatuto puede ser designado como gerente ausente. En nuestro caso, se trata del Director General Adjunto.

Ahora considere la opción No. 2.2, cuando La delegación de poderes de un gerente temporalmente ausente se formaliza mediante orden.(Los ejemplos 4 y 5 muestran ejemplos de tales órdenes).

En tal caso, para confirmar la autoridad del funcionario actuante, será necesario presentar:

• una orden sobre el desempeño de funciones del director general en relación con su viaje de negocios, vacaciones o incapacidad temporal;
• si este pedido indica nombre completo. actuando, y no solo su puesto permanente, entonces no será necesaria una orden para el nombramiento de una persona específica para este puesto;
• un documento que acredite la ausencia del director general.

Ejemplo 4

Delegación única de poderes a un directivo ausente

Contraer Mostrar

Ejemplo 5

Delegación de facultades de un directivo ausente de forma continuada

Contraer Mostrar

Pero hay otra opción exótica, llamémosla número 3. En la práctica, es posible una situación en la que el CEO anterior renunció y los fundadores aún no han encontrado uno nuevo. Si esta situación no está prevista en el estatuto, la junta de participantes (accionistas) nombra a una persona interina. Para ello, es necesario levantar acta de la reunión en la que se traspasa temporalmente este cargo a una determinada persona. Es este documento el que confirmará ante terceros los poderes y el derecho de firma del administrador temporal.

¿Cómo completar los datos de la “firma”?

Ahora descubramos cómo configurar el atributo "firma" para situaciones identificadas de firma de documentos. Comencemos con tópicos: citaremos las reglas generales para el diseño de esta pieza en los documentos organizativos y administrativos a los que se aplica el pedido.

Fragmento de documento

Contraer Mostrar

GOST R 6.30-2003 “Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos"

3.21. El detalle "Firma" incluye: el título del cargo de la persona que firmó el documento (completo si el documento no está redactado con membrete y abreviado para un documento redactado con membrete); firma personal; descifrado de firma (iniciales, apellido)…

Fragmento de documento

Contraer Mostrar

Firma del funcionario

La firma incluye: el título del cargo de la persona que firmó el documento (cuando se utiliza un formulario oficial, no se indica el título del cargo), una firma personal y su decodificación (iniciales y apellido)…

Como podemos ver en los extractos de los documentos anteriores, al registrar el atributo "firma", se indica el cargo de la persona que firma el documento (y no "para quién" lo hace). Además, hay que tener en cuenta que las órdenes no se emiten con el membrete del funcionario, sino únicamente con el membrete de la organización. Por tanto, el puesto se indica brevemente (es decir, sin repetir el nombre de la organización).

Entonces, si la orden está firmada por el director general, entonces el atributo "firma" se verá como se muestra a continuación en el Ejemplo 6, así como en los Ejemplos 2, 4 y 5 (le recordamos que las órdenes no están selladas).

Ejemplo 6

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Si la orden está firmada por otro funcionario a quien inicialmente el estatuto le otorgó este derecho (según nuestra clasificación, esta es la situación No. 1.2) o el gerente lo delegó por orden, independientemente de su ausencia/presencia (situación No. 1.1) , entonces el puesto debe estar escrito en el atributo “firma” de esta persona:

Ejemplo 6

Firma del Director General en el pedido.

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Si sólo el gerente tiene derecho a firmar un documento y éste, entre otros derechos y responsabilidades, se transfiere a la persona que desempeñará sus funciones durante el período de ausencia, entonces es apropiada la aparición de las palabras "actuante". o "actuar". Incluso si su adjunto Artemenko actuará como director general de Mukhin, en las situaciones 2.1, 2.2 y 3 su firma deberá redactarse de la siguiente manera (la floritura personal y su transcripción pertenecen a Artemenko, y el puesto es indicado con la nota “director general interino”):

Ejemplo 6

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Ejemplo 7

Firma del Director General Interino

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Hemos clasificado posibles opciones para un comportamiento competente en diversas situaciones, basándonos en las reglas de diseño existentes. Ahora hagamos un descargo de responsabilidad importante. Todas las citas anteriores con las reglas para registrar el requisito de "firma" tienen carácter recomendatorio, por lo tanto Aconsejamos a los lectores reflejar el procedimiento para registrar el requisito de “firma” en el Instructivo de Trabajo de Oficina de su organización., que puede ser el mismo que las recomendaciones anteriores. En este caso, el registro del requisito de “firma” quedará “legalizado” para su organización.

La situación es completamente diferente en el caso en que el gerente (por ejemplo, Ivanov) de repente se fue de viaje de negocios, se enfermó o se fue de vacaciones, mientras que la delegación del derecho a firmar documentos en la organización permaneció sin forma. Bueno, ¿es esta una situación familiar?

Y aquí cada uno se las arregla como puede. Las opciones más habituales para firmar documentos son:

• indicar el puesto y su decodificación, como director general, e intentar forjar su floritura personal o poner el facsímil restante en la oficina (GSDOU, GOST R 6.30 2003 y Recomendaciones metodológicas para el desarrollo de instrucciones para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales contienen el requisito de que los detalles " firma" incluyan una firma personal. Y puede ser manuscrita, electrónica o facsímil. Depende de usted decidir si desea incluir un facsímil en el pedido. Sólo tengamos en cuenta que el uso de un facsímil en una organización debe estar prevista por documentos organizativos y administrativos, e incluso si decide ordenar un facsímil, evalúe todos los riesgos a los que está expuesta su organización si es necesario demostrar la legalidad de dicho documento ante los tribunales. Por cierto, si se firma un documento que se envía a una organización de terceros, para que sea legalmente válido, también se debe redactar un acuerdo entre las partes sobre la admisibilidad de firmar dichos documentos mediante un facsímil). ;
• cambian el firmante, al tiempo que añaden una barra, la preposición “for” o la conocida abreviatura “i.o.” antes del título del puesto de Director General Ivanov, luego otra persona (por ejemplo, Komarov) pone su floritura personal e indica sus iniciales con su apellido (ver Ejemplos 8 y 9). Cualquiera de estas opciones será incorrecta si otras personas no tienen la autoridad para firmar documentos en lugar del director general.

Ejemplo 8

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Ejemplo 9

Opción de diseño incorrecta para el atributo "firma"

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Ejemplo 10

Opción de diseño incorrecta para el atributo "firma"

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Ejemplo 11

Opción de diseño incorrecta para el atributo "firma"

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También sucede que la otra parte ya ha firmado un borrador de documento (por ejemplo, un acuerdo) o un borrador de orden ha pasado por un proceso de aprobación largo y complejo, recogiendo muchas visas, y en este documento se incluye el atributo "firma". . El cargo del CEO ausente ya quedó impreso. ¿Es posible firmar de alguna manera este documento en particular sin crear otro documento? si otro funcionario presente tiene derecho a firmarlo? Veamos las recomendaciones disponibles:

Fragmento de documento

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GSDOU (aprobado por la junta del Archivo Principal de la URSS el 27/04/88, orden del Archivo Principal de la URSS del 25/05/88 No. 33)

Si el funcionario cuya firma está redactada en el borrador del documento está ausente, el documento lo firma la persona que desempeña sus funciones o su suplente. En este caso, se debe indicar el cargo real de la persona que firmó el documento y su apellido (las correcciones se pueden hacer con tinta o mecanografiadas, por ejemplo: “interino”, “suplente”). No está permitido firmar documentos con la preposición “para” o con una barra antes del puesto de trabajo.

GOST R 6.30-2003 no contiene explicaciones sobre cómo se redacta el atributo "firma" en un borrador de documento en ausencia del director general, cuando su firma ya ha sido preparada. Solo se indica que el documento puede ser firmado por un funcionario en funciones indicando su cargo real y apellido. En este caso, no está permitido poner la preposición "Para", la inscripción manuscrita "Diputado". o una barra diagonal antes del título del trabajo.

Solo podemos guiarnos por las recomendaciones de la Institución Educativa Presupuestaria del Estado (en su totalidad - “Sistema estatal de soporte documental para la gestión. Disposiciones básicas. Requisitos generales para documentos y servicios de soporte documental”) y Recomendaciones metodológicas para el desarrollo de instrucciones para el cargo. trabajar en las autoridades ejecutivas federales.

Fragmento de documento

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No está permitido firmar documentos con la preposición “Para” o con una barra antes del puesto de trabajo. Si el funcionario cuya firma está en el borrador del documento está ausente, el documento lo firma el subdirector, que tiene derecho a firmar los documentos para el gerente, u otro funcionario que tiene derecho a firmar de acuerdo con el orden de distribución. de funciones, y se indica el cargo real de la persona que firmó el documento, y su apellido. La persona que firma el documento puede realizar correcciones a mano en un documento preparado.

Al firmar un documento por parte de una persona, de acuerdo con la orden del gerente temporalmente ausente (vacaciones, enfermedad, viaje de negocios), la firma se redacta de la siguiente manera:

o

Pero para que los requisitos anteriores sean normativos específicamente para su organización, también deben estar consagrados en las Instrucciones de gestión de oficina de su organización. Es recomendable agregar al Instructivo un ejemplo claro de diseño de firma en el caso que nos ocupa:

En este ejemplo, la posdata "I.o." antes de la frase “Director General” y nombre completo. la persona que realmente firma la orden (“A.K. Murashkin”) puede hacerlo a mano o mecanografiado, si es posible hacerlo técnicamente.

La segunda opción es indicar el puesto con la posdata “Diputado”. antes de la frase "Director General" - es posible si el diputado tiene derecho a firmar dichos documentos.

En cualquier caso, antes de reflejar estas sutilezas de diseño en el Instructivo de Gestión de Oficina, conviene acordarlas, incluso con el responsable de la organización. Como argumentos, se pueden citar citas de los documentos recopilados en este artículo. Al mismo tiempo, me gustaría advertir a los empleados de los servicios de gestión de oficinas contra los abusos a la hora de registrar el requisito de "firma", es decir, minimizar las “posdatas”. Y definitivamente es necesario abandonar la barra diagonal y la preposición "para" antes de la posición, porque tales opciones de diseño son erróneas y le harán dudar de la validez legal del documento "firmado con tanta dificultad".

Notas a pie de página

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Este documento es necesario para toda organización debido a los requisitos de la legislación contable. En este artículo encontrará un modelo de orden para el derecho a firmar documentos, conocerá los matices de su ejecución y también en qué casos es necesario redactar un poder.

El derecho a firmar documentos primarios: ¿orden o poder?

La elección entre dos fuentes regulatorias depende de los objetivos que persiga el gerente: si se supone que será necesario firmar la documentación corporativa interna, entonces la solución óptima es emitir una orden. Si planea firmar y transferir documentos fuera de la empresa (por ejemplo, cartas de presentación para el envío de mercancías o facturas), es preferible elegir un poder. Por motivos de seguridad y protección de secretos comerciales, muchos temen transferir poderes tan serios a terceros que no son empleados de la empresa, por lo que la práctica de las órdenes es la más común. Sin embargo, en los casos en que el gerente tenga la intención de confiar a un empleado una serie de pequeñas tareas y no esté dispuesto a otorgarle el derecho a firmar en un sentido global, también puede emitirle un poder.

Sin embargo, en ambos actos es necesario indicar: datos personales de la persona autorizada; nombres de los documentos que puede firmar. Además, en ambos casos, el titular de la empresa deberá certificar un modelo de firma de la persona autorizada, que deberá colocarse en una columna separada del formulario.

Orden de muestra que otorga derechos de firma

El gerente puede brindar la oportunidad de firmar al jefe de contabilidad, su adjunto u otro empleado que actúe como jefe de preparación de los documentos fiscales, financieros y legales. La orden sobre el derecho a firmar documentos primarios se puede emitir de forma gratuita, ya que la legislación actual no establece una forma unificada. Sin embargo, según la práctica establecida de gestión de documentos, el formulario debe indicar:

• nombre de la empresa, sus datos;
• detalles del formulario (número y fecha);
• base jurídica para la transferencia del derecho a firmar (artículos 7 y 9 Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 N 402-FZ “Sobre Contabilidad”);
• Nombre completo y cargo de los empleados a quienes se transfiere el derecho a firmar;
• una lista de documentos que una persona tendrá derecho a firmar para un gerente;
• muestra de firma de una persona autorizada y director.

Orden de muestra sobre el derecho a firmar facturas.

Utilizando el mismo principio, puede transferir la capacidad de firmar no solo documentos primarios, sino también financieros. Sin embargo, este tipo de operaciones conllevan una mayor responsabilidad para el empleado, ya que pueden causar graves daños a la organización. Es necesario que el empleado tenga calificaciones suficientes y que los nuevos poderes correspondan a la descripción de su puesto.